Elektronische Signaturprüfung in einem Computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) ist eine wichtige Funktion, die die Integrität und Sicherheit von Wartungsvorgängen gewährleistet. Wenn eine elektronische Signatur erforderlich ist, fordert das CMMS den Benutzer auf, seine Anmeldeinformationen erneut einzugeben, bevor der Vorgang ausgeführt wird. Dieser Vorgang dient als elektronische Signatur und generiert ein Prüfereignis, das eine zuverlässige Aufzeichnung der Aktivität liefert..
Hauptvorteile
Verbesserte Sicherheit
Indem das CMMS von den Benutzern eine erneute Authentifizierung vor der Durchführung vertraulicher Vorgänge verlangt, verbessert es die allgemeine Sicherheit des Systems und verhindert unbefugte Zugriffe oder Änderungen.
Prüfpfad und Verantwortlichkeit
Jede elektronische Signatur generiert ein Prüfereignis und erstellt einen detaillierten Datensatz darüber, wer den Vorgang wann ausgeführt hat. Dieser Prüfpfad verbessert die Verantwortlichkeit und erleichtert die Verfolgung und Überprüfung von Wartungsaktivitäten.
Verbesserte Effizienz und geringere Kosten
Schnellere Signatur- und Genehmigungsabläufe beschleunigen die Wartungsprozesse und reduzieren Verzögerungen.
Erhöhte Zugänglichkeit und Komfort
Benutzer können Dokumente von jedem Standort mit Internetverbindung aus per Fernzugriff unterzeichnen, was die Zugänglichkeit verbessert.
Elektronische Signaturen sind rund um die Uhr verfügbar und ermöglichen mehr Flexibilität beim Unterzeichnen von Dokumenten.
Einhaltung von Vorschriften
Viele stark regulierte Branchen, wie zum Beispiel pharmazeutischen Produktionunterliegen strengen Vorschriften wie FDA 21 CFR Part 11. Diese Vorschrift schreibt die Verwendung elektronischer Signaturen vor, um die Zuverlässigkeit, Integrität und Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen und Signaturen zu gewährleisten. Durch die Implementierung der elektronischen Signaturüberprüfung in einem CMMS können Organisationen in diesen regulierten Branchen diese strengen gesetzlichen Anforderungen effizient erfüllen.
Reduzierte Umweltbelastung
Der Verzicht auf Papier durch die Verwendung elektronischer Signaturen in einem CMMS reduziert den Papiermüll und die Umweltbelastung durch das Drucken und Versenden von Dokumenten.
Wie funktioniert die elektronische Signaturprüfung mit eWorkOrders?
Wenn eine Arbeitsauftrag erfordert eine elektronische Signatur, fordert das CMMS den Techniker vor Ort auf, seine Anmeldeinformationen auf seinem Mobilgerät erneut einzugeben, bevor er den Arbeitsauftrag abschließt. Dieser erneute Authentifizierungsprozess dient als elektronische Signatur und generiert ein Prüfereignis, das die Identität des Technikers, Datum/Uhrzeit und die durchgeführten spezifischen Aktionen erfasst. Der unterzeichnete Arbeitsauftrag wird dann wieder mit dem CMMS synchronisiert und bietet eine sichere, überprüfbare Aufzeichnung der Wartungsaktivität. Die Überprüfung der elektronischen Signatur gewährleistet Verantwortlichkeit und Compliance für eWorkOrders Die Durchführung erfolgt per Fernzugriff mithilfe mobiler Technologie.
Häufig gestellte Fragen
Wie sicher sind elektronische Signaturen in einem CMMS?
Elektronische Signaturen in einem CMMS sind bei richtiger Implementierung äußerst sicher. Sie nutzen starke Authentifizierungsmethoden, manipulationssichere Versiegelungen und detaillierte Prüfprotokolle, um die Integrität signierter Dokumente zu gewährleisten. Das CMMS generiert außerdem für jede Signatur ein Prüfereignis und sorgt so für Rechenschaftspflicht.
Wie verbessern elektronische Signaturen die Effizienz in einem CMMS?
Elektronische Signaturen optimieren Wartungsabläufe, da sie das Drucken, Faxen, Versenden und Speichern von Papierdokumenten überflüssig machen. Sie ermöglichen schnellere Unterzeichnungs- und Genehmigungsprozesse, beschleunigen Wartungsvorgänge und reduzieren Verzögerungen. Benutzer können Dokumente aus der Ferne unterzeichnen, was die Zugänglichkeit und Flexibilität verbessert.