Der Betrieb eines Restaurants ist ein täglicher Wettlauf gegen Zeit, Temperaturen und Kassenbons. Wenn die Temperatur in einem Kühlraum um ein paar Grad abfällt oder eine Fritteuse mitten im Service den Geist aufgibt, sind die Auswirkungen unmittelbar: Produktverlust, gestresstes Personal, unzufriedene Gäste und eine Delle in der Marge.
Deshalb nutzen immer mehr Betreiber Restaurant-Wartungssoftware– oft ein CMMS für Restaurants –, um von der Brandbekämpfung zur geplanten, messbaren Instandhaltung überzugehen. Dieser Leitfaden vergleicht die führenden Plattformen, erklärt, worauf Sie achten müssen, und bewertet die besten Optionen für unabhängige Betreiber und Marken mit mehreren Filialen.
Sie finden:
- Eine klare Definition von Restaurant-Wartungssoftware und wie sie sich von allgemeinen „Restaurant-Management“-Tools unterscheidet
- Die Eigenschaften und Auswahlkriterien, die für die Gastronomie wichtig sind
- Eine Rangliste der Lösungen mit eWorkOrders an der Spitze (und warum)
Sie finden überall Hinweise dazu, wie jede Option mit gewerblicher Küchenausstattung, Arbeitsabläufen an mehreren Standorten, Lieferantenkoordination und Compliance umgeht.
Was ist „Restaurant-Wartungssoftware“?
Mit einer Restaurant-Wartungssoftware können Sie Anlagen zentral verfolgen, Arbeitsaufträge erstellen und abschließen, vorbeugende Wartungsarbeiten planen und Dienstleister für ein Restaurant oder ein Portfolio mit mehreren Filialen koordinieren. Die Software wird üblicherweise als computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) mit mobilen Apps für Köche, Manager und Techniker bereitgestellt.
In Restaurants erfüllt ein CMMS branchenspezifische Anforderungen wie die Dokumentation der Lebensmittelsicherheit, die Überprüfung von Kühllagern, die Planung von Abzugshauben/-kanälen und die Lieferantenüberwachung für spezialisierte kommerzielle Lebensmittelgeräte.
Wie sich Restaurant-CMMS von allgemeiner „Restaurant-Management-Software“ unterscheidet
Restaurantmanagement-Software umfasst einen breiteren Bereich: Kassensystem, Inventar, Rezeptkalkulation, Terminplanung/Gehaltsabrechnung, Reservierungen, Tischverwaltung, Marketing/Kundenbindung und Analytik. Die Wartung ist ein separates Aufzeichnungssystem, das diese Abläufe schützt, indem es die Anlagen instand hält und für Revisionen bereithält. Ein Kassensystem (z. B. Toast oder Square) erfasst den Umsatz, ein CMMS hingegen den Wartungsplan der Fritteuse, Ersatzteile, Garantie, Technikernotizen und Rechnungen. Branchenquellen ordnen Kassensystem als eigene Kategorie ein, während sich Wartungssoftware auf die Anlagenzuverlässigkeit und Reparaturabläufe konzentriert.
Die Auswahlkriterien, die für Restaurants wichtig sind
Ein gutes CMMS hilft Betreibern, Ausfällen vorzubeugen, die Lieferantenkoordination zu optimieren und Inspektionsprotokolle standortübergreifend zu organisieren. Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Standort oder eine ganze Restaurantkette leiten, zeigen die folgenden Kriterien, worauf Sie bei der Auswahl einer Software für den Restaurantbetrieb achten sollten.
Eigenschaften | Was es bedeutet | Warum es in Restaurants wichtig ist | Beispielanbieter / Hinweise |
|---|---|---|---|
1. Multi-Site-Sichtbarkeit und rollenbasierter Zugriff | Verschiedene Benutzer benötigen unterschiedliche Ansichten: Bezirksleiter sehen mehrere Geschäfte, Geschäftsführer konzentrieren sich auf ihren Standort und Techniker benötigen mobile Dashboards. | Stellt sicher, dass jede Rolle über das richtige Maß an Informationen verfügt, ohne dass es zu Unordnung kommt; Bezirksleiter können Vergleiche zwischen den Filialen durchführen. | Apple (mobile/iOS-CMMS-Apps für Außendienstmitarbeiter); die meisten CMMS für Unternehmen unterstützen rollenbasierten Zugriff. |
2. Vorbeugende Wartung (PM) und Checklisten | Planung wiederkehrender Aufgaben (Hauben, Kühlschlangen, Wasserfilter, Leitungsprüfungen, Hygiene). Beinhaltet QR-codierte Anlagen und SOPs. | Hält wichtige Küchen- und Lebensmittelsicherheitsgeräte in gutem Zustand und reduziert so Ausfallzeiten und fehlgeschlagene Inspektionen. | eWorkOrders bietet PM-Automatisierung, Asset-Tracking mit QR-Code und SOP-Anhänge. |
3. Auftragsgeschwindigkeit und Anforderungseingang | Einfache Möglichkeiten für Manager oder Mitarbeiter, Probleme zu melden – mobil, über Kiosk, QR-Codes – mit klaren Statusaktualisierungen. | Reduziert Ausfallzeiten durch die Beseitigung von Verzögerungen und stellt sicher, dass die Mitarbeiter nicht hinter E-Mails oder mündlichen Genehmigungen herlaufen müssen. | eWorkOrders unterstützt die mobile Aufnahme und Statusverfolgung. |
4. Teile, Inventar und Einkauf | Verwalten Sie Dichtungen, Thermostate, Zünder, Filter, Riemen mit Min./Max., Barcodes, POs und Lieferantenpreisen. | Kritisch für Küchen, in denen eine fehlende 20-Dollar-Dichtung einen 10-Dollar-Ofen lahmlegen kann. | eWorkOrders deckt barcodebasierte Bestands- und Einkaufsabläufe ab. |
5. Lieferanten-/Handelskoordination | Verfolgen Sie die Leistung, Verträge, Versicherungen, Preislisten und Rechnungen von Lieferanten. Einige Systeme bieten Lieferantenmarktplätze. | Erleichtert die Auslagerung von Arbeiten in den Bereichen Kühlung, Brandbekämpfung und Dunstabzugshaubenreinigung; vermeidet Compliance-Lücken und Überberechnungen. | ServiceChannel bietet einen Anbieter-Marktplatz; AppSource stellt Links zu Geschäfts-Apps bereit. |
6. Compliance- und Lebensmittelsicherheitsdokumentation | Speichern Sie Protokolle für Temperaturen, PM-Abschluss, Desinfektionsmittelprüfungen und Inspektionsergebnisse. | Das Bestehen von Audits und Inspektionen ist für den Betrieb von entscheidender Bedeutung. Mithilfe digitaler Protokolle lässt sich die Einhaltung der Vorschriften leicht nachweisen. | Fiix ist stark in Compliance-Workflows und Audit-Berichten. |
7. Mobile Apps mit Offline-Modus | Die Besatzungen können das System in Küchen, Kellern, Kühlräumen oder hinteren Fluren ohne WLAN verwenden. | Verhindert Arbeitsunterbrechungen bei Verbindungsfehlern in Stahl-/Betonumgebungen und stellt sicher, dass Aufträge in Echtzeit protokolliert werden. | Für CMMS-Apps werden häufig Apple-Geräte verwendet. eWorkOrders und andere bieten Offline-Funktionen. |
8. Kostenkontrolle und Berichterstattung | Verfolgen Sie die Kosten nach Standort, Anlage und Anbieter; identifizieren Sie wiederholte Fehler und Ersatzkandidaten. | Hilft bei der Priorisierung von Kapitalersatz und der Kontrolle der Ausgaben in mehreren Restaurants; verbessert die Verhandlungen mit Lieferanten. | eWorkOrders bietet umfassende Kostenverfolgung und anlagenbasiertes Reporting |
Das Ranking 2025: Beste Restaurant-Wartungssoftware
Nachfolgend finden Sie eine kurze Rangliste. Die Top-Platzierungen spiegeln die Eignung für den Restaurantbetrieb, die Tiefe der PM-/Arbeitsaufträge, die mobile Erfahrung, den Umgang mit Lieferanten und die Compliance wider. Die Preise ändern sich häufig. Prüfen Sie daher die aktuellen Tarife der einzelnen Lieferanten.
1. eWorkOrders
eWorkOrders trifft die Besonderheiten des Restaurants: effiziente PM-Planung, mobile Apps mit Offline-Funktionen, schnelle Anfrageannahme (einschließlich QR-Code-Flow), Teile-/POS-/Inventar- und Lieferantenkoordination. Darüber hinaus werden Richtlinien zur Einhaltung und Dokumentation im Lebensmittel- und Getränkebereich veröffentlicht, die bei Audits und Routineinspektionen hilfreich sind. Für Restaurants mit mehreren Standorten können Sie Aufgaben und Vorlagen standortübergreifend standardisieren und gleichzeitig die Autonomie auf Filialebene wahren.
Herausragende Fähigkeiten
- PM- und Arbeitsaufträge für Umgebungen mit hohem Umsatz: Das Linienpersonal kann einen QR-Code auf dem Gerät scannen, um eine Anfrage zu senden oder ein SOP aufzurufen.
- Mobile Apps (iOS/Android): Offline-Zugriff, damit Techniker ihre Arbeit in begehbaren Räumen und Kellern erledigen können, ohne die Verbindung zu verlieren.
- Inventar & Einkauf: Min.-/Max.-Niveaus, Warnungen bei niedrigem Lagerbestand, Barcode-Scanning und Einkaufsaufträge mit Lieferantenpreisen sorgen für einen reibungslosen Teilefluss.
- Anfrageportal: Manager und Mitarbeiter können den Status ohne erneute Anmeldung überprüfen.
- Ressourcen für Lebensmittel und Getränke: Anleitung zur Abbildung von CMMS-Workflows auf inspektionsreife Dokumentation
Beste Passform
Unabhängige Restaurants, die ein vollständiges CMMS mit einfacher Aufnahme wünschen, regionale und nationale Marken, die Konsistenz über mehrere Standorte hinweg benötigen, und Teams, die Offline-Arbeit mit strenger Kontrolle von Teilen und Einkauf schätzen.
Sind Sie bereit, den reibungslosen Betrieb Ihrer Küche aufrechtzuerhalten?
Restaurants sind auf zuverlässige Geräte und eine schnelle Reaktion auf Probleme angewiesen. eWorkOrders bietet Betreibern die Möglichkeit, PMs, Lieferanten und Inspektionen ohne Zeit- und Datenverlust zu verwalten. Wenn Sie weniger Ausfälle, bessere Compliance und eine klarere Sichtbarkeit über alle Standorte hinweg wünschen, Vereinbaren Sie eine Demo mit eWorkOrders mehr Informationen.
2. WartungX
MaintainX ist in erster Linie für die mobile Nutzung konzipiert und ermöglicht schnelle Arbeitsaufträge, Inspektionen und Lebensmittelsicherheitsverfahren. Es ist beliebt bei verteilten Teams, die Reinigungs- und Wartungschecklisten standardisieren und bei fehlgeschlagenen Leitungsprüfungen Korrekturmaßnahmen einleiten müssen. Es gibt auch einen kostenlosen Basisplan, der für Tests an einem einzelnen Standort hilfreich ist.
Restauranttaugliche Notizen
- Auf der Branchenseite wird über die Einhaltung der Lebensmittelsicherheit und die Reduzierung von Ausfallzeiten gesprochen.
- Beispiele für Checklisten zur Restaurantwartung und Geräteroutinen sind in der App verfügbar.
- Die Preise umfassen eine dauerhaft kostenlose Basisstufe sowie die kostenpflichtigen Essentials- und Premium-Tarife.
3. ResQ (GetResQ)
ResQ kombiniert Facility-Management-Software mit einem geprüften Branchennetzwerk. Marken nutzen es, um Wartungs- und Instandhaltungsausgaben zu kontrollieren, Angebote einzuholen, Rechnungen zu genehmigen und wiederkehrende Instandhaltungsarbeiten standortübergreifend zu automatisieren. Es ist eine attraktive Option für Betreiber, die einen Großteil der Instandhaltung auslagern.
Restauranttaugliche Notizen
- Vermarktet sich als handelsfreundliche Plattform für Gastronomiebetriebe.
- PM-Modul, um die wiederkehrende Wartung „auf Autopilot“ zu stellen.
- Mithilfe der mobilen App können Sie Aufträge und Genehmigungen über mehrere Besuche hinweg verfolgen.
- Auf den Vergleichsseiten werden die Gebührenunterschiede im Vergleich zu ServiceChannel hervorgehoben. Einzelheiten können Sie bei jedem Anbieter bestätigen.
4. Unterhalt
UpKeep bietet das Standard-CMMS-Toolkit – Arbeitsaufträge, Anlagen, PMs, Inventar – mit praktischen Funktionen wie QR-Codes und Garantieverfolgung. Viele Teams entscheiden sich für UpKeep aufgrund der unkomplizierten Einführung und der klaren Preisgestaltung.
Restauranttaugliche Notizen
- Restaurantspezifische Seite erläutert, wie dadurch Ausfallzeiten und Reparaturkosten reduziert werden.
- AnzeigenPreise: Öffentliche Pläne, Testversionen und ein „kostenloses“ Angebot für einfache Anwendungsfälle sind gut dokumentiert.
5. Hippo CMMS (Eptura)
Hippo, jetzt Teil von Eptura, konzentriert sich auf die Grundlagen des Wartungsmanagements. Es bietet eine übersichtliche Auftragsverfolgung, die Planung vorbeugender Wartung, Bestandsverwaltung und ein benutzerfreundliches Anfrageportal.
Restauranttaugliche Notizen
- Benutzerfreundliche Planung und Aufgabenverfolgung für Küchen, Essbereiche und Einrichtungen.
- Mitarbeiter können ohne zusätzliche Schulung Probleme melden und den Status verfolgen.
- Unterstützt die Teile- und Lieferverfolgung für Restaurants, die gängige Verbrauchsmaterialien und Geräteersatzteile verwalten.
- Jetzt Teil eines größeren Asset-Management-Ökosystems, das langfristige Produktstabilität bietet.
Anbindung an kommerzielle Lebensmittelgeräte
Großküchen werden mit Spezialgeräten betrieben – Kombidämpfern, Fritteusen, Kühlschränken, Geschirrspülern und HLK-Systemen mit Dunstabzugshauben. Diese Anlagen sind teuer, betriebskritisch und unterliegen strengen Lebensmittelsicherheitsvorschriften.
Ein auf die Lebensmittel- und Getränkeindustrie zugeschnittenes CMMS unterstützt Betreiber dabei, den reibungslosen Betrieb ihrer Anlagen zu gewährleisten, die Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren und Dienstleister effektiv zu koordinieren. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen für die Anbindung eines CMMS an Lebensmittelanlagen.
Anlagendokumentation und Aufzeichnungen
Techniker verschwenden wertvolle Zeit, wenn Handbücher, Teilelisten oder Garantiedetails am Einsatzort nicht verfügbar sind. Mit dem richtigen CMMS können Sie Handbücher, Teilekataloge, Garantie-PDFs und Fotos des Serviceverlaufs direkt an jeden Anlagendatensatz anhängen.
Auf diese Weise können die Mitarbeiter sofort die richtigen Schritte zur Fehlerbehebung erkennen und feststellen, ob ein Problem noch unter die Garantie fällt. Plattformen wie eWorkOrders und UpKeep unterstützen beide das Verknüpfen von Dokumenten, SOPs und Garantieinformationen mit Asset-Dateien.
Vorlagen und Checklisten für die vorbeugende Wartung
Regelmäßige Hygiene- und Sicherheitskontrollen sind für Großküchen unerlässlich. Ein CMMS sollte PM-Vorlagen mit Schritt-für-Schritt-Checklisten für Aufgaben wie das Entkalken von Kombidämpfern, die Reinigung von Kühlschlangen sowie die Inspektion von Dunstabzugshauben und Feuerlöschsystemen bieten.
Fortschrittlichere Systeme ermöglichen es Ihnen, automatisch Korrekturaufträge auszulösen, wenn ein Checklistenpunkt fehlschlägt (z. B. wenn ein Frittierölfilter einen Test nicht besteht). Anbieter wie MaintainX und ResQ heben dieses Modell als Teil ihrer restaurantorientierten Arbeitsabläufe hervor.
Offline-Mobilarbeit
In vielen Gastronomieumgebungen gibt es Bereiche mit schlechter Konnektivität – begehbare Gefrierschränke, Spülküchen oder Technikkeller. Ohne Offline-Funktion riskieren Techniker Datenverlust oder müssen Notizen später erneut eingeben. Mobile Apps mit Offline-Synchronisierung ermöglichen es Teams, Inspektionen durchzuführen und Arbeitsaufträge ohne Unterbrechung abzuschließen.
Lieferantenkoordination und Service-Marktplätze
Restaurants verlassen sich oft auf spezialisierte externe Anbieter für Kühlung, Dunstabzugshaubenreinigung oder Brandschutz. Ein CMMS sollte das Lieferantenmanagement unterstützen, indem es Versicherungsdokumente, Preislisten und Leistungskennzahlen verfolgt und gleichzeitig strukturierte Angebots- und Genehmigungsabläufe bereitstellt.
Standortübergreifendes Reporting und Benchmarking
Für Marken mit mehreren Standorten sind Wartungsdaten dann besonders wertvoll, wenn sie standort-, regionen- und anlagenübergreifend zusammengefasst und verglichen werden können. Berichte sollten Muster wie wiederkehrende Fritteusenausfälle, teure Geschirrspüler oder Kühlgeräte aufzeigen, deren Wartung teurer ist als der Austausch.
Bei der Wartung wird der Schwerpunkt auf standortübergreifende Analysen gelegt, während eWorkOrders bietet Berichtsrahmen für Lebensmittel und Getränke, die die Auditbereitschaft und behördlichen Inspektionen unterstützen sollen.
Einkaufscheckliste für CMMS für Restaurants und Gastronomie
Bei Demos kann man sich leicht in auffälligen Dashboards oder Lieferantenversprechen verlieren. Ein strukturierter Bewertungsbogen hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Wie schnell können Mitarbeiter Anfragen einreichen, wie werden präventive Maßnahmen verwaltet, ob Lieferanten und Teile nachverfolgt werden und wie einfach Berichte für die Geschäftsleitung oder Prüfer erstellt werden können.
Die folgende Tabelle zeigt die Bereiche, in denen beim Vergleich von Plattformen Punkte erzielt werden sollen, mit Leitfragen und Beispielen.
Kategorie | Wichtige Fragen während der Demo | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
Arbeitsanforderungsaufnahme | – Sind QR-Codes, E-Mail, Webportal und mobile App-Optionen verfügbar? – Können auch nicht lizenzierte Mitarbeiter (Köche, Schichtleiter) problemlos Anfragen einreichen? | Durch die schnelle Erfassung werden Ausfallzeiten reduziert; die Demokratisierung der Anfrageübermittlung stellt sicher, dass Probleme schnell gemeldet werden. |
PM-Planung | – Können Aufgaben nach Zeit, Zähler und Bedingungen geplant werden? – Können Massen-PMs ähnlichen Anlagen zugewiesen werden (z. B. allen Fritteusen an allen Standorten)? – Sind SOPs oder Checklisten anfügbar? | Eine flexible Planung der vorbeugenden Instandhaltung gewährleistet sowohl die Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsvorschriften als auch die Langlebigkeit der Anlagen. Massen-Vorbeugung spart bei Ketten mit mehreren Standorten Einrichtungszeit. |
Asset Management | – Können Handbücher, SOPs und Garantien an Anlagenaufzeichnungen angehängt werden? – Sind die Lebenszeitkosten pro Vermögenswert (Arbeit, Teile, Lieferanten) sichtbar? | Schneller Zugriff auf die Dokumentation verhindert Ausfallzeiten; Kostentransparenz hilft bei der Entscheidung zwischen Reparatur und Austausch. |
Teile und Inventar | – Löst das System Warnungen bei niedrigem Lagerbestand aus? – Können Sie die Teilenutzung jedem Arbeitsauftrag zuordnen? – Sind Lieferantenlisten und Bestellungen integriert? | Durch die Vorhaltung von Dichtungen, Filtern, Zündern und Riemen lassen sich Betriebsunterbrechungen vermeiden. Die Verbrauchsverfolgung verbessert die Budgetplanung. |
Lieferanten | – Verwaltet das System Angebote, Genehmigungen und Rechnungsabgleich? – Gibt es einen integrierten Marktplatz für den Handel, falls es in manchen Regionen an Händlern mangelt? | Eine zentralisierte Lieferantenkontrolle verhindert Überfakturierung, vereinfacht Genehmigungen und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften. |
Mobil | – Können Mitarbeiter Fotos in Echtzeit hochladen und markieren? – Funktioniert es offline in begehbaren Räumen, Kellern oder Hinterfluren? – Können Sie ein Asset-Tag scannen, um den Verlauf sofort abzurufen? | Außendienstfreundliche mobile Funktionen gewährleisten Genauigkeit, reduzieren Nacharbeiten und unterstützen eine schnelle Fehlerbehebung. |
Reporting | – Können Sie die SLA-Einhaltung, Ausfallzeiten und Ausgaben nach Kategorie/Site verfolgen? – Können Berichte direkt für Prüfer, Führungskräfte oder Vorstände exportiert werden? | Eine fundierte Berichterstattung schafft Vertrauen bei der Führung, hilft bei der Budgetbegründung und sorgt dafür, dass die Compliance-Aufzeichnungen prüfungsbereit bleiben. |
Referenzlisten | – Haben Sie Branchenreferenzlisten (z. B. Fieldex, KNOW App) überprüft, um Funktionen und Preisbenchmarks zu vergleichen? | Externe Referenzen bieten Realitätschecks hinsichtlich Preisspannen, Funktionsnormen und Akzeptanz durch Kollegen. |
Fazit
Die Betriebszeit der Geräte, saubere Audits und vorhersehbare Ausgaben kommen alle von einem Ort: einem CMMS, das Ihr Team tatsächlich verwenden wird. eWorkOrders vereint das komplette Toolkit, wie Arbeitsanfragen, vorbeugende Wartung, Anlagenverlauf, Dokumente und klare Berichte, in einem einzigen, einfachen Workflow, der sowohl für einzelne Standorte als auch für Marken mit mehreren Standorten geeignet ist.
Wenn Sie bereit sind, reaktive Reparaturen zu reduzieren, PM-Checklisten zu standardisieren und Handbücher und Garantien mit einem Fingertipp zu verwalten, machen Sie eWorkOrders Ihr nächster Schritt. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo!
Häufig gestellte Fragen
Welche ist die beste Wartungsmanagement-Software für Restaurants?
Es gibt nicht für jede Operation eine Antwort, aber ein guter Ausgangspunkt ist eWorkOrders Für umfassende CMMS-Funktionen (Arbeitsaufträge, PMs, Anlagendokumente, auditfähige Protokolle) und saubere Workflows für Marken mit einem oder mehreren Standorten. Wenn Sie Checklisten verwenden und stark mobil arbeiten, sollten Sie sich verfahrensorientierte Tools ansehen. Wenn Sie die meisten Reparaturen auslagern, kann eine Plattform mit einem Service-Provider-Netzwerk hilfreich sein. Passen Sie die Software an Ihr Betriebsmodell und Ihre Teamgröße an.
Wie lange dauert die Implementierung?
Für einen einzelnen Standort dauert ein fokussierter Rollout (Anlagenliste, Top 10 PMs, Anfrageeingang und grundlegendes Reporting) oft 2–4 Wochen. Gruppen mit mehreren Standorten führen den Rollout in der Regel regional über 60–90 Tage durch. Für mehr Geschwindigkeit sorgen die Vorbereitung der Anlagenliste, die Standardisierung von PM-Vorlagen und die Kennzeichnung der Geräte mit QR-Codes vor dem Go-Live.
Wie hilft Wartungssoftware bei Audits und der Einhaltung der Lebensmittelsicherheit?
Es versieht Aufgaben mit Zeitstempeln, speichert SOPs und Handbücher zu jedem Gerät und protokolliert Korrekturmaßnahmen, wenn Prüfungen fehlschlagen. Bei Inspektionen können Sie einen vollständigen Verlauf abrufen – wer was wann an welchem Gerät getan hat – zusammen mit Fotos und Unterschriften. Dies reduziert den Aufwand und erleichtert das Erkennen und Beheben wiederkehrender Probleme.
