KPIs für das Ersatzteillager: 12 Kennzahlen mit Formeln
Ein Lager, das man nicht misst, lässt sich nicht optimieren. Hier finden Sie zwölf KPIs für die Ersatzteilbestände, gruppiert nach ihrer Aussagekraft, jeweils mit Formel, Beispiel und Hinweisen, worauf Sie achten sollten. Außerdem erfahren Sie, mit welchen KPIs Sie beginnen sollten und wie Sie Ziele festlegen, die zu Ihrem Betrieb passen.
Die 12 KPIs auf einen Blick
Die KPIs für das Ersatzteillager lassen sich in vier Gruppen einteilen. Verfügbarkeits-KPIs zeigen, ob die Teile bei Bedarf verfügbar sind. Genauigkeits-KPIs zeigen, ob die Aufzeichnungen verlässlich sind. Kosten-KPIs zeigen, ob das Lager die richtige Menge an Ersatzteilen enthält. Prozess-KPIs zeigen, ob Einkauf und Lieferanten die Anforderungen erfüllen.
| KPI | Gruppe an | Formel |
|---|---|---|
| Fehlbestandsrate | Verfügbarkeit | (Aufträge, die sich aufgrund fehlender Teile verzögern ÷ Aufträge, für die Teile benötigt wurden) × 100 |
| Füllrate | Verfügbarkeit | (Sofort aus dem Lagerbestand erfüllte Teileanforderungen ÷ Gesamtzahl der Teileanforderungen) × 100 |
| Ausfallzeit durch Warten auf Ersatzteile | Verfügbarkeit | Gesamtausfallzeit der Anlagen, deren Ursache ein fehlendes oder verspätetes Teil war |
| Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen | Genauigkeit | (Anzahl der mit dem Systemdatensatz übereinstimmenden Einträge ÷ Gesamtzahl) × 100 |
| Einhaltung der Arbeitsauftragsbestimmungen | Genauigkeit | (Teileausgaben gemäß Arbeitsauftrag ÷ Gesamtzahl der Teileausgaben) × 100 |
| Inventarumdrehungen | Kosten | Jährlicher Wert der ausgegebenen Teile ÷ Durchschnittlicher Lagerwert |
| Lagerreichweite | Kosten | 365 ÷ Lagerumschlag |
| Transportkosten | Kosten | Durchschnittlicher Lagerwert × Jährlicher Lagerkostensatz |
| Prozentsatz der Ladenhüter | Kosten | (Wert der Teile, die in 24 Monaten nicht verwendet wurden ÷ Gesamtlagerwert) × 100 |
| Lagerwert in % des Vermögenswerts | Kosten | (Gesamtwert des MRO-Inventars ÷ Wiederbeschaffungswert der zugehörigen Ausrüstung) × 100 |
| Notverordnungsrate | Prozess | (Eilbestellungen ÷ Gesamtanzahl Bestellungen) × 100 |
| Pünktliche Lieferung durch den Lieferanten | Prozess | (Bis zum zugesagten Datum eingegangene Bestellungen ÷ Gesamtzahl der eingegangenen Bestellungen) × 100 |
Alle nachfolgenden Beispiele basieren auf demselben Musterlager, daher sind die Zahlen vergleichbar: 600 Arbeitsaufträge pro Monat, für die Ersatzteile benötigt werden, ein durchschnittlicher Lagerbestand von ca. 400,000 US-Dollar und ein jährlicher Ersatzteilumsatz von 600,000 US-Dollar. Es handelt sich um Beispiele, nicht um Branchenrichtwerte.
Verfügbarkeits-KPIs
Ist das Ersatzteil vorhanden, wenn ein Techniker es benötigt?
1. Fehlbestandsquote
Formel: (Aufträge, die sich aufgrund fehlender Teile verzögern ÷ Aufträge, für die Teile benötigt wurden) × 100
Ejemplo: Im letzten Monat benötigten 600 Arbeitsaufträge Ersatzteile, 18 davon verzögerten sich aufgrund fehlender Ersatzteile: 18 ÷ 600 × 100 = 3%.
Die direkteste Methode, um festzustellen, ob das Lager die Techniker im Stich lässt, ist die Erfassung der Teile, die zu den jeweiligen Fehlbeständen geführt haben.
2. Füllrate
Formel: (Sofort aus dem Lagerbestand erfüllte Teileanforderungen ÷ Gesamtzahl der Teileanforderungen) × 100
Ejemplo: Von 600 Anfragen wurden 570 sofort erfüllt: 570 ÷ 600 × 100 = 95%.
Die Fehlbestandsquote spiegelt sich in der Warenverfügbarkeit wider, gemessen an der Kasse. Eine sinkende Verfügbarkeitsquote ist ein Frühwarnzeichen, bevor Fehlbestände zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führen.
3. Ausfallzeit durch Warten auf Ersatzteile
Formel: Gesamtausfallzeit der Anlagen, deren Ursache ein fehlendes oder verspätetes Teil war
Ejemplo: Drei Pannen in diesem Monat führten zu Wartezeiten von 4, 6 und 4 Stunden auf Ersatzteile: 14 Stunden.
Verknüpft das Lager mit der Produktion. Multiplizieren Sie dies mit Ihren Ausfallkosten pro Stunde, um die Auswirkungen auf das Geschäft zu ermitteln.
Genauigkeits-KPIs
Kann man den Inventaraufzeichnungen vertrauen?
4. Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungen
Formel: (Anzahl der mit dem Systemdatensatz übereinstimmenden Einträge ÷ Gesamtzahl) × 100
Ejemplo: 12 von 13 heute gezählten Teilen stimmten mit ihren Aufzeichnungen überein: 12 ÷ 13 × 100 = 92.3%.
Wenn die Aufzeichnungen fehlerhaft sind, sind auch alle anderen KPIs fehlerhaft. Gemessen durch Zykluszählung.
5. Einhaltung der Vorschriften zur Arbeitsauftragsausgabe
Formel: (Teileausgaben gemäß Arbeitsauftrag ÷ Gesamtzahl der Teileausgaben) × 100
Ejemplo: 940 von 1,000 Ausgaben im letzten Monat waren mit einem Arbeitsauftrag verbunden: 940 ÷ 1,000 × 100 = 94%.
Teile, die ohne Arbeitsauftrag ausgegeben werden, tragen nicht zur Kosten- oder Nutzungshistorie des Anlageguts bei und sind eine häufige Ursache für Zählfehler.
Kosten-KPIs
Ist im Lager die richtige Menge an Waren vorhanden?
6. Inventarumschläge
Formel: Jährlicher Wert der ausgegebenen Teile ÷ Durchschnittlicher Lagerwert
Ejemplo: Im Laufe des Jahres wurden Teile im Wert von 600,000 US-Dollar ausgegeben, bei einem durchschnittlichen Lagerbestand von 400,000 US-Dollar: 600,000 ÷ 400,000 = 1.5 Kurven.
Der Umschlag von MRO-Lagerbeständen verläuft langsamer als der von Produktionsbeständen, da kritische Ersatzteile systembedingt gelagert werden. Achten Sie auf den Trend und die Gründe, nicht nur auf die absolute Zahl.
7. Lagerreichweite in Tagen
Formel: 365 ÷ Lagerumschlag
Ejemplo: 365 ÷ 1.5 = ungefähr 243 Tage des vorhandenen Lagerbestands.
Die gleichen Informationen wie bei den Umsätzen, nur in einer leichter zu erklärenden Form: wie lange der aktuelle Lagerbestand bei der aktuellen Verbrauchsrate reichen würde.
8. Lagerkosten
Formel: Durchschnittlicher Lagerwert × Jährlicher Lagerkostensatz
Ejemplo: 400,000 $ durchschnittlicher Lagerbestand × ein Beispiel-Buchwertzinssatz von 20 % = $ 80,000 pro Jahr.
Dadurch werden die Kosten für überschüssige Lagerbestände sichtbar. Ihr Finanzteam kann Ihnen Ihre tatsächlichen Lagerkosten mitteilen.
9. Anteil unverkäuflicher Lagerbestände
Formel: (Wert der Teile, die in 24 Monaten nicht verwendet wurden ÷ Gesamtlagerwert) × 100
Ejemplo: Teile im Wert von 60,000 $ haben sich in 24 Monaten nicht bewegt, von insgesamt 400,000 $: 60,000 ÷ 400,000 × 100 = 15%.
Trennen Sie wirkliche Ladenhüter von kritische und versicherungsrelevante Ersatzteile, die dazu bestimmt sind, im Regal zu stehen.
10. Lagerwert in % des Vermögenswerts
Formel: (Gesamtwert des MRO-Inventars ÷ Wiederbeschaffungswert der zugehörigen Ausrüstung) × 100
Ejemplo: 400,000 $ Warenbestand zur Unterstützung von Ausrüstung im Wert von 50 Millionen $: 400,000 ÷ 50,000,000 × 100 = 0.8%.
Setzt die Lagerbestandsgröße in den Kontext des jeweiligen Werks, das sie unterstützt, was aussagekräftiger ist als ein Vergleich der reinen Dollarbeträge zwischen den Standorten.
KPIs verarbeiten
Halten Einkauf und Lieferanten Schritt?
11. Notverordnungsrate
Formel: (Eilbestellungen ÷ Gesamtanzahl Bestellungen) × 100
Ejemplo: 12 von 150 Bestellungen im letzten Monat wurden beschleunigt bearbeitet: 12 ÷ 150 × 100 = 8%.
Notfallverordnungen sind teurer und beziehen sich in der Regel auf Mindest-/Höchstwerte, die zu niedrig angesetzt oder nicht durchgesetzt werden.
12. Pünktliche Lieferung durch den Lieferanten
Formel: (Bis zum zugesagten Datum eingegangene Bestellungen ÷ Gesamtzahl der eingegangenen Bestellungen) × 100
Ejemplo: 135 von 150 Bestellungen kamen pünktlich an: 135 ÷ 150 × 100 = 90%.
Verspätete Lieferungen führen zu höheren Sicherheitsbeständen. Eine Analyse der Lieferantenstruktur zeigt, welche Lieferanten dafür verantwortlich sind.
Mit welchen KPIs sollte man beginnen?
Alle zwölf Punkte von Anfang an zu verfolgen, ist für die meisten Teams zu viel. Wenn Sie ganz von vorn anfangen, beginnen Sie mit diesen vier:
- Fehlbestandsquote, weil es das ist, was Techniker empfinden.
- Genauigkeit der Bestandsaufzeichnungenweil jede andere Zahl davon abhängt.
- Inventar dreht sich, weil es anzeigt, ob Sie zu viele Vorräte haben.
- NotverordnungsrateDenn es zeigt, ob Ihre Lagerhaltungsregeln funktionieren.
Die übrigen Parameter können hinzugefügt werden, sobald diese vier monatlich konstant gemessen werden. Best Practices für MRO-Lager Der Leitfaden behandelt die alltäglichen Gewohnheiten, die diese Zahlen beeinflussen.
Wie man Ziele setzt
Die veröffentlichten Richtwerte für MRO-Lagerbestände variieren stark je nach Branche, Anlagengröße und Anzahl der vorgehaltenen kritischen Ersatzteile. Daher kann ein für eine Anlage geeigneter Wert für eine andere ungeeignet sein. Ein zuverlässigerer Ansatz:
- Zuerst einen Ausgangswert ermitteln. Verfolgen Sie jeden KPI mindestens drei Monate lang, bevor Sie ein Ziel festlegen.
- Ziele als Verbesserungen festlegen. „Die Fehlbestände sollen in diesem Jahr von 3 % auf 2 % reduziert werden“ ist aussagekräftiger als eine Branchenzahl, die möglicherweise nicht zu Ihrem Werk passt.
- Betrachten Sie jeweils zwei KPIs gemeinsam. Fehlbestände lassen sich stets durch den Kauf zusätzlicher Waren reduzieren. Ziel ist es, weniger Fehlbestände zu haben. ohne fallende Umsätze oder steigende Haltekosten.
- Monatlich überprüfen, vierteljährlich handeln. Die Zahlen schwanken von Monat zu Monat. Achten Sie auf Trends, bevor Sie die Lagerhaltungsregeln ändern.
Häufige Fehler bei der Verfolgung von Bestands-KPIs
- Auf KPIs vertrauen, die auf fehlerhaften Daten basieren. Bei geringer Bestandsgenauigkeit sind Umschlagshäufigkeit, Ladenhüter und Fehlbestände unzuverlässig. Die Genauigkeit sollte daher zuerst verbessert werden.
- Kritische Ersatzteile werden als Ladenhüter eingestuft. Für kritische Anlagen absichtlich zurückgehaltene Teile werden immer einen langsamen Warenfluss aufweisen. Melden Sie diese separat.
- Das Nachjagen von Kurven geht auf Kosten der Betriebszeit. Eine Reduzierung des Lagerbestands zur Verbesserung des Lagerumschlags kann zu vermehrten Fehlbeständen und Ausfallzeiten führen, was weitaus höhere Kosten verursacht.
- Verfolgung ohne Handlung. Jeder KPI sollte zu einer Entscheidung führen: Anpassung eines Mindest-/Maximalniveaus, Abbau von Ladenhütern oder Kontaktaufnahme mit einem säumigen Lieferanten.
Wie ein CMMS Bestands-KPIs ermöglicht
Alle oben genannten KPIs basieren auf Transaktionsdaten: Was wurde ausgegeben, empfangen, bestellt, gezählt und zu welchem Arbeitsauftrag gehörte es? Die manuelle Datenerfassung ist der Grund, warum die meisten Teams den Lagerbestand überhaupt nicht messen.
Transaktionen werden in Echtzeit erfasst. Teile, die über Arbeitsaufträge ausgegeben und gegen Bestellungen empfangen werden, liefern Ihnen Nutzungs-, Umschlags- und Ausgabekontrolle ohne separate Nachverfolgung.
Auftragshistorie. Verzögerungen und Ausfallzeiten, die in den Arbeitsaufträgen erfasst werden, zeigen, wo fehlende Teile die Produktion tatsächlich beeinträchtigen.
Zählt im selben System. Die Ergebnisse der Zykluszählung fließen direkt in die Genauigkeit der Bestandsdaten ein.
Berichte statt Tabellenkalkulationen. Da die Daten an einem Ort gespeichert sind, können die KPIs monatlich überprüft werden, ohne dass sie jemand manuell neu erstellen muss.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wichtigsten KPIs für das Ersatzteillager?
Beginnen Sie mit der Fehlbestandsquote, der Genauigkeit der Lagerbestandsdaten, dem Lagerumschlag und der Quote von Notfallbestellungen. Zusammen zeigen diese Kennzahlen, ob Teile verfügbar sind, ob die Aufzeichnungen verlässlich sind, ob Sie zu viel Lagerbestand haben und ob Ihre Lagerhaltungsregeln funktionieren.
Wie berechnet man den Lagerumschlag für MRO-Teile?
Teilen Sie den jährlichen Wert der ausgegebenen Teile durch den durchschnittlichen Lagerwert. Beispiel: Bei einem jährlichen Teileumsatz von 600,000 $ und einem durchschnittlichen Lagerbestand von 400,000 $ ergibt sich ein Lagerumschlag von 1.5. Der Lagerumschlag im Instandhaltungs- und Reparaturbereich (MRO) ist in der Regel langsamer als im Produktionslager, da kritische Ersatzteile gezielt vorgehalten werden.
Worin besteht der Unterschied zwischen Fehlbestandsrate und Lieferquote?
Die Lieferfähigkeitsrate gibt an, wie oft eine Teileanforderung sofort aus dem Lagerbestand erfüllt werden kann. Die Fehlbestandsrate hingegen misst, wie oft sich Arbeitsaufträge aufgrund fehlender Teile verzögern. Die Lieferfähigkeitsrate dient als Frühwarnsystem; die Fehlbestandsrate zeigt die Auswirkungen auf die Instandhaltungsarbeiten.
Welche Genauigkeit sollte die Bestandsaufzeichnung eines Instandhaltungslagers haben?
Das hängt von Ihrem Ausgangspunkt und der Wichtigkeit Ihrer Ersatzteile ab. Ermitteln Sie Ihren Ausgangszustand durch Zykluszählung und legen Sie anschließend Verbesserungsziele fest. Genauigkeit ist besonders wichtig bei kritischen und hochwertigen Teilen, daher erfassen viele Teams diese separat.
Fazit
Die richtigen KPIs für den Ersatzteilbestand verwandeln das Lager von einem Ärgernis in eine gut steuerbare Ressource. Beginnen Sie mit wenigen Kennzahlen, sorgen Sie für präzise Daten, ermitteln Sie einen Ausgangswert und behalten Sie Verfügbarkeit und Kosten stets im Blick, damit Verbesserungen in einem Bereich nicht zulasten des anderen gehen.
Messen Sie Ihren Lagerraum aus, ohne Tabellenkalkulationen neu zu erstellen
Die Aussagekraft von Bestandskennzahlen hängt maßgeblich von den zugrunde liegenden Transaktionen ab. Die zentrale Erfassung aller Ausgaben, Wareneingänge und Zählungen ist die Aufgabe von Ersatzteil- und Bestandsverwaltung in einem CMMS. eWorkOrders unterstützt seit über 30 Jahren Wartungsarbeiten und betreut Teams bei Honda und King River Packaging, die auf Capterra und G2 mit 4.9 bewertet werden.
Über den Autor: Janet Jaquis ist Marketingdirektorin bei eWorkOrders, wo sie über Instandhaltungsstrategien, Anlagenzuverlässigkeit und CMMS-Software für Instandhaltungs- und Facility-Management-Teams schreibt.
