Was ist ein Arbeitsauftrag? Ihr vollständiger Leitfaden

Index

(OBEN)

Übersicht

(Oben)

Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über Arbeitsanweisungen, ihr Bedeutung, Typen, Best Practices für deren Verwaltung und die Vorteile der Verwendung digitaler Arbeitsauftragssoftware. Es betont die Bedeutung von Arbeitsanweisungen in Wartungsvorgängen und wie die Implementierung einer Computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) kann das Auftragsmanagement und die Wartungseffizienz optimieren. Der Leitfaden hebt auch einige der verschiedenen Branchen hervor, die von Auftragsmanagement-Software profitieren, darunter Fertigung, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und mehr. Insgesamt bietet er wertvolle Einblicke in ein effektives Auftragsmanagement für Organisationen, die ihre Wartungsprozesse verbessern möchten.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

(Oben)

Ein Wartungsarbeitsauftrag stellt eine wichtige Autorisierung für angeforderte Aktivitäten dar und überbrückt die Lücke zwischen Wartungsanforderungen (auch bekannt als Serviceanfragen) und Aufgabenerledigung. Je nach Art des Geschäfts können Arbeitsanfragen von verschiedenen Kunden oder Mitarbeitern stammen, die Wartungsunterstützung suchen. Sobald die Wartung diese Anfragen gründlich geprüft und genehmigt hat, wird ein offizieller Arbeitsauftrag wird ausgegeben, wodurch die Bühne für die Aufgabenausführung bereitet wird.

Ein vielseitiges Werkzeug für die Wartung

(Oben)

Der Arbeitsauftrag ist mehr als eine bloße Auflistung von Details und dient im Wartungsprozess einer Vielzahl von Zwecken:

Erläuterung des Bedarfs: Die bereitgestellten Informationen erläutern die spezifischen Wartungsanforderungen und schaffen einen klaren Kontext für die Aufgabe.

Ressourcen planen: Eine effiziente Zuweisung von Personal, Geräten und Materialien hängt von der Klarheit ab, die der Arbeitsauftrag bietet.

Detaillierte Anweisungen: Umfassende Arbeitsanweisungen sorgen für eine reibungslose Aufgabenabwicklung und Einhaltung von Standards.

Kostenschätzung: Eine genaue Einschätzung der Teile- und Arbeitskosten ermöglicht eine umsichtige Ressourcenverwaltung.

Wichtige Informationen in einem Arbeitsauftrag

(Oben)

Beschreibung: Eine präzise und dennoch umfassende Beschreibung der anstehenden Wartungsaufgabe oder des anstehenden Wartungsbedarfs.

Anfordernde Stelle: Der Name der Abteilung oder Einzelperson, die den Arbeitsauftrag initiiert.

Fertigstellungstermin: Ein geschätzter Zeitplan für den erfolgreichen Abschluss der Aufgabe.

Zugewiesenes Personal: Benennung der Einzelperson oder des Teams (intern oder extern), die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist.

Aktivitätsort: Genaue Angaben zur Anlage oder zum vorgesehenen Bereich, in dem die Wartungsarbeiten stattfinden.

Voraussetzungen: Wesentliche Elemente wie Teile, Werkzeuge, bzw Dokumentation, sind erforderlich, um das Endziel der Aufgabe zu erreichen.

Warum sind Arbeitsaufträge wichtig?

(Oben)

Arbeitsaufträge (WOs) sind entscheidend für den effizienten Betrieb von Fertigungsprozessen und Maximierung der Anlagenverfügbarkeit. Bei effektiver Verwaltung ermöglichen Arbeitsaufträge eine sorgfältige Wartungsplanung und -terminierung, was zu einer verbesserten Maschinenzuverlässigkeit und einer längeren Lebensdauer führt. Ein umfassender Arbeitsauftrag sollte alle wichtigen Anweisungen, erforderlichen Teile und Arbeitsanforderungen enthalten, um die Wartungsaufgabe innerhalb des angegebenen Zeitrahmens abzuschließen.

Durch die Nutzung Software zur Auftragsverwaltung zur Nachverfolgung der Auftragshistorie können Wartungsteams genaue Anlagendatensätze, überwachen Sie Arbeits- und Lagerkosten und erkennen Sie Muster bei Geräteausfällen. Diese wertvollen Einblicke ermöglichen ein proaktives Gerätemanagement, eine schnelle Problemdiagnose und fundierte Entscheidungen hinsichtlich notwendiger Maßnahmen und damit verbundener Kosten.

Darüber hinaus bieten Auftragshistorien eine umfangreiche Datenbank, die Wartungsteams dabei hilft, zukünftige Wartungsanforderungen vorherzusagen und zu planen, kritische Anlagen zu identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und Ressourcen effektiv zuzuweisen. Durch die Analyse vergangener Auftragsdaten können Wartungsteams entwickeln vorbeugende Wartung Strategien, wodurch das Risiko unerwarteter Ausfälle und kostspieliger Ausfallzeiten verringert wird.

Darüber hinaus bietet der dokumentierte Auftragsverlauf eine verlässliche Dokumentationsspur für Leistungsbeurteilungen und interne oder externe Prüfungen, wodurch die Einhaltung der Vorschriften am Arbeitsplatz sichergestellt und eine Kultur der Verantwortlichkeit gefördert wird. Darüber hinaus erleichtert es den Wissensaustausch unter dem Wartungspersonal, sodass dieses aus früheren Erfahrungen lernen und seine Fähigkeiten zur Fehlerbehebung verbessern kann, was letztlich die allgemeine Effizienz und Effektivität der Wartung steigert.

Arbeitsauftrag vs. Arbeitsanforderung

(Oben)

Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, Arbeitsaufträge (WR) haben unterschiedliche Rollen innerhalb des Wartungsprozesses. Eine Arbeitsanforderung, auch Serviceanforderung genannt, wird normalerweise von Nicht-Wartungsmitarbeitern oder Kunden initiiert, um Wartungsbedarf zu melden. Auf der anderen Seite kann eine Arbeitsauftrag stellt eine autorisierte Wartungsaufgabe dar, die dem Wartungsteam zur Ausführung zugewiesen wurde.

Arbeitsanfragen und Arbeitsaufträge unterscheiden sich nicht nur in ihrem Zweck, sondern auch in ihrem Format. Eine Arbeitsanfrage enthält oft eine kurze Beschreibung des Problems, z. B. Gartenarbeiten, undichte Rohre oder Gerätewechsel, um den Wartungsablauf einzuleiten. Sie kann nach Branche, Geschäft oder Priorität kategorisiert werden, wobei Notrufe für dringende Situationen wie das Verschütten von Chemikalien getätigt werden.

Umgekehrt wird ein Arbeitsauftrag erst erteilt, nachdem die Anfrage genehmigt wurde, unter Berücksichtigung von Faktoren wie verfügbares Budget, die Kritikalität der Aufgabe und das Alter des Vermögenswerts. Nach der Genehmigung dient der Arbeitsauftrag als formelle Anweisung für das Wartungsteam, mit der angegebenen Aufgabe fortzufahren.

Es ist wichtig, diese Unterschiede zu erkennen, um einen reibungslosen Wartungsbetrieb und eine effektive Kommunikation zwischen den am Wartungsprozess beteiligten Beteiligten sicherzustellen.

Arten von Arbeitsaufträgen

(Oben)

Die Arten von Arbeitsaufträgen umfassen ein breites Aufgabenspektrum, von der routinemäßigen Wartung über Notfallreparaturen bis hin zu Spezialprojekten, die jeweils einem bestimmten Zweck bei der Optimierung der Betriebseffizienz und des Anlagenmanagements dienen.

Dies sind nur einige der gängigen Arten von Arbeitsaufträgen, die jeweils auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen innerhalb eines umfassenden Aufgabenverwaltungsrahmens zugeschnitten sind.

Standard-Arbeitsauftrag: Ein Standardarbeitsauftrag ist eine nicht kritische Wartungsaufgabe, die kein unmittelbares Risiko für Einrichtungen, Systeme, Geräte oder Komponenten darstellt. Einige Beispiele sind: Entfernen alter Geräte, Aufstellen neuer Geräte, Streichen oder Auswechseln von Glühbirnen.

Vorbeugende Wartung (PM): Durchführen regelmäßiger Reinigungen, Schmierungen und anderer vorgeschriebener Aufgaben, um optimale Leistung und Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.

Notfall: Dringende Arbeitsaufträge zum Schutz von Leben oder zur Verhinderung von Schäden an wertvollen Vermögenswerten werden, je nach Kritikalität, manchmal ohne vorherige Generierung ausgeführt.

Inspektionen: Führen Sie Tests durch, um die Funktionalität und Leistung von Anlagen, Komponenten und Systemen zu überprüfen.

Elektrisch: Erledigung von Aufgaben im Zusammenhang mit elektrischen Reparaturen, Installationen und Verbesserungen, einschließlich Verkabelung, Beleuchtung und Stromversorgung.

HVAC (Heizung, Lüftung und Klimaanlage): Arbeitsaufträge zur Wartung, Reparatur oder Installation von HLK-Systeme um eine optimale Klimatisierung und Luftqualität zu gewährleisten.

Sanitär: Behebung von Problemen mit Sanitäranlagen, einschließlich Reparaturen, Installationen und Wartung der Wasserversorgung, der Kanalisation und der Sanitäranlagen.

Sicherheit: Aktivitäten, die darauf abzielen, das Personal vor Schäden oder Verletzungen zu schützen, wie z. B. Reparaturen an Anlagen zur Vermeidung von Unfällen oder die chemische Reinigung zum Umgang mit gefährlichen Stoffen.

Spezial Projekte: Arbeitsaufträge zur Installation neuer Anlagen mit dem Ziel, die Produktivität und Betriebseffizienz zu steigern oder veraltete Geräte zu ersetzen.

Renovierung und Umbau: Aufgaben, die umfangreiche Modernisierungen, Renovierungen oder Umgestaltungen von Anlagen zur Verbesserung von Ästhetik und Funktionalität beinhalten.

Gerätekalibrierung: Sicherstellen der Präzision und Genauigkeit der Geräte durch Durchführen von Kalibrierungen und Anpassungen nach Bedarf.

Bestandsverwaltung: Arbeitsaufträge für Bestandskontrolle, Bestandsaufnahme und Organisation von Materialien und Vorräten.

Energieeinsparung: Umsetzung von Energiesparmaßnahmen, wie z. B. Modernisierung von Beleuchtungssystemen oder Optimierung des Energieverbrauchs, um Kosten und Umweltbelastung zu senken.

Arbeitsauftragsprozess

(Oben)

Wenn eine Arbeitsanforderung übermittelt wird, wertet das Management Faktoren für die Genehmigung aus, wie etwa das aktuelle Budget, die Kritikalität der Anlage, vorhandene Wartungspläne, das Alter der Anlage und die Schwere des gemeldeten Problems.

Wenn die Anfrage den Überlegungen entspricht, wird ein Arbeitsauftrag erstellt. Andernfalls kann sie abgelehnt werden. Dadurch wird die Priorisierung und Kontrolle der Wartungsaufgaben sichergestellt.

Was ist in einem Arbeitsauftrag enthalten?

(Oben)

• Anfordernde Partei
• Arbeitsauftragsautorisierung
• Zugewiesene Arbeitskräfte
• Aufgabenbeschreibung
• Fertigstellungstermin
• Arbeitsplatz
• Aufgabenanweisungen und Hinweise
• Prioritätsstufe
• Kostenschätzung
• Ausrüstungsinformationen
• Arbeitsauftragsstatus
• Anlagen
• Unterschrift und Genehmigung
• Folgeaktionen
• Arbeitsauftragsverlauf
• Plan für vorbeugende Wartung

Nachverfolgen von Arbeitsaufträgen und Arbeitsanfragen

(Oben)

Eine effektive Nachverfolgung ist für die Verbesserung der Anlagenzuverlässigkeit und -leistung von entscheidender Bedeutung.

Zu den wichtigsten zu überwachenden Kennzahlen gehören: 

Ausfallzeiten der Ausrüstung: Messen Sie die Gesamtzeit, in der Geräte aufgrund von Wartung, Reparaturen oder Störungen nicht betriebsbereit sind. Die Minimierung von Ausfallzeiten ist entscheidend für die Maximierung der Produktivität und die Minimierung von Verlusten.

Mittlere Zeit bis zum Ausfall (MTTF): Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeit zwischen Ausfällen eines bestimmten Assets. Sie hilft bei der Beurteilung der Asset-Zuverlässigkeit und der Identifizierung potenzieller Probleme, die behoben werden müssen.

Mittlere Reparaturzeit (MTTR): MTTR berechnet die durchschnittliche Zeit, die zur Reparatur einer Anlage nach einem Ausfall benötigt wird. Eine Reduzierung von MTTR verbessert die Anlagenverfügbarkeit und die allgemeine Betriebseffizienz.

Erstlösungsrate (FTFR): FTFR misst den Prozentsatz der Wartungsaufgaben, die beim ersten Versuch erfolgreich abgeschlossen wurden, ohne dass Nacharbeiten oder Folgebesuche erforderlich sind. Eine hohe FTFR weist auf effiziente und fachmännische Wartungsarbeiten hin.

Gerätezuverlässigkeitsindex (ERI): Der ERI ist eine zusammengesetzte Metrik, die Faktoren wie Geräteausfallzeiten, MTBF und MTTR berücksichtigt, um die allgemeine Zuverlässigkeit und Leistung der Geräte zu bewerten.

Mittlere Zeit zwischen Wartungen (MTBM): MTBM berechnet die durchschnittliche Zeit zwischen geplanten Wartungsaktivitäten. Eine längere MTBM deutet darauf hin, dass die Ausrüstung gut funktioniert und weniger häufig gewartet werden muss.

Prozentsatz der geplanten Wartung: Diese Kennzahl bestimmt den Anteil der Wartungsaktivitäten, die im Voraus geplant und terminiert werden. Ein höherer Prozentsatz geplanter Wartungen weist auf eine bessere Wartungsplanung und Ressourcenauslastung hin.

Auftragsrückstand: TDer Auftragsrückstand stellt die Gesamtzahl der ausstehenden Wartungsaufgaben dar. Wenn der Rückstand auf einem überschaubaren Niveau gehalten wird, wird sichergestellt, dass Wartungsanfragen umgehend und effizient bearbeitet werden.

Prozentsatz der reaktiven Wartung: Diese Metrik bewertet den Prozentsatz der reaktiven Wartungsaufgaben (d. h. ungeplant oder dringend).

Best Practices für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen

(Oben)

Ein effizientes Auftragsmanagement ist für den reibungslosen Betrieb jeder Organisation von entscheidender Bedeutung. Durch die Implementierung wirksamer Strategien können Wartungsprozesse optimiert, die Produktivität gesteigert und die Langlebigkeit wertvoller Anlagen sichergestellt werden.

Legen Sie klare Wartungsziele und KPIs fest: Legen Sie spezifische Wartungsziele und Leistungskennzahlen (KPIs) fest, um Arbeitsaufträge effektiv auszuwerten. Diese Kennzahlen definieren Ihre Wartungsstrategie und bestimmen die Leistung Ihres Teams.

Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Definieren Sie die Rollen in Ihrem Arbeitsauftragsprozess klar, um eine effiziente und genaue Aufgabenausführung zu gewährleisten. Dazu gehört die Definition, wer Arbeitsaufträge erstellen, zuweisen, priorisieren, abschließen und überprüfen kann, um Doppelarbeit und Missverständnisse zu vermeiden.

Implementieren Sie einen standardisierten Prozess: Um eine ordnungsgemäße Nutzung und genaue Ausführung von Arbeitsaufträgen zu gewährleisten, ist die Einrichtung eines standardisierten Prozesses erforderlich. Alle beteiligten Mitarbeiter müssen einheitliche Schritte befolgen, um Arbeitsanfragen einzureichen, Arbeitsaufträge zu erstellen, die erforderlichen Werkzeuge und Materialien zu beschaffen und Daten zu protokollieren. 

Arbeitsauftragsauslöser automatisieren: Wählen Sie die entsprechenden Auslöser, z. B. Störungen, zeitbasierte Ereignisse, nutzungsbasierte Kennzahlen oder zustandsbasierte Indikatoren, um Arbeitsaufträge zu automatisieren. Nutzen Sie ein CMMS, um die Planung auf der Grundlage dieser Auslöser zu automatisieren und Probleme proaktiv zu lösen.

Optimieren Sie das Arbeitsauftragsmanagement: Die effektive Verwaltung von Wartungsaufträgen lässt sich am besten mit einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) erreichen. Die Nutzung eines mobilen CMMS rationalisiert den Prozess, indem es eine schnelle Erstellung von Arbeitsaufträgen, die Zuweisung von Technikern und eine automatische Protokollierung nach Abschluss ermöglicht. Dieses System bietet einfachen Zugriff auf wichtige Daten, einschließlich Ausgaben und Fertigstellungszeit, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. 

Umfassende Details einschließen: Umfassende Arbeitsaufträge sollten wichtige Details enthalten, wie z. B. erforderliche Teile, erforderliche Fähigkeiten, Anzahl der beteiligten Mitarbeiter, Inspektionschecklisten, Diagramme und Sperren/Kennzeichnen (LOTO) Verfahren. Durch die Aufzeichnung aller relevanten Informationen wird sichergestellt, dass jede Wartungsaufgabe korrekt und effizient ausgeführt wird.

Checklisten anhängen: Die Einbeziehung Checklisten in das Arbeitsauftragsmanagement steigert die Effizienz erheblich. Durch das Anhängen von Checklisten an digitale Arbeitsaufträge werden Techniker an kritische Schritte erinnert, wodurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimiert und sowohl die Wartungsqualität als auch die Datengenauigkeit verbessert werden.

Implementieren Sie vorbeugende Wartung: Integrieren Sie vorbeugende Wartungsaufgaben in Ihren Arbeitsauftragsprozess, um potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und zu beheben, bevor sie eskalieren. Dies trägt dazu bei, Ausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer der Geräte zu verlängern.

Verfolgen Sie die Fertigstellungszeit von Arbeitsaufträgen: Überwachen Sie die Zeit, die zum Abschließen von Arbeitsaufträgen benötigt wird, und identifizieren Sie Bereiche, in denen die Effizienz verbessert werden kann. Diese Daten helfen bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung und verbessern die allgemeine Wartungsleistung.

Fördern Sie Zusammenarbeit und Kommunikation: Fördern Sie eine offene Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Wartungsteams und anderen Abteilungen. Eine effektive Kommunikation stellt sicher, dass jeder über den Fortschritt der Arbeitsaufträge und mögliche Hindernisse informiert ist.

Führen Sie regelmäßige Arbeitsauftragsprüfungen durch: Überprüfen und prüfen Sie Arbeitsaufträge regelmäßig, um deren Genauigkeit, Einhaltung der Verfahren und der Sicherheitsrichtlinien sicherzustellen. Prüfungen helfen dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten.

Nutzen Sie Datenanalysen: Nutzen Sie Datenanalysetools in Ihrem CMMS, um Erkenntnisse aus Arbeitsauftragsdaten zu gewinnen. Durch die Analyse von Trends und Mustern können Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, Wartungsstrategien optimieren und die Betriebseffizienz verbessern.

Bieten Sie Schulungen und Kompetenzentwicklung an: Investieren Sie in die Schulung und Weiterbildung von Wartungstechnikern, um deren Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern. Gut ausgebildetes Personal kann Arbeitsaufträge effektiver und effizienter ausführen.

Priorisieren Sie mit Bedacht: Die Priorisierung von Wartungsaufgaben ist von entscheidender Bedeutung. Arbeitsaufträgen für hochkritische Anlagen und zeitkritische Aufgaben sowie solchen, die Sicherheitsrisiken berücksichtigen, sollten höhere Prioritäten zugewiesen werden. Die Priorisierung erleichtert die Entscheidungsfindung bei der Auswahl der an einem bestimmten Arbeitstag auszuführenden Arbeitsaufträge und optimiert so die Aufgabenzuweisung und die allgemeine Wartungseffizienz.

Priorisierung und Organisation von Arbeitsaufträgen

(Oben)

Eine effiziente Organisation der Arbeitsaufträge kann durch ein CMMS oder Arbeitsauftragsmanagementsystem erreicht werden, das eine nahtlose Sortierung der Aufträge nach Priorität, Zeit, Techniker, Anlagegut und anderen relevanten Daten ermöglicht.

Die Priorisierung von Arbeitsaufträgen erfordert eine sorgfältige Bewertung verschiedener Faktoren, darunter:

Kritisch: Bestimmen Sie die Bedeutung von Anlagen für Ihre Betriebsabläufe und bewerten Sie die potenziellen Störungen, die durch die Verzögerung von Wartungsarbeiten entstehen.

Risiken: Wägen Sie die Kritikalität mit der Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Problemen ab und berücksichtigen Sie Sicherheitsrisiken oder potenzielle Zusatzkosten, die mit der Verschiebung bestimmter Aufgaben verbunden sind.

Verfügbare Ressourcen: Sicherstellen, dass ausreichend Zeit, Personal und Material zur Verfügung stehen, um den Arbeitsauftrag umgehend zu bearbeiten. Wenn in einem dieser Bereiche Engpässe auftreten, muss die Priorisierung möglicherweise entsprechend angepasst werden.

Kostenüberlegungen: Bewertung der Kosteneffizienz von Reparaturen oder Ersatz für bestimmte Vermögenswerte. Wenn die Reparaturkosten den Wert des Vermögenswerts oder die aktuellen Budgetbeschränkungen übersteigen, werden möglicherweise alternative Lösungen priorisiert.

Durch die Synthese von Kritikalität, Risiken, Ressourcen und Kostenfaktoren können Sie Arbeitsaufträgen entsprechende Prioritätsstufen zuweisen, die Aufgabenausführung optimieren und die allgemeine Wartungseffizienz verbessern.

Grundlegendes zur Auftragsverwaltungssoftware

(Oben)

Die Auftragsverwaltungssoftware dient als optimierte Version eines computergestützten Wartungsmanagementsystems (CMMS) und konzentriert sich speziell auf die Anfangsphasen von Wartungs- und Reparaturprozessen.

Diese Software wurde als Reaktion auf den Bedarf an effizientem Facility Management entwickelt und bietet eine schnellere Alternative zur manuellen Papierarbeit bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen. Im Laufe der Zeit wurden diese Systeme immer automatisierter und benutzerfreundlicher.

Heutzutage ist Auftragsmanagement-Software in der Fertigungsindustrie unverzichtbar geworden, da sie eine zentrale Plattform zur Organisation und Verwaltung zahlreicher täglicher Wartungsanfragen bietet. Von der Kategorisierung und Planung von Gerätewartungsaufgaben bis hin zur Erfassung von Arbeitsaufträgen und Stücklisten optimiert diese Software die Auftragsprozesse.

Selbst kostenlose Versionen von Auftragsverwaltungssoftware eliminieren die bisherigen Herausforderungen der Papierarbeit und bieten eine deutliche Erleichterung bei der Verfolgung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Damit werden sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für optimierte Wartungsabläufe.

Die Vorteile digitalisierter Arbeitsaufträge

(Oben)

Traditionell sind manuell erstellte Arbeitsaufträge ein fester Bestandteil der Wartungsbranche. Die Verwendung papierbasierter Systeme bringt jedoch Einschränkungen mit sich, die die langfristige Effizienz und Kosteneffizienz beeinträchtigen. Kommunikationsverzögerungen, Kosten für die Dateneingabe und Umweltbedenken machen Papieraufträge in der heutigen schnelllebigen Wartungslandschaft unpraktisch.

Digitale Lösungen nutzen

Um die Herausforderungen manueller Arbeitsaufträge zu bewältigen, greifen Unternehmen auf Computerized Maintenance Management Systems (CMMS)-Software zurück, wie eWorkOrders. Diese fortschrittlichen Plattformen bieten cloudbasierte Online-Arbeitsauftragssoftware, die Wartungsvorgänge revolutioniert und redundante Telefonanrufe, Haftnotizen und verlorene Unterlagen überflüssig macht. Durch die Zentralisierung und Rationalisierung des Arbeitsauftragsprozesses profitieren Wartungsteams von mehr Übersicht und gesteigerter Produktivität.

Hauptvorteile digitalisierter Arbeitsaufträge

(Oben)

Echtzeit-Zugänglichkeit: Mit digitalen Arbeitsaufträgen haben Techniker bei Bedarf direkt Zugriff auf wichtige Informationen, was schnellere Reaktionszeiten und eine schnellere Aufgabenausführung ermöglicht.

Optimierte Kommunikation: Digitalisierte Arbeitsaufträge erleichtern die reibungslose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und machen umständliche Telefonanrufe oder die Suche nach verlegtem Papierkram überflüssig.

Verbesserte Datengenauigkeit: Durch digitale Arbeitsaufträge wird die Wahrscheinlichkeit manueller Dateneingabefehler erheblich verringert und es werden präzise und zuverlässige Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung sichergestellt.

Effiziente Aufgabenplanung: Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen halten Techniker über anstehende Aufgaben auf dem Laufenden und ermöglichen so eine proaktive Planung und rechtzeitige Erledigung.

Umfassende Berichterstattung: CMMS-Plattformen generieren detaillierte Berichte zum Arbeitsauftragsverlauf, zur Geräteleistung und zu Wartungstrends und liefern wertvolle Erkenntnisse für kontinuierliche Verbesserungen.

Geringerer Arbeits- und Planungsaufwand: Zugängliche Daten vereinfachen Planungsprozesse. Wenn alle Informationen im CMMS erfasst sind, können Wartungsplaner aus übermittelten Anfragen schnell Arbeitsaufträge erstellen, einschließlich Qualifikationsanforderungen, Ausrüstungsbedarf, Checklisten und Aufgaben. Mobile Plattformen beschleunigen diese Aufgaben zusätzlich, was zu einer effizienteren Nutzung von Arbeitskräften und Planungsressourcen führt.

Erleichterung der Optimierung der vorbeugenden Wartung (PMO): Digitale Arbeitsauftragsdaten unterstützen proaktive Wartungsstrategien. Wichtige Kennzahlen sind leicht zugänglich und ermöglichen schnelle Entscheidungen hinsichtlich der Häufigkeit vorbeugender Aufgaben, spezifischer Anforderungen und anderer wichtiger Aspekte der Wartungsplanung.

Kostenoptimierung: Durch die Minimierung des Papierverbrauchs und die Optimierung der Prozesse tragen digitalisierte Arbeitsaufträge zur Kosteneinsparung bei und unterstützen umweltfreundliche Praktiken.

Ein branchenübergreifendes Asset-Management-Tool

(Oben)

Die Software zur Arbeitsauftragsverwaltung dient als vielseitiges Werkzeug zur Anlagenverwaltung, das den vielfältigen Anforderungen verschiedener Branchen gerecht wird, Wartungsprozesse rationalisiert und die Betriebseffizienz auf ganzer Linie verbessert.

Fertigung: Im Fertigungssektor spielt die Auftragsverwaltungssoftware eine zentrale Rolle bei Wartungsvorgängen. Wartungstechniker erhalten Arbeitsaufträge, um Gerätereparaturen durchzuführen und vorbeugende Wartungsaufgaben zu übernehmen. Diese Arbeitsaufträge können manuell generiert werden, wenn Geräte repariert werden müssen, oder automatisch auf planmäßiger Basis für vorbeugende Wartungstätigkeiten. Die Software ermöglicht eine nahtlose Dokumentation, Inspektionschecklisten und Protokolle für die Aktionen und Beobachtungen der Techniker.

Facility Management: Im weiteren Bereich des Facility Managements dient die Auftragsverwaltungssoftware als zentrale Anlaufstelle für die Bearbeitung von Wartungs-, Reparatur- und Serviceanfragen in verschiedenen Branchen. Facility-Teams können Ressourcen effizient zuweisen, den Arbeitsfortschritt verfolgen und eine gut gepflegte und funktionale Umgebung für die Nutzer sicherstellen.

Gastgewerbe: Die Hotellerie verlässt sich bei der Verwaltung von Gebäudewartung und Serviceanfragen auf Auftragsmanagement-Software. Hotels und Resorts nutzen die Software, um umgehend auf Beschwerden von Gästen zu reagieren, Zimmerreparaturen zu planen und Reinigungsaufgaben zu koordinieren. Durch die effiziente Verwaltung von Aufträgen steigert die Hotellerie die Zufriedenheit der Gäste und sorgt für einen reibungslosen Betrieb.

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen unterstützt Auftragsmanagement-Software die Wartung wichtiger medizinischer Geräte und der Gebäudeinfrastruktur. Wartungsteams erhalten Aufträge zur Durchführung von Reparaturen, vorbeugender Wartung und Sicherheitsinspektionen. Die Software sorgt für zeitnahe Reaktionen auf Probleme, minimiert Geräteausfallzeiten und sorgt für eine sichere Umgebung für Patienten und Personal.

Pharmazeutisch: Die Pharmaindustrie nutzt Auftragsmanagementsoftware, um eine Vielzahl von Wartungsaufgaben, Compliance-Anforderungen und Gerätekalibrierungsprozessen zu verwalten. Zu den Arbeitsaufträgen in diesem Sektor gehört nicht nur die Reparatur von Fertigungsanlagen, sondern auch die Sicherstellung, dass die Anlagen strenge gesetzliche Standards erfüllen. Die Software unterstützt bei der Verfolgung von Wartungsaktivitäten, der Überwachung kritischer Geräte und der Dokumentation von Wartungsverfahren, um Branchenvorschriften einzuhalten und Produktqualität und -sicherheit aufrechtzuerhalten.

Ausbildung: Bildungseinrichtungen nutzen Software zur Auftragsverwaltung, um die Wartung und Instandhaltung von Einrichtungen zu verwalten. Von der Reparatur von Unterrichtsgeräten bis zur Instandhaltung des Campusgeländes helfen Arbeitsaufträge dabei, Ressourcen effizient zuzuweisen und eine förderliche Lernumgebung für Studenten und Mitarbeiter zu gewährleisten.

Einzelhandel: Einzelhandelsunternehmen nutzen Auftragsverwaltungssoftware, um Wartungs- und Reparaturaufträge in ihren Filialen abzuwickeln. Ob es um die Reparatur defekter Registrierkassen, die Behebung von Problemen mit der Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik oder die Verwaltung von Ladenrenovierungen geht – die Software hilft dabei, Wartungsaufgaben zu rationalisieren und einen unterbrechungsfreien Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

Transport: Die Transportbranche nutzt Auftragsmanagement-Software zur Wartung und Reparatur von Fahrzeugen, Ausrüstung und Infrastruktur. Ob Routineinspektionen, planmäßige Wartung oder Behebung von Pannen – die Software hilft bei der Optimierung von Wartungsabläufen und der Verbesserung der Gesamtleistung der Flotte.

Gehäuse: Auftragsverwaltungssoftware wird in der Wohnungswirtschaft häufig eingesetzt, um Wartungs- und Reparaturaufträge zu rationalisieren. Mieter und Mitarbeiter können problemlos Arbeitsaufträge erstellen, um den Bedarf an bestimmten Aufgaben zu melden, von einfachen Aufgaben wie dem Reinigen einer Toilette bis hin zu komplexen Aufgaben wie dem Bau neuer Wände. Die Software unterstützt die effiziente Planung von Arbeiten mit den entsprechenden Parteien wie Klempnern, Wartungspersonal und Schädlingsbekämpfungsunternehmen.

Auftragnehmer: Auftragnehmer nutzen Auftragsverwaltungssoftware, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren. Kunden können Aufträge erteilen, um Produkte oder Dienstleistungen anzufordern, wobei Preise, erforderliche Materialien, Zeitpläne und Service-Standorte aufgeführt werden. Der Auftragnehmer führt dann den Auftrag aus und sendet ihn an den Kunden zurück, wobei er sowohl als Arbeits- und Materialprotokoll als auch als Kundenrechnung dient.

Andere Ressourcen

(Oben)

Glossar mit Begriffen und Definitionen zur Wartung

CMMS-Artikel und -Verzeichnisse

Prüflisten

Was Kunden sagen

(Oben)

Kundenreferenzen – Lesen Sie mehr

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

(Oben)

Frage: Was ist ein Arbeitsauftrag?

Antworten: Ein Arbeitsauftrag ist eine formelle Aufforderung zur Durchführung von Wartungs-, Reparatur- oder Betriebsarbeiten. 

Frage: Wer genehmigt Arbeitsaufträge?

Antworten: Arbeitsaufträge werden normalerweise von der Geschäftsleitung oder Wartungsplanern geprüft und genehmigt. 

Frage: Welche Informationen sollten in einem Arbeitsauftrag enthalten sein?

Antworten: Ein Arbeitsauftrag sollte Details wie die Aufgabenbeschreibung, das Fertigstellungsdatum, das zugewiesene Personal, den Standort und die Voraussetzungen enthalten.

Frage: Wie kann ich den Status meines Arbeitsauftrags verfolgen?

Antworten: Sie können den Status Ihres Arbeitsauftrags über die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware verfolgen oder sich direkt an das Wartungsteam wenden.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitsauftrag und einer Serviceanfrage?

Antworten: Ein Arbeitsauftrag ist eine autorisierte Wartungsaufgabe, die dem Wartungsteam zur Ausführung zugewiesen wird, während eine Serviceanfrage eine nicht autorisierte Anfrage nach Wartungsunterstützung ist, die von Nicht-Wartungsmitarbeitern oder Kunden gestellt wird.