Mindest-/Maximalbestände und Bestellpunkte: Wie CMMS die Wiederauffüllung automatisiert
Die Festlegung der richtigen Mindest- und Höchstbestände entscheidet darüber, ob ein Lager sich selbstständig und unauffällig nachbestellt oder ständig zwischen Fehlbeständen und Überbeständen schwankt. Hier erfahren Sie, wie Mindest- und Höchstbestände sowie Bestellpunkte funktionieren, wie sie berechnet werden und wie ein CMMS deren Einhaltung automatisch sicherstellt.
Was sind Mindest-/Maximalbestandsmengen?
Mindest- und Höchstbestände sind die beiden Schwellenwerte, die festlegen, wie viel von einem bestimmten Teil Ihr Lager vorhalten sollte. Der Mindestbestand ist die Menge, die eine Nachbestellung auslöst – wird dieser unterschritten, riskieren Sie einen Lieferengpass vor der nächsten Lieferung. Der Höchstbestand ist die Obergrenze, die Sie nicht überschreiten sollten, da ein höherer Bestand Kapital in Teilen bindet, die möglicherweise monate- oder jahrelang ungenutzt bleiben.
Zusammen machen die Mindest- und Höchstbestände aus der Frage „Wie viel sollten wir einlagern?“ eine Schätzung, die vom Lager – und einem CMMS – konsequent, Teil für Teil, angewendet werden kann, ohne dass jemand daran denken muss, dies zu überprüfen.
Was ist ein Bestellpunkt?
Der Meldebestand ist die Menge, die eine Bestellung auslöst – in den meisten Fällen entspricht er dem Mindestbestand. Sinkt der Bestand eines Artikels auf oder unter den Meldebestand, sollte umgehend eine neue Bestellung ausgelöst werden, damit der Ersatz eintrifft, bevor das Lager leer ist.
Der Bestellpunkt ist notwendig, weil die Lieferung nicht sofort erfolgt. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem der Lagerbestand den Mindestbestand überschreitet, und dem Zeitpunkt, an dem die neue Ware physisch eintrifft, verbrauchen die Techniker weiterhin den verbleibenden Bestand – der Bestellpunkt muss diese Lücke berücksichtigen, nicht nur den Tag, an dem der Lagerbestand null erreicht.
Wie man Mindest-/Maximalbestände und Bestellpunkte berechnet
Die Standardformel für den Bestellpunkt lautet:
| Variable | Was es bedeutet |
|---|---|
| Meldebestand | (Durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen) + Sicherheitsbestand |
| Durchschnittliche tägliche Nutzung | Wie viele Einheiten des Bauteils werden pro Tag verbraucht, basierend auf der bisherigen Nutzung? |
| Vorlaufzeit | Wie viele Tage benötigt der Händler für die Lieferung nach Auftragserteilung? |
| Sicherheitsbestand | Eine Puffermenge zur Abdeckung unerwarteter Nachfragespitzen oder Lieferverzögerungen. |
| Mindestniveau | Wird üblicherweise auf den Bestellpunkt gesetzt. |
| Maximales Level | Mindestbestand + die jeweils bestellte Menge (die Bestellmenge) |
Beispiel: Ein Teil, bei dem durchschnittlich 2 Einheiten pro Tag verbraucht werden, die Lieferzeit des Lieferanten 10 Tage beträgt und ein Sicherheitspuffer von 5 Einheiten vorgesehen ist, hat einen Bestellpunkt (und Mindestbestand) von 25 Einheiten — (2 × 10) + 5. Beträgt die Standardbestellmenge 30 Einheiten, würde der Maximalbestand auf 55 festgelegt.
Diese Zahlen sind nicht statisch – die Nutzungsraten ändern sich mit dem Produktionsvolumen, der Saison und dem Alter der Anlagen, und auch die Lieferzeiten der Lieferanten variieren. Einmal festgelegte und nie wieder überprüfte Werte verlieren mit der Zeit an Genauigkeit.
Wie ein CMMS die Min/Max-Neubestellung automatisiert
Die manuelle Überwachung von Mindest- und Höchstbeständen anhand von Echtzeit-Bestandszählungen für Hunderte von Teilen ist nicht realistisch – genau diese Art von regelbasierter, sich wiederholender Überprüfung soll ein CMMS automatisch durchführen.
Kontinuierliche Überwachung. Jedes Mal, wenn ein Teil aus einem Arbeitsauftrag entnommen, empfangen oder angepasst wird, vergleicht das System die neue verfügbare Menge mit dem konfigurierten Mindestbestand dieses Teils.
Automatische Nachbestellungsbenachrichtigungen. Sobald der Lagerbestand den Mindestwert erreicht, wird eine Benachrichtigung an den Einkäufer mit der Artikelnummer, dem bevorzugten Lieferanten und der empfohlenen Nachbestellmenge gesendet – niemand muss mehr daran denken, das Regal zu überprüfen.
Nutzungsbasierte Neuberechnung. Da ein CMMS jede einzelne Teiletransaktion erfasst, kann es die tatsächlichen Verbrauchsdaten im Zeitverlauf aufzeigen, sodass die Mindest- und Höchstwerte auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs und nicht aufgrund von Schätzungen angepasst werden können.
Ein Regelwerk pro Teilbereich, das konsequent durchgesetzt wird. Sobald die Mindest- und Höchstbestände konfiguriert sind, gelten sie jedes Mal auf die gleiche Weise, unabhängig davon, wer an diesem Tag im Lager arbeitet.
Häufige Fehler beim Festlegen von Minimal-/Maximalwerten
- Die Level müssen einmal eingestellt und nie wieder angepasst werden. Nutzungsraten und Lieferzeiten ändern sich; ein Niveau, das vor einem Jahr noch angemessen war, kann heute unangebracht sein.
- Für jedes Teil wird der gleiche Sicherheitsbestand verwendet. Ein kritisches Bauteil mit langer Lieferzeit benötigt einen größeren Puffer als ein gängiger Artikel mit schneller Lieferzeit.
- Die Volatilität der Vorlaufzeit wird außer Acht gelassen. Die durchschnittliche Lieferzeit eines Lieferanten und seine Lieferzeit im ungünstigsten Fall können sehr unterschiedlich sein – wenn man den Sicherheitsbestand nur auf dem Durchschnittswert basiert, lässt das keinen Spielraum für Verzögerungen.
- Das Maximum wurde „nur für alle Fälle“ zu hoch angesetzt. So kommt es, dass in Lagerhäusern Kapital in überschüssigen, schwer verkäuflichen Beständen gebunden ist, anstatt es anderweitig zu investieren.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem Bestellpunkt und einem Mindestbestand?
In den meisten Fällen handelt es sich um dieselbe Zahl – die Menge, die vorrätig sein muss, um eine neue Bestellung auszulösen. Einige Unternehmen unterscheiden leicht, indem sie den Mindestbestand als feste Untergrenze und den Bestellpunkt als Auslöser knapp darüber festlegen, aber im Allgemeinen sind sie identisch eingestellt.
Wie häufig sollten die Mindest-/Höchstwerte überprüft werden?
Mindestens dann, wenn sich das Nutzungsverhalten eines Bauteils merklich ändert oder sich die Lieferzeit eines Lieferanten verschiebt. Viele Teams überprüfen die Bestände vierteljährlich anhand der tatsächlichen Verbrauchsdaten, da sich der Verbrauch einzelner Bauteile schleichend verändern kann, ohne dass es jemand bemerkt.
Benötigt jedes Bauteil einen eigenen Minimal-/Maximalwert?
Im Idealfall ja – eine pauschale Regel berücksichtigt nicht die tatsächlichen Unterschiede in Nutzungsrate, Lieferzeit und Kritikalität der einzelnen Teile. Ein CMMS ermöglicht die praktikable Erfassung des individuellen Bestands pro Teil in großem Umfang, was mit einer manuellen Tabellenkalkulation nicht möglich ist.
Fazit
Mindest- und Höchstbestände sowie Bestellpunkte verwandeln die Bestandsverwaltung von einer täglichen Ermessensentscheidung in eine Regel, die im Lager konsequent befolgt wird – und ein CMMS macht die schrittweise Umsetzung dieser Regel tatsächlich praktikabel. Die korrekte Berechnung im Vorfeld und die regelmäßige Überprüfung bei sich änderndem Verbrauch und Lieferzeiten verhindern, dass ein Lager zwischen Fehlbeständen und Überbeständen schwankt.
Siehe Min/Max-Neusortierung in eWorkOrders
eWorkOrders unterstützt seit über 30 Jahren Wartungsarbeiten und betreut Teams bei Honda und King River Packaging, die auf Capterra und G2 mit 4.9 bewertet werden.
Über den Autor: Janet Jaquis ist Marketingdirektorin bei eWorkOrders, wo sie über Instandhaltungsstrategien, Anlagenzuverlässigkeit und CMMS-Software für Instandhaltungs- und Facility-Management-Teams schreibt.
