Die Auswahl eines Wartungsmanagementsystems für Ihr Unternehmen kann überwältigend sein. Egal, ob Sie bei Null anfangen oder ein vorhandenes System aktualisieren möchten, dies ist eine große Aufgabe und Sie möchten sicherstellen, dass Sie die richtige Entscheidung treffen. Sie müssen die richtige Lösung auswählen, die Ihren Geschäftszielen entspricht und skalierbar ist, um mit Ihren Geschäftsanforderungen zu wachsen.
Sie möchten diese Entscheidung nur einmal treffen, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben im Voraus machen. Dies spart Ihnen viel Zeit, Geld und Ärger und stellt sicher, dass Sie ein System haben, das Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Erwartungen entspricht.
Was ist Wartungsmanagement-Software?
Wartungsmanagement-Software wie eine computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) is Software, die Wartungsinformationen zentralisiert und die Prozesse von Wartungsvorgängen vereinfacht. CMMS organisiert und unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Wartungsaktivitäten, um letztendlich die Anlagenproduktivität zu steigern, Kosten zu senken und Prozesse zu optimieren. Obwohl verlockend, kostenlose CMMS-Software mangelt es oft an Skalierbarkeit und Support.
Die folgenden Tipps dienen als Leitfaden und unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen CMMS-Software, die Ihrem aktuellen und erwarteten zukünftigen Wachstum gerecht wird.
Hinweis: Nicht alle Anbieter bieten die gleichen Pakete oder Funktionen an. Daher ist es wichtig, Ihre Anforderungen zu besprechen, um sicherzustellen, dass der Anbieter Ihren Anforderungen entspricht und dass Sie alle Kosten verstehen.
#1 Ziele definieren
Es ist wichtig, alle Abteilungen im Unternehmen zu identifizieren, die von einer CMMS-Implementierung betroffen sind. Wenn Sie alle Anforderungen im Vorfeld in den frühen Phasen identifizieren, kommen Sie der Auswahl der richtigen CMMS-Softwarelösung einen Schritt näher. Mit diesem Einblick können Sie die verschiedenen Funktionen bewerten und über ein voll funktionsfähiges CMMS verfügen, das Ihren gesamten Wartungsbetrieb unterstützt.
Welche Probleme möchten Sie lösen? Dokumentieren Sie alle Ihre Wartungsprobleme und Ihre Geschäftsanforderungen, bevor Sie sich mit einem Anbieter treffen. Einige Vorschläge, die Sie berücksichtigen sollten:
- Welches ist das größte Wartungsproblem, das Sie lösen möchten?
- Benötigen Sie einen Plan für die vorbeugende Wartung?
- Ist die Möglichkeit zur vorausschauenden Wartung wichtig?
- Müssen Sie Ihren Ersatzteilbestand verwalten?
- Müssen Sie Anlageninformationen (Reparaturverlauf und -kosten) vom Kauf bis zur Entsorgung nachverfolgen und pflegen?
- Möchten Sie alle Ihre Arbeitsaufträge von überall aus verwalten und verfolgen können?
- Müssen Sie Arbeitsaufträgen Checklisten beifügen?
- Benötigen Sie Abnahmen für Arbeitsaufträge?
- Müssen Sie Bilder und andere Dokumente zu Arbeitsaufträgen hochladen?
- Brauchen Sie Flottenmanagement?
- Sie benötigen ausführliche Berichte für Audits, Inspektionen etc.?
- Müssen Sie Wartungskosten verwalten?
- Müssen Sie zusätzliche Systeme integrieren?
- Benötigen Sie einen klaren Einblick in Ihre Wartungsvorgänge?
#2 Cloudbasiert oder vor Ort?
Cloudbasiert oder vor Ort: Was ist für Ihr Unternehmen das Richtige? Diese Entscheidung kann große Auswirkungen auf Ihre Implementierungskosten und Ressourcen haben.
Cloudbasiertes CMMS
Cloudbasierte CMMS-Software ist ein gehosteter Dienst, auf den über das Internet zugegriffen werden kann.
- Keine Hardware oder Software zu installieren.
- Der Anbieter kümmert sich um Backups, Sicherheit und Upgrades.
- Cloudbasierte CMMS-Systeme ermöglichen es Unternehmen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und vermeiden die Einstellung zusätzlicher Ressourcen.
- Niedrigere Vorlaufkosten und Gesamtbetriebskosten (TCO).
- Keine Software-Lizenzkosten
- Keine neuen Infrastrukturanforderungen
Vor-Ort-CMMS
Vor-Ort-Wartungssoftware wird auf den Computern der Organisation installiert und ausgeführt, die die Software verwendet.
Die Organisation, die die Software kauft, ist verantwortlich für:
- Erwerben Sie im Voraus Nutzungsrechte für die Software.
- Kaufen Sie die zum Ausführen der Software erforderliche Ausrüstung.
- Installieren Sie die Software oder bezahlen Sie einen Drittanbieter für die Installation.
- Eigenes IT-Personal für Support und Wartung.
- Das IT-Personal kontrolliert die Sicherheit und Nutzung der Software.
- Kontrollieren Sie sämtliche Daten und Systeme.
- Sensible Daten werden intern gespeichert und verarbeitet.
- Sie sind für sämtliche Software-Updates verantwortlich.
- Neue Funktionen und Fehlerbehebungen sind oft mit zusätzlichen Kosten verbunden.
#3 Funktionen und Vorteile bewerten
Sie müssen sicherstellen, dass die Funktionen des vorgeschlagenen CMMS verfügen über alle Funktionen, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Besprechen Sie sich mit den Anbietern, fordern Sie eine Demo an und stellen Sie Fragen. Das Ziel eines CMMS besteht darin, so viele Ihrer manuellen Wartungsprozesse wie möglich zu automatisieren.
#4 Ist das CMMS skalierbar?
Bei der Auswahl einer CMMS-Software ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie das System Ihre Wartungsvorgänge unterstützt, wenn Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie sich für ein skalierbares System entscheiden, sparen Sie viel Geld und müssen sich nicht nach einem neuen System umsehen, weil Ihr aktuelles System nicht mehr ausreicht.
Wenn Sie über ein CMMS nachdenken, müssen Sie zukünftiges Wachstum, das Hinzufügen weiterer Benutzer oder Datenspeicherung berücksichtigen. Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gekaufte Software flexibel ist und Ihren wachsenden Anforderungen gerecht wird. Darüber hinaus können zusätzliche Funktionen mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, die Sie berücksichtigen müssen.
Wenn Sie sich für eine CMMS-Lösung vor Ort entscheiden, müssen Sie auch den Kauf zusätzlicher Lizenzen und die Anzahl der Lizenzen berücksichtigen, die Sie erwerben können. Bei zusätzlichen Benutzern und einer größeren Datenbank müssen Sie möglicherweise zusätzlichen Serverplatz erwerben, um den zusätzlichen Dateispeicherplatz unterzubringen. Möglicherweise sind auch zusätzliche Ressourcen erforderlich, um die CMMS-Software vor Ort zu verwalten und zu warten.
#5 Ist das CMMS benutzerfreundlich?
Benutzerfreundlich bedeutet, dass die Software einfach zu verwenden und zu verstehen ist und eine übersichtliche Schnittstelle zu allen Funktionen und Merkmalen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Was eine Person als „einfach“ empfindet, hängt von ihren eigenen Fähigkeiten, Kenntnissen oder Erfahrungen ab. Wie überwinden Sie unterschiedliche Fähigkeiten? Sie müssen den Anbieter fragen, welche Art von Schulungen oder Hilfevideos er anbietet. Bedenken Sie, dass nicht alle Benutzer alle Funktionen nutzen werden. Sie müssen daher sicherstellen, dass die Power-User über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um auf die Funktionen zuzugreifen. Das Beste, was Sie tun können, ist, eine Demo anzufordern und Fragen zu stellen.
#6 Mobiler Zugriff
Die Auswahl einer CMMS mit mobilem Mit access kann Ihr Wartungsteam seine Wartungsaufgaben von überall aus verwalten. Dies verbessert Reaktionszeit, Effizienz und Produktivität. Techniker können Arbeitsaufträge, Checklisten und mehr auf ihren Mobilgeräten verwalten und abschließen. Sie können historische Informationen durchsuchen oder Lagerbestände in der Ersatzteilabteilung direkt von ihrem Mobilgerät aus überprüfen.
#7 Datensicherheit
Cybersicherheit ist mittlerweile in jeder Branche ein alltägliches Wort. Angesichts von Ransomware-Angriffen müssen Wartungs- und Zuverlässigkeitsteams in allen Einrichtungen ihr Cyberrisiko bewerten und Pläne umsetzen, um sicherzustellen, dass ihre CMMS-Daten geschützt sind.
Anbieter behaupten, sie hätten ein sicheres Netzwerk, aber ist das wirklich so? Heute gibt es Unternehmen, die sich auf die Analyse von Anbieternetzwerken spezialisiert haben, um sicherzustellen, dass deren Daten sicher sind. Diese Anbieter bieten Bewertung der „Security Scorecards“ Sie hinsichtlich ihrer Sicherheit in verschiedenen Kategorien. Dies wäre ein guter Zeitpunkt, um einen Anbieter mit einer Bewertung von 100 % auszuwählen. Wenn Sie einen Anbieter bewerten, fragen Sie ihn nach seiner Bewertung und ob er Ihnen seine Cybersicherheits-Scorecard zeigen kann.
Ein Anbieter mit einem schlechten Cybersicherheits-Score kann die Tür zu Sicherheitsverletzungen öffnen und Ihr Geschäft zum Stillstand bringen.
#8 Kosten
Nicht alle CMMS sind gleich und bestimmte Dienstanbieter erheben zusätzliche Gebühren. Sie müssen daher im Voraus Fragen stellen, um sicherzustellen, dass Sie das bekommen, was Sie verlangen.
Nachfolgend finden Sie einige Fragen zu Preisen, die Sie möglicherweise stellen möchten:
- Fallen für die Einrichtung separate Gebühren an?
- Fallen für den Support Gebühren an?
- Sind Updates kostenlos?
- Muss ich mit den Updates etwas tun?
- Fallen für das Hosting Gebühren an?
- Fallen für die Schulung Kosten an?
- Entstehen zusätzliche Kosten?
Die meisten webbasierten CMMS-Programme werden nach der Anzahl der Benutzer und dem Funktionsumfang berechnet. Hier sind die drei gängigsten Tarife:
Abonnementplan pro Benutzer und Monat
Dabei handelt es sich um ein monatliches Abonnement, bei dem Unternehmen nur für die Anzahl der Mitarbeiter zahlen, die die Software tatsächlich nutzen. Diese Pläne gibt es oft in verschiedenen Stufen, je nach Umfang der Funktionen,
Einige Pläne bieten auch ein Wartungsportal, wo jeder mit einer optionalen ID und einem Passwort eine Arbeitsauftragsanfrage einreichen kann.
Abonnement pro Monat
Dieses monatliche Abonnement beinhaltet normalerweise eine maximale Anzahl von Benutzern und Arbeitsstätten sowie einen bestimmten Satz von Funktionen. Dieses Abonnement ist eher für kleine Unternehmen mit grundlegenden Abläufen und einer begrenzten Anzahl von Benutzern konzipiert.
Einmalige unbefristete Lizenzgebühr
On-Premise-Systeme sind Tools, die physisch auf den Computern einer Organisation installiert und ausgeführt werden. Alle Kosten im Zusammenhang mit Installation, Upgrades, Wartung, Fehlerbehebung, Lizenzen, Datenspeicherung usw. liegen in der Verantwortung der Organisation, die die On-Premise-Hardware gekauft hat. Die unbefristete Lizenzgebühr ist viel höher als eine Abonnementgebühr und wird bei der Implementierung als Pauschalbetrag gezahlt.
Kostenlose Versionen von CMMS
Es gibt zwei Arten von „kostenlosen“ CMMS-Paketen.
Einige CMMS-Anbieter behaupten, ihr CMMS sei „kostenlos“, berechnen Ihnen dann aber Gebühren für Telefon- und E-Mail-Support, Hosting-Gebühren, zusätzliche Benutzer und andere Dienste. Oder sie bieten möglicherweise überhaupt keinen Support an.
Es gibt andere CMMS-Anbieter, die kostenlose Versionen ihrer kostenpflichtigen Lösung anbieten. Diese Versionen bieten Ihnen jedoch nur sehr eingeschränkte Funktionen und Features für einen begrenzten Zeitraum. Sie sollten sich überlegen, ob Sie sich die Zeit und die Ressourcen nehmen möchten, um diese Software für einen begrenzten Zeitraum zu nutzen.
Diese Kurzzeittests sind mit viel Arbeit verbunden und bieten Ihnen keinen Zugriff auf die Funktionen, die Sie wirklich benötigen. Das kann frustrierend sein oder ist kein guter Hinweis darauf, ob die Software funktioniert. Wenn Sie sich für einen Test entschieden haben, legen Sie die Kriterien fest, mit welchen Funktionen Sie arbeiten möchten.
Nehmen Sie sich die Zeit für eine Live-Demo mit dem Anbieter. Lassen Sie jemanden aus Ihrem Wartungsteam an der Demo teilnehmen, denn diese Personen werden die Software am häufigsten verwenden.
#9 Ist der Anbieter glaubwürdig?
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter seriös und vertrauenswürdig ist und über die nötige Erfahrung verfügt, um eventuell auftretende Probleme zu lösen. Sie sollten nach Informationen wie der Anzahl der Jahre im Geschäft, dem Produktportfolio, dem Sicherheitsprogramm und Bewertungen auf Bewertungsseiten suchen.
Fragen Sie den Anbieter, wie viele Jahre praktische CMMS-Erfahrung sein Supportteam hat. Ein Anbieter, dessen Vertriebsteam über jahrelange Erfahrung in der CMMS-Wartung verfügt, ist ein echtes Plus. Die Interaktion mit jemandem, der tatsächliche Erfahrung aus mehr als einer Woche CMMS-Schulung hat, ist ein positives Zeichen dafür, dass dieser Anbieter es ernst meint, ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten. Praktische Erfahrung bringt eine ganze Reihe von Vorteilen. Sie sprechen Ihre Sprache, verstehen, wovon Sie sprechen, können sich in jede Situation hineinversetzen und geben Ihnen zusätzliche Empfehlungen und eine ganze Menge hilfreicher Ratschläge. Denken Sie ernsthaft über diesen Anbieter nach.
Sehen Sie sich die Kundenbewertungen auf Vergleichsseiten wie Capterra oder anderen Bewertungsseiten an, um zu sehen, was andere über sie sagen.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Interaktion mit dem Anbieter während der Demo zu bewerten. Sie treffen eine wichtige Entscheidung und möchten sie gleich beim ersten Mal richtig treffen.
#10 Technischer Support
Sie werden Ihr CMMS für eine lange Zeit haben, also möchten Sie sicherstellen, dass Sie das Beste haben technischer Support. Es ist wichtig, die Wissensbasis des technischen Teams zu verstehen.
* Verfügen sie über langjährige praktische Erfahrung, sodass Sie sich im Notfall wohl fühlen und jemand Ihre Situation versteht und problemlos reagieren kann?
* Ist der technische Support kostenlos, solange Sie bei diesem Anbieter sind?
* Wie wird technischer Support bereitgestellt? (Telefon, E-Mail-Support oder Webportal)
* Haben Sie Zugriff auf andere Selbsthilferessourcen wie Hilfebildschirme oder Videos?
Einige Anbieter bieten Live-Chat an, die meisten Anbieter verlangen dafür jedoch eine Gebühr. Bei manchen Anbietern ist der Abschluss eines Support-Plans erforderlich, um Support zu erhalten. Erfahren Sie mehr darüber. Ersatzteilmanagement trägt zu schlanken Wartungsabläufen bei.
Zusammenfassung
Wir leben in einer sehr schnellen und wettbewerbsorientierten Welt und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den günstigsten, effizientesten und effektivsten Weg zu finden, um ihr Geschäft auszubauen und profitabel zu sein. Das Ziel von CMMS-Software ist es, Ihren Wartungsbetrieb effizienter zu gestalten, indem viele Prozesse automatisiert, Daten verwaltet und Redundanz und menschliche Fehler eliminiert werden. CMMS bietet Ihnen die Werkzeuge, um Ihr vorbeugendes Wartungsprogramm zu verwalten und die Lebensdauer Ihrer Anlagen zu verlängern. Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps zur Auswahl einer CMMS-Softwarelösung befolgen, können Sie einen Anbieter auswählen, der Ihre Anforderungen erfüllt, damit Ihre Wartungsorganisation mit maximaler Leistung arbeitet.
Nächste Schritte
Sie haben noch Fragen? Sie möchten eine kostenlose Demo? Rufen Sie uns an, um mehr über die Vorteile von CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) zu erfahren und wie die Implementierung einer CMMS-Softwarelösung Ihre Wartungsabläufe verbessern kann.
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