Gebäudewartung: Der vollständige Leitfaden für Facility-Teams
Die Instandhaltung von Gebäuden umfasst alle Arbeiten, die ein Gebäude und seine Systeme sicher, funktionsfähig und komfortabel halten: Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Elektrik, Sanitäranlagen, Brandschutz, Gebäudehülle und Außenanlagen. Dieser Leitfaden beschreibt die einzelnen Instandhaltungsarten, die Erstellung eines Instandhaltungsprogramms, die Priorisierung von Anfragen, die relevanten Leistungsindikatoren (KPIs) und eine Checkliste für die verschiedenen Jahreszeiten.
Was ist Gebäudewartung?
Die Instandhaltung von Gebäuden umfasst die kontinuierliche Inspektion, Wartung, Reparatur und den Austausch von Systemen und der baulichen Struktur, um deren Sicherheit, Einhaltung der Vorschriften und Nutzbarkeit zu gewährleisten. Sie gilt für alle Arten von Gebäuden: Büros, Schulen, Krankenhäuser, Fabriken, Lagerhallen, Hotels und Einzelhandelsflächen.
Während sich die Instandhaltung von Produktionsanlagen auf die Maschinen konzentriert, fokussiert sich die Instandhaltung von Gebäuden auf das Gebäude selbst und die Systeme, von denen die Menschen abhängig sind: Heizung und Kühlung, Strom, Wasser, Beleuchtung, Brandschutz, Aufzüge, Dächer und Gelände.
Anlageninstandhaltung vs. Anlagenmanagement
Die Begriffe werden oft verwechselt. Anlagenpflege ist die praktische Arbeit, Gebäude und Systeme am Laufen zu halten. Gebäudemanagement ist umfassender: Es deckt auch Raumplanung, Mietverträge, Belegungsmanagement, Lieferantenverträge, Sicherheit und langfristige Kapitalplanung ab. Instandhaltung ist ein Teilbereich des Facility Managements. Informationen zu den Unterschieden der Software finden Sie unter CMMS vs. CAFM.
Was die Instandhaltung von Anlagen umfasst
| System | Beispiele für Routinearbeiten |
|---|---|
| Heizungs- und Lüftungssystem | Filterwechsel, Spulenreinigung, Riemen- und Motorprüfung, Thermostat- und Steuerungskalibrierung, Kessel- und Kältemaschinenwartung |
| Boardelektronik | Inspektion von Schalttafeln, Wärmebildaufnahmen, Prüfung von Notstromaggregaten, Reparaturen und Modernisierungen von Beleuchtungsanlagen |
| Wassersystem | Dichtigkeitsprüfung, Abflussreinigung, Warmwasserbereiter-Service, Rückflussverhinderungsprüfung, Reparaturen an Sanitärarmaturen |
| Brand- und Lebenssicherheit | Überprüfung von Feuerlöschern, Alarmanlagen, Sprinkleranlagen, Notbeleuchtung und Notausgangsschildern |
| Gebäudehülle | Dachinspektionen, Dachrinnenreinigung, Fenster- und Türdichtungen, Außenwände, Parkplätze |
| Vertikaler Transport | Inspektion und Wartung von Aufzügen und Fahrtreppen, in der Regel durch zugelassene Fachbetriebe |
| Interieur | Türen und Beschläge, Decken, Fußböden, Anstrich, Möbelreparaturen |
| Begründung | Landschaftspflege, Schneeräumung, Grundstücks- und Gehweginstandhaltung, Entwässerung |
Die Prüfintervalle für Sicherheitsanlagen und Aufzüge werden häufig durch Bauvorschriften, Versicherer und lokale Behörden festgelegt, nicht nur vom Hersteller. Prüfen Sie die für Ihr Gebäude und Ihren Zuständigkeitsbereich geltenden Anforderungen.
Arten der Anlageninstandhaltung
| Typ | Was es bedeutet | Anlagenbeispiel |
|---|---|---|
| Präventiv | Geplante Arbeiten, die vor dem Ausfall erledigt wurden, nach Zeit oder Nutzung. | Wechseln Sie die Luftfilter des Lüftungsgeräts jedes Quartal |
| Vorhersage / zustandsbasiert | Arbeit, die durch den gemessenen Zustand ausgelöst wird | Austausch eines Motorlagers nach Anstieg des Vibrationswerts |
| Korrektive | Geplante Reparatur eines bei einer Inspektion festgestellten Problems | Terminvereinbarung für eine Dachreparatur, die bei einer Frühjahrsinspektion festgestellt wurde |
| Reaktiv / Notfall | Ungeplante Reparatur nach einem Defekt | Ein geplatztes Rohr oder eine defekte Dachklimaanlage im Sommer |
| Routine | Kleine, wiederkehrende Aufgaben | Glühbirnen austauschen, Türschließer reparieren |
| Latente | Arbeiten wurden aus Budget- oder Personalgründen verschoben | Verzögerung der Parkplatzsanierung um ein Jahr |
Ein gesundes Betriebsumfeldprogramm verlagert die Arbeit vom unteren Ende dieser Tabelle nach oben. Vorbeugende Wartung ist die Grundlage, und aufgeschobene Wartung Das ist das Warnsignal: Aufgeschobene Arbeiten führen in der Regel zu größeren und teureren Fehlern.
Wie man ein Instandhaltungsprogramm für Anlagen erstellt
- 1. Erstellen Sie ein Anlagenverzeichnis. Führen Sie alle Gebäudesysteme und wichtigen Ausrüstungsteile mit Standort, Hersteller, Modell, Alter und Zustand auf.
- 2. Ordnen Sie die wichtigsten Prioritäten. Benutze ein Analyse der Anlagenkritikalität um zu entscheiden, welche Systeme die größte Aufmerksamkeit erhalten. Lebensrettende Systeme und Systeme, die das Gebäude abschalten, haben Priorität.
- 3. Erstellen Sie vorbeugende Wartungspläne. Beginnen Sie mit den Empfehlungen des Herstellers und den Vorschriften und passen Sie die Vorgaben dann auf Grundlage Ihrer eigenen Fehlerhistorie an.
- 4. Richten Sie eine Möglichkeit ein, um Arbeit anzufordern. Geben Sie den Bewohnern eine einzige, einfache Möglichkeit, Anfragen zu stellen, damit nichts in Flurgesprächen und E-Mails verloren geht.
- 5. Prioritäten festlegen. Einigen Sie sich darauf, was als Notfall gilt und wie schnell auf jeder Ebene reagiert wird (siehe Prioritätenübersicht unten).
- 6. Entscheiden Sie, wer die Arbeit erledigt. Entscheiden Sie, welche Arbeiten intern erledigt werden und welche an externe Dienstleister gehen. Siehe Wartung im eigenen Haus vs. Wartung durch Outsourcing.
- 7. Erstellen Sie einen Budgetplan. Planen Sie Budget für laufende Arbeiten, geplante Ersatzbeschaffungen und eine Reserve für Notfälle ein. Siehe Instandhaltungsbudgetplanung.
- 8. Messen und anpassen. Erfassen Sie monatlich einige KPIs und nutzen Sie diese, um Zeitpläne und Personalbesetzung neu auszurichten.
Wie man Arbeitsaufträge für Einrichtungen priorisiert
Ohne klare Prioritäten setzt sich die lauteste Anfrage durch. Ein einfaches vierstufiges System funktioniert für die meisten Einrichtungen:
| Priorität | Wann sollte man es verwenden? | Beispiel | Beispiel Antwortziel |
|---|---|---|---|
| 1. Notfall | Gefahr für Personen, erhebliche Sachschäden oder Gebäudesperrung | Gasgeruch, Überschwemmung, Ausfall der Feuermelder, keine Heizung bei eisiger Kälte | Reagieren Sie sofort |
| 2. Dringende | Beeinträchtigt den Betrieb oder den Komfort vieler Menschen; könnte sich verschlimmern | Die Klimaanlage in einem Flügel ist ausgefallen, die Toilette ist außer Betrieb. | Gleicher Tag |
| 3. Routine | Muss behoben werden, aber es gibt einen Workaround. | Tropfender Wasserhahn, klemmende Tür, durchgebrannte Glühbirne | Innerhalb weniger Tage |
| 4. Geplant | Verbesserungen und geplante Projekte | Malerarbeiten, Modernisierung der Beleuchtung, Möbelumzüge | Geplant |
Die angegebenen Reaktionsziele sind Beispiele. Legen Sie Ihre eigenen Ziele basierend auf der Personalstärke und den Bedürfnissen der Nutzer fest und verfolgen Sie anschließend, wie oft Sie diese erreichen. Die Veröffentlichung der Prioritätsstufen hilft den Nutzern außerdem zu verstehen, warum ein tropfender Wasserhahn erst nach einem ausgefallenen Lüftungsgerät behoben werden muss.
Kennzahlen für die Instandhaltung von Anlagen
| KPI | So berechnen Sie es |
|---|---|
| PM-Fertigstellungsrate | (Pünktlich abgeschlossene vorbeugende Arbeitsaufträge ÷ Fällige PM-Arbeitsaufträge) × 100 |
| Geplanter Wartungsprozentsatz | (Geplante Wartungsstunden ÷ Gesamte Wartungsstunden) × 100 |
| Durchschnittliche Reaktionszeit | Gesamtzeit von der Anfrage bis zur ersten Antwort ÷ Anzahl der Anfragen, erfasst nach Prioritätsstufe |
| Auftragsrückstand | Geschätzte Gesamtstunden offener Aufträge ÷ Wöchentlich verfügbare Arbeitsstunden = Wochen Rückstand |
| Instandhaltungskosten pro Quadratfuß | Jährliche Instandhaltungskosten ÷ Gesamtfläche der instandgehaltenen Fläche |
Beispiel: Ein Team mit 900 offenen Arbeitsstunden und 5 Technikern, die 36 produktive Stunden pro Woche arbeiten (insgesamt 180 Stunden), hat 900 ÷ 180 = 5 Wochen RückstandEin Campus, der jährlich 450,000 Dollar für die Instandhaltung einer Fläche von 150,000 Quadratfuß ausgibt, hat Kosten von 450,000 ÷ 150,000 = 3.00 US-Dollar pro QuadratfußSolche Zahlen sind besonders nützlich, um Ihre eigene Entwicklung im Zeitverlauf zu verfolgen und Gebäude innerhalb Ihres Portfolios zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie unter geplante vs. ungeplante Wartung und wie sich Wartungsrückstände aufbauen.
Checkliste für die saisonale Instandhaltung der Anlage
Frühling
- Überprüfen Sie Dach, Dachrinnen und Abflüsse auf Winterschäden.
- Schalten Sie die Klimaanlage auf Kühlbetrieb um; reinigen Sie die Spulen und überprüfen Sie die Funktion der Kältemittelseite.
- Reparatur von Schäden an Parkplatz und Gehweg durch Eis und Schneepflüge
- Überprüfen Sie die Bewässerungsanlagen und die Außenbeleuchtung.
Sommer
- Kühlanlagen während Spitzenlastzeiten genau beobachten.
- Größere Projekte sollten in Zeiten geringerer Auslastung geplant werden, sofern dies zutrifft.
- Gebäudehülle prüfen und abdichten
Fallen
- Schalten Sie die Heizungs-/Klimaanlage auf Heizung um; warten Sie Heizkessel und Öfen.
- Reinigen Sie Dachrinnen und Abflüsse nach dem Laubfall.
- Notstromaggregate vor Winterstürmen testen
- Bereiten Sie die Geräte und Materialien zur Schnee- und Eisbeseitigung vor.
Winter
- Schützen Sie Rohre in unbeheizten Bereichen vor Frost.
- Halten Sie Gehwege, Eingänge und Parkplätze frei von Schnee und Eis.
- Achten Sie auf hohe Schneelasten und Eisdämme an den Dächern.
- Prüfen Sie, ob Türschließer und Dichtungsbänder die Wärme halten.
Für Arbeiten im Freien siehe Saisonplan für die GeländepflegeFür druckbare Listen siehe die Checkliste für die Instandhaltung von Anlagen, Checkliste für gewerbliche HLK-Anlagen und Feuerlöscher und Checkliste für Brandschutz.
Häufige Herausforderungen bei der Instandhaltung von Anlagen
- Zu viel reaktive Arbeit. Wenn der größte Teil des Tages mit Notfällen verbracht wird, werden präventive Maßnahmen vernachlässigt, was wiederum zu weiteren Notfällen führt.
- Alternde Gebäude und Systeme. Ältere Geräte fallen häufiger aus und Ersatzteile werden immer schwieriger zu beschaffen.
- Der Instandhaltungsstau häuft sich. Aufgeschobene Arbeiten führen zu größeren Kapitalproblemen.
- Anfragen treffen überall ein. Anrufe, E-Mails und Anfragen auf dem Flur gehen verloren oder werden doppelt gestellt.
- Compliance-Überwachung. Die Inspektionen und Aufzeichnungen zur Lebenssicherheit müssen vollständig und einfach zu erstellen sein.
- Personal. Qualifizierte Techniker sind schwer zu finden, was Planung und Priorisierung umso wichtiger macht.
Zertifizierungen für die Instandhaltung von Anlagen
Im Bereich der Instandhaltung und des Managements von Anlagen sind verschiedene professionelle Zertifizierungen üblich:
- CFM und FMP von der IFMA (International Facility Management Association), die sich mit der Praxis des Facility Managements befasst.
- FMA (Facility Management Administrator) von BOMI International, spezialisiert auf Gebäudebetrieb.
- CMRP (Zertifizierter Instandhaltungs- und Zuverlässigkeitsexperte) von SMRP, spezialisiert auf Instandhaltung und Zuverlässigkeit.
Informationen zu Rollen und Karrierewegen finden Sie unter Gefragte Positionen im Facility Management.
Wie ein CMMS die Instandhaltung von Anlagen unterstützt
Eine Anlaufstelle für Anfragen. Die Bewohner reichen ihre Anfragen über einen einzigen Kanal ein, und jede Anfrage wird zu einem nachverfolgbaren Arbeitsauftrag. Siehe Software für Wartungsanfragen.
Präventive Wartungspläne, die sich selbst ausführen. Wiederkehrende Inspektionen und Serviceaufgaben werden automatisch generiert, sodass sie nicht vom Gedächtnis einer Person abhängen.
Aufzeichnungen für jedes Gebäude und System. Servicehistorie, Kosten und Inspektionsberichte sind jedem Gerät zugeordnet, was die Einhaltung der Vorschriften und die Budgetplanung erleichtert.
KPIs ohne Tabellenkalkulationen. Reaktionszeiten, Fertigstellungsgrad von vorbeugenden Wartungsmaßnahmen, Auftragsrückstand und Kosten ergeben sich aus den Arbeitsaufträgen selbst.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Anlageninstandhaltung?
Die Instandhaltung von Gebäuden umfasst die laufende Inspektion, Wartung, Reparatur und den Austausch der Systeme und der Struktur eines Gebäudes, einschließlich Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Elektrik, Sanitäranlagen, Brandschutz, Gebäudehülle und Außenanlagen, um die Sicherheit, die Einhaltung der Vorschriften und die Nutzbarkeit des Gebäudes zu gewährleisten.
Worin besteht der Unterschied zwischen Gebäudewartung und Gebäudemanagement?
Die Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen umfasst die praktische Arbeit, diese instand zu halten. Das Gebäudemanagement ist umfassender und beinhaltet auch Raumplanung, Mietverträge, Lieferantenverträge, Sicherheit und langfristige Investitionsplanung.
Welche Arten der Anlageninstandhaltung gibt es?
Die wichtigsten Arten sind vorbeugende, vorausschauende oder zustandsorientierte, korrektive, reaktive oder Notfall-, routinemäßige und aufgeschobene Instandhaltung. Ein gut durchdachtes Programm verlagert die Arbeit hin zu vorbeugender und geplanter Instandhaltung.
Wie sollten Anfragen für Instandhaltungsarbeiten priorisiert werden?
Die meisten Einrichtungen verwenden vier Stufen: Notfall (Gefahr für Personen oder das Gebäude), dringend (betrifft viele Personen oder könnte sich verschlimmern), Routine (es gibt eine Ausweichmöglichkeit) und geplant (geplante Projekte). Jede Stufe hat ein eigenes Reaktionsziel.
Welche KPIs sollte ein Instandhaltungsteam erfassen?
Beginnen Sie mit der PM-Abschlussrate, dem Prozentsatz der geplanten Instandhaltung, der durchschnittlichen Reaktionszeit nach Priorität, dem Arbeitsauftragsrückstand in Wochen und den Instandhaltungskosten pro Quadratfuß.
Fazit
Die Instandhaltung von Gebäuden sorgt für Sicherheit, Komfort und die Einhaltung aller Vorschriften. Es ist wichtig, den Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten, Prioritäten zu setzen, vorbeugende Wartungsarbeiten einzuplanen, alle Anfragen über ein zentrales System zu leiten, konsequent zu priorisieren und die Ergebnisse zu messen. So kann sich das Team langfristig von der Bewältigung von Notfällen auf die Planung von Wartungsarbeiten konzentrieren.
Alle Bauanträge in einem System zusammenführen
Die Instandhaltung von Anlagen funktioniert besser, wenn Anfragen, Zeitpläne und Servicehistorie an einem zentralen Ort gespeichert sind. Das ist die Aufgabe von CMMS-Software für das Gebäudemanagement. eWorkOrders unterstützt seit über 30 Jahren Wartungsarbeiten und betreut Teams bei Honda und King River Packaging, die auf Capterra und G2 mit 4.9 bewertet werden.
Über den Autor: Janet Jaquis ist Marketingdirektorin bei eWorkOrders, wo sie über Instandhaltungsstrategien, Anlagenzuverlässigkeit und CMMS-Software für Instandhaltungs- und Facility-Management-Teams schreibt.
