Die Verwaltung von Wartungsaufgaben ohne ein geeignetes System kann zu Verzögerungen bei dringenden Reparaturen oder vergessenen Routineprüfungen führen. Ehe Sie sich versehen, stehen Sie vor Ausfällen und frustrierten Teams. Hier kommen Arbeitsaufträge ins Spiel.
Arbeitsaufträge bringen Ordnung und Organisation in Unternehmen, indem sie Teams dabei helfen, auf Kurs zu bleiben, Zeit zu sparen, unerwartete Geräteausfälle zu verhindern und die Produktivität allgemein zu steigern.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen alles im Detail. Wir erklären, was ein Arbeitsauftrag ist, welche Arten es gibt und welche wesentlichen Details jeder Arbeitsauftrag enthalten sollte.
Was ist ein Arbeitsauftrag?
A Arbeitsauftrag ist eine formelle Anfrage, die Ihnen mitteilt, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Sie betrifft hauptsächlich Wartungs- und Reparaturarbeiten. Sie beschreibt das Problem, die verantwortliche Person und die Vorgehensweise. Ein ordnungsgemäßer Arbeitsauftrag enthält außerdem die benötigten Werkzeuge, eine Frist und die Dringlichkeit des Auftrags.
Nehmen wir beispielsweise an, in Ihrem Unternehmen gibt es ein Leck in der Leitung. Ein Arbeitsauftrag würde angeben, wo sich das Leck befindet, welche Werkzeuge zur Reparatur benötigt werden und welcher Klempner damit beauftragt ist. Dieser Artikel erklärt, wie Sie perfekte Arbeitsaufträge die eine schnellere Lösung ermöglichen und die Berichtsgenauigkeit verbessern.
Ein Arbeitsauftrag erteilt, genau wie eine Durchführungsverordnung, die Genehmigung zum Handeln.
Arbeitsauftrag vs. Arbeitsanforderung
Eine Arbeitsanfrage ist die erste Handlungsaufforderung. Sie informiert das Team über ein Problem oder einen Wartungsbedarf. Sie machen sie im Grunde auf ein Problem aufmerksam, das Aufmerksamkeit erfordert. Ein Arbeitsauftrag hingegen folgt nach der Genehmigung der Anfrage. Er ist ein detaillierter Aktionsplan.
Einfach ausgedrückt: Eine Arbeitsanforderung startet den Prozess, während ein Arbeitsauftrag dafür sorgt, dass Dinge erledigt werden.
Arten von Arbeitsaufträgen
Je nach Aufgabe, Dringlichkeit und Arbeitsziel gibt es unterschiedliche Arten von Arbeitsaufträgen.
1. Allgemeine Arbeitsanweisungen
Dieser Typ umfasst grundlegende Aufgaben wie Reinigen, Streichen, Auswechseln von Glühbirnen und Installieren neuer Geräte. Ein allgemeiner Arbeitsauftrag ist für allgemeine, grundlegende Aufgaben oder solche gedacht, die keiner speziellen Kategorie bedürfen.
2. Arbeitsauftrag zur vorbeugenden Wartung
Ein vorbeugender Wartungsauftrag dient der Planung routinemäßiger Wartungsarbeiten an Anlagen und Geräten. Er trägt dazu bei, deren Lebensdauer zu verlängern und sie in gutem Zustand zu halten. Dadurch werden unerwartete Ausfälle und größere Reparaturen reduziert und langfristige Kosten gespart.
3. Arbeitsauftrag für die korrektive Instandhaltung
Dieser Arbeitsauftrag wird erteilt, um Reparaturen nach der Erkennung eines Fehlers zu erleichtern, unabhängig davon, ob es sich um einen Geräteausfall, eine Systemstörung oder bei Inspektionen oder im täglichen Betrieb festgestellte Anlagenprobleme handelt.
4. Notfall-Arbeitsauftrag
Wie der Name schon sagt, priorisieren Notfallaufträge dringende Probleme, die die Sicherheit gefährden oder den Betrieb beeinträchtigen könnten. Beispiele hierfür sind Stromausfälle, Gaslecks oder Ausfälle kritischer Geräte. Sie tragen dazu bei, Risiken und Ausfallzeiten zu minimieren.
5. Inspektionsauftrag
Betrachten Sie diesen Arbeitsauftrag als regelmäßige Überprüfung Ihrer Ausrüstung. Er wird erteilt, wenn Sie den Zustand von Geräten, Systemen oder Anlagen beurteilen müssen. Es geht darum, kleine Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen werden, wie z. B. verschlissene Teile zu erkennen, bevor sie ausfallen.
Je nachdem, was die Inspektion ergibt, können Folgemaßnahmen ausgelöst werden, beispielsweise die Planung vorbeugender Wartungsarbeiten oder die Kennzeichnung dringender Reparaturen.
6. Sicherheitsarbeitsauftrag
Ein Sicherheitsauftrag dient dem Schutz der Teams vor Gefahren am Arbeitsplatz. Beispiele hierfür sind der Austausch rutschiger Böden, die Reparatur freiliegender Stromkabel, die Reparatur defekter Steckdosen oder der Austausch von Maschinenschutzvorrichtungen. Er trägt dazu bei, Unfälle zu vermeiden und schützt die Teams vor Verletzungen.
7. Elektrischer Arbeitsauftrag
Ein Elektro-Arbeitsauftrag wird speziell für Aufgaben im Zusammenhang mit elektrischen Systemen erteilt, wie etwa die Neuverkabelung, die Reparatur eines fehlerhaften Stromkreises oder der Austausch fehlerhafter Schalttafeln.
8. Kundenspezifischer/spezialisierter Arbeitsauftrag
Ein benutzerdefinierter oder spezialisierter Arbeitsauftrag wird entwickelt, um einzigartige Aufgaben oder branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen, wie etwa die Wartung von IT-Servern oder die Einrichtung eines temporären Arbeitsbereichs.
Was sollte ein Arbeitsauftrag enthalten?
Folgendes sollte ein Arbeitsauftrag enthalten:
| Stellendetails und Beschreibung | Dieser Abschnitt enthält klare Auftragsdetails, einschließlich des Standorts und aller anderen relevanten Informationen. Beispiel: „Aufzugstürsensor im Nordflügel reparieren.“ |
| Zugewiesenes Personal | Wer erledigt die Arbeit? Das kann Ihr Hausmeister oder ein Auftragnehmer sein. Name und Kontaktdaten müssen angegeben werden. So wissen Sie bei Aktualisierungen, an wen Sie sich wenden müssen. |
| Zeitplan und Priorität | Manche Aufgaben sind dringend, andere nicht. Arbeitsaufträge sollten eine klare Frist haben, damit jeder weiß, wann Aufgaben fällig sind. Außerdem sollte eine Prioritätskennzeichnung enthalten sein, die angibt, ob eine Aufgabe eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat. |
| Benötigte Materialien und Werkzeuge | Ein Arbeitsauftrag gibt die Werkzeuge, Geräte und Ersatzteile an, die zur Ausführung einer Aufgabe benötigt werden. Er ist in der Planungsphase nützlich und hilft, Verzögerungen aufgrund fehlender Lieferungen zu vermeiden. |
| Sicherheitsverfahren (falls vorhanden) | Sicherheitsprotokolle sollten klar definiert sein, um die Sicherheit aller Beteiligten am Arbeitsplatz zu gewährleisten und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Dazu können beispielsweise Gefahrenhinweise, PSA-Anforderungen oder Regeln für den Zugang zum Gelände gehören. |
| Genehmigungs- und Abzeichnungsfelder | Aus Gründen der Rechenschaftspflicht sollte ein Arbeitsauftrag die Genehmigung eines Vorgesetzten und die Notizen des Technikers enthalten, um zu bestätigen, dass die Arbeit zufriedenstellend erledigt wurde. |
Der Arbeitsauftragsprozess
Arbeitsaufträge durchlaufen normalerweise den folgenden sechsstufigen Prozess:
Schritt 1: Identifizieren Sie die Aufgabe
Jede Wartungsaufgabe beginnt, wenn ein Teammitglied ein Problem erkennt, das behoben werden muss. Dies kann ein Mitarbeiter sein, der eine Störung bemerkt, oder ein Sensor, der einen Alarm auslöst. Manchmal ist es auch nur eine Wartungserinnerung, die im System angezeigt wird.
Schritt 2: Senden oder erstellen Sie die Anfrage
Sobald ein Problem erkannt wurde, muss es dokumentiert werden. Manche Unternehmen nutzen zwar noch Tabellenkalkulationen oder Papierformulare, doch diese Methoden können langsam und unübersichtlich sein. Ein effizienter Ansatz ist die Nutzung eines Auftragsmanagementsystems, in dem Teams mit wenigen Klicks schnell eine Anfrage mit allen erforderlichen Informationen eingeben können.
Schritt 3: Priorisieren und planen
Nach der Erfassung der Anfrage ermittelt das Team die Dringlichkeit. Sicherheitsprobleme oder kritische Geräteausfälle sind zeitkritisch und sollten priorisiert werden. Die übrigen Aufgaben werden nach Priorität, verfügbaren Ressourcen und Arbeitsbelastung geplant.
Schritt 4: Zuweisen und Ausführen der Aufgabe
Die Aufgaben werden dann dem gewünschten Techniker zugewiesen. Dieser erhält alle relevanten Details, einschließlich der zu reparierenden Teile, des Standorts, der benötigten Werkzeuge, der Frist und aller weiteren spezifischen Anweisungen.
Schritt 5: Überprüfen und schließen Sie die Bestellung
Nach Abschluss einer Aufgabe wird überprüft, ob der Techniker sie zufriedenstellend erledigt hat. Wenn alles gut gelaufen ist, fügt der Techniker oder Vorgesetzte letzte Anmerkungen hinzu und schließt den Arbeitsauftrag ab. Sollte immer noch etwas nicht stimmen, kann der Arbeitsauftrag aktualisiert oder erneut geöffnet werden.
Schritt 6: Analysieren und dokumentieren Sie die Ergebnisse
Sobald ein Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wird er zu einer wertvollen Informationsquelle. Er zeigt, was repariert wurde, wie lange es gedauert hat, welche Ersatzteile verwendet wurden und ob das gleiche Problem immer wieder auftritt. Durch die Analyse dieser Details können Teams Muster erkennen, ihre Leistung verfolgen und wichtige zukünftige Entscheidungen treffen.
Vorteile der Verwendung von Arbeitsauftragssoftware
Der Umstieg von veralteten Methoden wie Papier auf Auftragssoftware macht einen großen Unterschied. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Wichtige Informationen wie Arbeitsaufträge, Zeitpläne und Wartungsverlauf werden auf einer zentralen Plattform gespeichert.
- Kein manueller Papierkram mehr. Der Genehmigungsprozess ist schnell und zuverlässig.
- Die Teamzusammenarbeit verbessert die Kommunikation zwischen Teams.
- Vorgesetzte erhalten über ein einziges Dashboard einen klaren Überblick über den Arbeitsfortschritt, Verzögerungen und bereits erledigte Aufgaben in Echtzeit.
- Sie können Arbeits- und Materialkosten verfolgen, was die Budgetierung und Planung erheblich vereinfacht.
- Es sorgt für einen reibungsloseren Prüfprozess, da jeder Auftrag protokolliert, organisiert und zur Einhaltung der Vorschriften bereit ist.
- Sie können sofort Berichte erstellen, um die Leistung zu verfolgen, wiederkehrende Trends zu erkennen und bessere Entscheidungen zu treffen.
Wie eWorkOrders Macht die Auftragsverwaltung mühelos
eWorkOrders Es geht nicht nur um die einfache Aufgabenverfolgung. Es ist eine umfassende 360-Grad-Lösung für das Wartungsmanagement, die die Art und Weise verändert, wie Teams Arbeit, Projekte, Anlagen und Kommunikation verwalten. Das macht unsere Services zu einem bahnbrechenden Service:
- Mobile Erreichbarkeit: Erstellen, aktualisieren und verwalten Sie Arbeitsaufträge von überall aus, direkt von Ihrem Mobilgerät oder Tablet.
- Detaillierte Arbeitsauftragsdetails: Fügen Sie Diagramme, Fotos, Dateien, Schemata, Notizen und Handbücher bei, damit die Techniker alles haben, was sie zur Erledigung der Arbeit benötigen.
- Anpassbare Vorlagen: Erstellen Sie Arbeitsaufträge in nur wenigen Sekunden. Mit eWorkOrders Mit den Arbeitsauftragsvorlagen müssen Sie nicht bei Null anfangen.
- Bewahren Sie alle relevanten Unterlagen auf: Laden Sie Rechnungen, Angebote, Teilenummern und andere wichtige Unterlagen direkt in jeden Arbeitsauftrag hoch.
- Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern: Arbeiten Sie mit Teammitgliedern zusammen und halten Sie alle auf dem Laufenden, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Bestandsverwaltung: Wissen Sie genau, welche Teile auf Lager sind, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Erleichtert die Budgetierung und Planung: Verfolgt Ausfallzeiten, Arbeitsstunden und Materialien, um Budgets zu planen und übermäßige Ausgaben zu vermeiden.
- Berichte und KPIs: Das System generiert automatisch Berichte mit wichtigen Kennzahlen und hilft Ihnen, die Effizienz zu verfolgen, Muster zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Wenn Sie die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen bequem und zeitsparend gestalten möchten, müssen Sie eWorkOrders einen Versuch. Achten Sie darauf Planen Sie eine kostenlose Demo. Die Bearbeitung von wartungsbezogenen Beschwerden ist einfacher mit zentralisierten Reklamationsverfolgung im CMMS. Für eine reibungslosere Implementierung sehen Sie sich diese an 10 praktische Tipps für den CMMS-Erfolg.
Abschließende Gedanken
Ein Arbeitsauftragssystem sorgt dafür, dass Wartungsaufgaben im Zeitplan bleiben. Schluss mit Rätselraten oder Verzögerungen. Mit den richtigen Werkzeugen, wie zum Beispiel eWorkOrders, Sie beheben nicht nur Probleme, sondern sparen auch Zeit, senken Kosten und sorgen dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt.
FAQ
Was ist ein Beispiel für einen Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag kann so einfach sein wie die Aufforderung an den Techniker, die HVAC-Filter im Gebäude zu überprüfen und auszutauschen. Er muss den zugewiesenen Techniker, die erforderlichen Werkzeuge (Filter, Leitern) und Sicherheitsmaßnahmen (Ausschalten der Stromversorgung in der ersten Einheit) angeben.
Was ist der Unterschied zwischen einer PO und einem Arbeitsauftrag?
Eine Bestellung (PO) ist die Anfrage eines Käufers nach Waren oder Dienstleistungen. Ein Arbeitsauftrag hingegen enthält detaillierte Angaben zur Wartungsaufgabe, den benötigten Ressourcen, den Technikerdaten und mehr.
Was sind die 5 Hauptfunktionen eines Arbeitsauftrags?
Die fünf Hauptfunktionen eines Arbeitsauftrags bestehen darin, die Aufgabe zu identifizieren und zu beschreiben, die Aufgabe dem richtigen Personal zuzuweisen, Ressourcen zuzuweisen, den Arbeitsfortschritt zu planen und zu verfolgen sowie den Zeitpunkt der Fertigstellung der Arbeit aufzuzeichnen und Feedback zu geben.
Wie wird ein Arbeitsauftrag noch genannt?
Ein Arbeitsauftrag wird auch als Wartungsauftrag, Arbeitsauftrag oder Serviceauftrag bezeichnet.
