Ein großes Bauamt (DPW), das einen wachsenden Ballungsraum betreut, benötigte eine effizientere Lösung für die Instandhaltung der öffentlichen Infrastruktur. Angesichts alternder Anlagen, steigender Serviceanforderungen und strenger behördlicher Auflagen suchte das Team nach einer digitalen Lösung. CMMS des Ministeriums für öffentliche Arbeiten um Abläufe zu rationalisieren und die Rechenschaftspflicht zu verbessern.
Vor der Implementierung wurden Wartungsaufgaben über Papierformulare, Tabellenkalkulationen und isolierte Systeme erfasst. Dies führte zu Verzögerungen bei der Auftragserledigung, verlorenen Dokumenten und Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Reparaturen an Straßen, Versorgungseinrichtungen, Parks und öffentlichen Gebäuden. Die Mitarbeiter verbrachten zu viel Zeit mit manueller Eingabe statt mit praktischer Arbeit.
Das Team arbeitete mit eWorkOrders zur Bereitstellung einer skalierbaren, Cloud-basierten CMMS für öffentliche Arbeiten Dies könnte Abläufe vereinheitlichen, die Produktivität steigern und das Berichtswesen vereinfachen. Hier ist das Feedback des Führungsteams nach der Implementierung.
Geschäftliche Herausforderung
Das DPW stand vor großen Herausforderungen, die Infrastrukturanforderungen mit veralteten Systemen zu erfüllen. Arbeitsaufträge gingen oft verloren oder wurden dupliziert. Serviceanfragen Die Anfragen der Bürger wurden nicht ordnungsgemäß nachverfolgt. Wartungsteams konnten die Anlagenhistorie nicht einfach einsehen oder nach Dringlichkeit priorisieren.
Auch die behördliche Berichterstattung war zeitaufwändig. Von der Regenwasserinspektion bis zur Gebäudesicherheitsprüfung waren die Mitarbeiter auf fehleranfällige Papierprotokolle angewiesen. Der Unternehmensleitung fehlte der Überblick über Leistungskennzahlen und Kosten aller Abteilungen.
Die Abteilung benötigte eine zentrale, benutzerfreundliche Software zur Wartung öffentlicher Infrastrukturen um die Servicebereitstellung zu verbessern, die Transparenz zu erhöhen und die Compliance-Anforderungen für alle Anlagen und Abteilungen zu erfüllen.
DPW-Wartungsmanagement-Softwarelösung
Nach der Evaluierung mehrerer Systeme entschied sich das DPW für eWorkOrders für seine Benutzerfreundlichkeit, den mobilen Zugriff und die behördenorientierten Funktionen. Die Lösung ermöglichte eine nahtlose Verwaltung von Anlagen, Arbeitsaufträgen, Inspektionen und Lagerbeständen in der gesamten Abteilung.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehörten:
- Zentralisierte Verwaltung von Arbeitsanweisungen nach Anlagentyp, Standort oder Anfragequelle (Bürger, Mitarbeiter oder Inspektion).
- Mobiler Zugriff für Außendienstmitarbeiter, um Aufträge abzuschließen, Fotos aufzunehmen und den Status in Echtzeit zu aktualisieren.
- Anlagenverfolgung und Wartungshistorien für Straßen, Gebäude, Wassersysteme und Flottenfahrzeuge.
- Benutzerdefinierte Dashboards und Berichte zur Unterstützung Transparenz bei der staatlichen Instandhaltung und Haushaltsaufsicht.
- Automatisierte Pläne zur vorbeugenden Wartung reduzieren Notfallreparaturen und verlängern die Lebensdauer der Anlagen.
Durch die Konsolidierung aller öffentlichen Bautätigkeiten auf einer digitalen Plattform erlangte die Abteilung Echtzeittransparenz, verbesserte die Servicereaktion und optimierte die Ressourcennutzung.
Umsetzung
Die Implementierung wurde in weniger als zwei Monaten abgeschlossen, mit voller Unterstützung der eWorkOrders Team. Das System wurde für jede Abteilung des DPW konfiguriert, darunter Straßen, Abwasserentsorgung, Parks, Wasserversorgung und öffentliche Einrichtungen.
Die Teams gewöhnten sich schnell an die mobilfreundliche Benutzeroberfläche, was den Papierkram reduzierte und die Reaktionszeiten verbesserte. Das IT-Team von DPW schätzte das Cloud-Hosting, das Server und internen Support überflüssig machte.
Einhaltung der Vorschriften und öffentliche Rechenschaftspflicht
Das neue System vereinfachte die behördliche Berichterstattung und die Transparenz in der Gemeinde erheblich. Inspektionen, Zertifizierungen und Serviceprotokolle sind nun vollständig nachvollziehbar und digital gespeichert. Vorgesetzte können problemlos Berichte für Gemeinderäte oder Prüfer erstellen.
Die Software unterstützt die Vorbereitung auf Prüfungen durch staatliche und bundesstaatliche Behörden und trägt durch schnellen Datenabruf auch zur Erfüllung von Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA) bei.
Ergebnisse der Verwendung eines CMMS des Bauamts
Seit der Implementierung eWorkOrdersDas Ministerium für öffentliche Arbeiten konnte erhebliche Erfolge verzeichnen:
• 40 % schnellere Lösung von Wartungsanfragen von Bürgern
• 30 % weniger Notfallaufträge durch bessere Vorsorge
• Verbesserte abteilungsübergreifende Koordination und Anlagenverfolgung
• Echtzeitzugriff auf Leistungsdaten und Wartungsverlauf
Die Abteilung arbeitet jetzt transparenter, effizienter und selbstbewusster und stärkt sowohl die Führungsebene als auch die Teams an der Front.
Zusammenfassung
Durch den Übergang zu eWorkOrdersDas Bauamt wechselte von unzusammenhängenden, papierlastigen Prozessen zu einer zentralen, digitalen Wartungsmanagementplattform. Das intuitive Design der Software, die mobilen Funktionen und die behördenfreundlichen Features unterstützen die langfristige Erhaltung der Anlagen und die Erreichung der Ziele des öffentlichen Dienstes.
„Dieses CMMS hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert“, so der DPW-Direktor. „Von Arbeitsaufträgen bis hin zu Inspektionen ist alles schneller, präziser und einfacher zu verwalten. Das ist ein großer Gewinn für unsere Gemeinde.“
Weitere Informationen zu Best Practices im Bereich kommunale Infrastruktur und Vermögensverwaltung finden Sie auf der Amerikanische Vereinigung für öffentliche Arbeiten (APWA).
Die folgende Fallstudie ist ein zusammengesetztes Szenario, das auf realen Kunden des öffentlichen Dienstes basiert, die eWorkOrders CMMS.
