Wie CMMS Inspektionen und Audits zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht

Inspektionen sind ein sehr wichtiger Teil Ihres Geschäfts. Die Gewährleistung der Sicherheit und des Schutzes Ihrer Mitarbeiter sowie die Einhaltung von Compliance-Standards kann frustrierend und komplex sein. Der Versuch, alles für EPA-Audits (Safe Quality Food, SQF), OSHA- und andere Inspektionen zu organisieren und vorzubereiten, bedeutet viel Arbeit und viel Zeitaufwand für die Vorbereitung. 

Angesichts der zunehmenden Vorschriften, Sicherheitsmaßnahmen usw. sind Audits und Inspektionen nicht mehr das Gleiche wie früher. Es ist nicht mehr effizient, einen Mitarbeiter mit einer Kalkulationstabelle durch die Abteilung gehen zu lassen, um nach Anzeichen von Problemen zu suchen. Um Prozesse zu verwalten und alles organisiert und unter Kontrolle zu halten, sind mehr als eine Kalkulationstabelle, Bleistift und Papier erforderlich.

Alles in einem zentralen System zu speichern und zugänglich zu haben, hat viele Vorteile und macht die Vorbereitung auf Inspektionen und Audits viel einfacher und weniger anspruchsvoll. Ein Computer-Wartungsmanagementsystem (CMMS) kann Ihnen helfen, auditbezogene Dokumente einfach in einem zentralen System zu organisieren, zu speichern und schnell darauf zuzugreifen und sofort detaillierte Berichte zu erstellen, um nachzuweisen, dass Sie die Inspektions- und Auditanforderungen erfüllen. All dies kann von einem Computer, Smartphone oder Mobilgerät aus erledigt werden. Und jeder im Team kann dies tun, niemand muss ein Experte sein. So einfach ist es.

Was CMMS leisten kann

Jede Branche hat ihre eigenen spezifischen Richtlinien, Vorschriften und Compliance-Standards, die eingehalten werden müssen. Entscheidend ist, vorbereitet zu sein und diese Anforderungen so schnell wie möglich erfüllen zu können.

Ein CMMS kann:

• Speichern und verwalten Sie sämtliche Informationen zu Vermögenswerten und Geräten, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und Ihre Effizienz bei der Datensatzverwaltung unter Beweis zu stellen.
• Mit CMMS können Sie sich jetzt schneller auf Audits und Inspektionen vorbereiten. Durch den sofortigen Abruf von Berichten und den Zugriff auf Aufzeichnungen müssen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen in einem Aktenschrank verbringen.
• CMMS erstellt eine Dokumentenspur vom Kauf bis zur Außerdienststellung.
• Durch die Standardisierung von Prozessen werden Fehler reduziert und die Effizienz erhöht.
• Durch die Verwendung eines CMMS können Unternehmen die Vorschriften einhalten und hohe Bußgelder vermeiden.
• Durch den sofortigen Zugriff auf Echtzeitinformationen werden Audits und Inspektionen schneller abgeschlossen.

CMMS bereitet Sie auf Audits und Inspektionen vor

CMMS-Software bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie sich problemlos auf Audits und Inspektionen vorbereiten können. Im Folgenden sind einige Vorteile der Verwendung von CMMS-Software aufgeführt, die Sie bei der Vorbereitung auf Compliance-Audits und -Inspektionen unterstützen können.

Standardisierung von Prozessen und Verfahren

Durch die Einführung standardisierter Prozesse und Verfahren wird sichergestellt, dass die Aufgaben zu Ihrer Zufriedenheit termingerecht erledigt werden.

Buchungskontrolle  

Indem Sie alle Ihre Informationen in einem CMMS speichern, verfügen Sie immer über einen Prüfpfad, der automatisch alle Änderungen an Arbeitsaufträgen protokolliert, einschließlich der Angaben dazu, welche spezifischen Änderungen vorgenommen wurden, welche Teile ausgetauscht wurden, wer sie vorgenommen hat und wann. Alle Ihre Informationen werden in einem zentralen System gespeichert, das Ihnen die notwendige Dokumentation zur Verfügung stellt, um detaillierte Berichte zu erstellen und so Audit- und Inspektionsanforderungen zu erfüllen.

Digitale Signaturen

Das US-amerikanische Food & Drug-Leitfadendokument FDA Titel 21 CFR Teil 11 gibt der Pharma-, Medizin- und Lebensmittel- und Getränkeindustrie Hinweise zur Verwendung digitaler Signaturen. CMMS kann Ihnen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften durch digitale Signaturen auf Arbeitsaufträgen nachzuweisen, um zu zeigen, dass Sie alle ordnungsgemäßen Prozesse und Verfahren befolgt haben. CMMS bietet Ihnen die Möglichkeit, digitale Signaturberechtigungen für Arbeitsauftragsprozesse und -abschlüsse festzulegen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen eingehalten werden. Durch die Möglichkeit, Arbeitsaufträge während des gesamten Prozesses zu dokumentieren und die Aufgaben vom autorisierten Mitarbeiter digital überprüfen zu lassen, erhalten Sie bei Audits und Inspektionen eine detaillierte Dokumentation der Einhaltung von Vorschriften. 

Reporting

CMMS-Software enthält normalerweise integrierte Berichte, die die aktuellsten Informationen zu Ihrer Ausrüstung, Ihren Wartungsaktivitäten (Arbeitsaufträgen) und Ihrem Personal anzeigen. Bei den meisten CMMS-Programmen können Sie die Berichte an Ihre speziellen Anforderungen für Compliance-Audits oder Inspektionen anpassen.

Die anpassbaren Dashboards geben Ihnen die Möglichkeit, die Leistung Ihrer Wartungsorganisation zu ermitteln. Passen Sie das Dashboard an die Anforderungen Ihrer Organisation an und zeigen Sie die Dokumentation zur Einhaltung gesetzlicher Auditvorschriften direkt von Ihrem Startbildschirm aus an.

Vorbeugende Wartungsaufgaben

Um sicherzustellen, dass die richtigen Prozesse und Verfahren eingehalten werden, können Sie Folgendes erstellen: vorbeugende Wartung (PM) Checklisten innerhalb der CMMS-Software, um sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich und gemäß den Vorgaben Ihres Unternehmens erledigt werden. Einige dieser Aufgaben können Informationen enthalten, die die Standardaufgaben oder zusätzliche Verfahren für verschiedene Jobs angeben. Durch das Hinzufügen von Checklisten zu Arbeitsaufträgen wird sichergestellt, dass die Verfahren jedes Mal befolgt werden.

Mitarbeiter-Audits

Auch die Überwachung und Nachverfolgung von Mitarbeiterinformationen für Audits zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist wichtig. Mit einem CMMS können Sie individuelle Mitarbeiterschulungen und -zertifizierungen speichern, die bei Bedarf schnell gefunden werden können. Eine CMMS-Software gibt Ihnen die Möglichkeit, genauere Gesundheits- und Sicherheitsinformationen für Ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu verwalten.

Sicherheit

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