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Digitale Signaturerfassung für CMMS
Signaturerfassung Die CMMS-Funktion erfasst eine mit einem Zeitstempel versehene elektronische Signatur direkt auf einer Arbeitsauftrags-Checkliste – von einem Techniker, Vorgesetzten, Bediener oder Kunden – und speichert diese dauerhaft im Datensatz als dokumentierten Nachweis, dass die Arbeit autorisiert, durchgeführt oder abgenommen wurde.
Wenn ein Inspektor die Vorlage des unterzeichneten Protokolls für einen am vergangenen Dienstag abgeschlossenen Arbeitsauftrag verlangt, wie lange würde es dauern, dieses vorzulegen – und wäre es dann noch lesbar? eWorkOrders Digitale Signaturen werden direkt auf der Checkliste des Arbeitsauftrags erfasst und ersetzen handschriftliche Unterschriften, Papierformulare und gescannte PDFs. Jede Signatur wird mit einem Zeitstempel versehen, dem Unterzeichner zugeordnet und dauerhaft im Arbeitsauftrag gespeichert – abrufbar in jeder Einrichtung, in jedem Jahr und bei jeder Prüfung.
Eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierauftrag stellt ein Haftungsrisiko dar, das Sie noch nicht geprüft haben. Eine digitale Signatur in eWorkOrders ist der Beweis.
Die Kunden lieben uns!
Funktionen zur Unterschriftenerfassung in eWorkOrders
Die folgenden Abschnitte beschreiben jeweils die Funktion und deren Funktionsweise. eWorkOrders.
Unterschriften auf jedem Touchscreen-Gerät erfassen – direkt auf der Arbeitsauftrags-Checkliste
Techniker, Vorgesetzte, Bediener oder Kunden unterschreiben direkt auf der Arbeitsauftrags-Checkliste mit einem beliebigen iOS- oder Android-Smartphone, -Tablet oder -Desktop-Computer mit Touchscreen. Die Unterschrift wird als Bild erfasst und im Arbeitsauftrag gespeichert. Es werden keine Papierformulare ausgedruckt, eingescannt oder abgelegt.
Jede Unterschrift wird mit einem automatischen Zeitstempel und dem Namen des Unterzeichners erfasst. Die Unterschriften werden auf der Website gespeichert. Arbeitsauftrag als Teil der ausgefüllten Checkliste und somit Bestandteil der dauerhaften Dokumentation des Auftrags.
Mehrere Unterschriftspunkte auf einer einzigen Checkliste konfigurieren
Checklisten in eWorkOrders Der Prozess kann mit mehreren Unterschriftsschritten gestaltet werden – Genehmigung vor Arbeitsbeginn, bevor ein Techniker einen Sperrbereich betritt, Abschlussbestätigung durch den Techniker nach Fertigstellung des Auftrags, Überprüfung durch den Vorgesetzten vor Abschluss und Kundenabnahme für Serviceleistungen. Jede Unterschrift wird Teil des ausgefüllten Checklisteneintrags im Arbeitsauftrag.
Checklisten können so eingerichtet werden, dass sie automatisch in bestimmte Arbeitsauftragstypen geladen werden – so werden beispielsweise bei vorbeugenden Wartungsarbeiten, Kalibrierungen, Heißarbeitsgenehmigungen oder Inspektionen die richtigen Unterschriftsschritte standardmäßig eingefügt. Jede Checkliste kann auch manuell zu einem beliebigen Arbeitsauftrag hinzugefügt werden, wenn für einen Auftrag eine zusätzliche Unterschrift erforderlich ist. Dies unterstützt Compliance-Dokumentation Anforderungen, die separate Autorisierungs- und Verifizierungsunterschriften erfordern.
Unterzeichnete Arbeitsaufträge als inspektorfertige PDF-Datensätze exportieren
Jeder unterzeichnete Arbeitsauftrag in eWorkOrders Die Daten können als formatiertes PDF exportiert werden, das die Auftragsdetails, die erledigte Checkliste, die verwendeten Teile, die Arbeitszeit, angehängte Fotos und alle Unterschriften mit Zeitstempeln enthält. Der Export ist für die Prüfung durch den Inspektor formatiert – es handelt sich nicht um einen unformatierten Datenexport.
Wenn eine Aufsichtsbehörde, ein Wirtschaftsprüfer, ein Versicherer oder ein Anwalt ein bestimmtes unterzeichnetes Dokument anfordert, kann dieses innerhalb von Sekunden abgerufen und exportiert werden. Berichtsmodul — nach Auftragsnummer, Datumsbereich, Anlage oder Techniker. Keine Ordner, keine Archivräume, keine gescannten PDFs, die durchsucht werden müssen.
![Maintenance manager reviewing completed work orders on the eWorkOrders CMMS dashboard](https://eworkorders.com/eworkorders/wp-content/uploads/signature-capture-biilt-signature.webp")
Unterschriftsanforderungen in die Checkliste integrieren – nicht im Gedächtnis speichern
In eWorkOrdersDie Unterschriftsanforderungen sind in der Checkliste enthalten. Wenn eine Checkliste einen Unterschriftsschritt beinhaltet, betrachtet die Person, die die Checkliste ausfüllt, diesen als Teil der Arbeit – und nicht als etwas, an das man sich später erinnern muss. Die Checkliste macht die Unterschrift sichtbar und erwartet sie.
Checklisten können so konfiguriert werden, dass sie automatisch in Arbeitsaufträge eines bestimmten Typs – Kalibrierungen, vorbeugende Wartung, Heißarbeitsgenehmigungen, Sicherheitsinspektionen – geladen werden, sodass die richtigen Unterschriftsschritte standardmäßig angezeigt werden. Jede Checkliste kann auch manuell zu einem beliebigen Arbeitsauftrag hinzugefügt werden, wenn für einen bestimmten Auftrag eine zusätzliche Unterschrift erforderlich ist. Manager können die abgeschlossenen Arbeiten und Unterschriften überprüfen. Dashboard ohne Papierkram.
Was ist die Signaturerfassung in einem CMMS?
Unterschriftenerfassung ist die CMMS-Funktion, die eine elektronische Signatur auf einem Arbeitsauftrag Die Checkliste wird von einem Techniker, Vorgesetzten, Bediener oder Kunden auf einem Touchscreen erfasst und mit Zeitstempel und Namen des Unterzeichners dauerhaft gespeichert. In regulierten Branchen ist sie das Element, das eine Wartungsmaßnahme in einen dokumentierten Datensatz umwandelt. In jeder Branche macht sie den Unterschied zwischen „Wir sind ziemlich sicher, dass die Arbeit erledigt wurde“ und „Hier ist der unterschriebene, mit Zeitstempel versehene und mit dem Namen der Person versehene Nachweis“. Fehlende Prüfprotokolle, nicht signierte elektronische Aufzeichnungen und schwache Kontrollen elektronischer Signaturen zählten zu den am häufigsten genannten Mängeln in 61 % der FDA-Warnschreiben im Jahr 2021 – was dies zur mit Abstand folgenreichsten Dokumentationslücke bei der regulierten Instandhaltung macht.
Für Instandhaltungsmanager in regulierten Branchen – Pharma, Lebensmittel und Getränke, Medizintechnik, Gesundheitswesen, Luftfahrt – ist die Erfassung von Unterschriften unerlässlich. Die Normen 21 CFR Part 11, ISO 9001, ISO 13485, OSHA PSM und die Standards der Joint Commission fordern allesamt die dokumentierte Abnahme von Instandhaltungsarbeiten. Auch für Instandhaltungsmanager in nicht regulierten Branchen dient die Erfassung von Unterschriften als Nachweis dafür, dass die Arbeiten vor Beginn autorisiert, spezifikationsgemäß ausgeführt und vom Auftraggeber abgenommen wurden – ein wichtiger Faktor bei Gewährleistungsansprüchen, Versicherungsfragen oder Streitigkeiten über den Leistungsumfang.
Der Unterschied zwischen einem gescannten PDF und einer digitalen Signatur im CMMS: Ein Scan einer handschriftlichen Unterschrift wird separat vom Wartungssystem abgelegt. Eine digital erfasste Unterschrift eWorkOrders wird direkt auf der Checkliste des Arbeitsauftrags erfasst, vom System mit einem Zeitstempel versehen und zusammen mit dem Rest des Arbeitsdatensatzes gespeichert – so dass die Nachweise bei der Arbeit, die sie dokumentieren, liegen und nicht in einem separaten Archivraum.
Weitere Informationen finden Sie auch in den eWorkOrders In Aktion – Vereinbaren Sie eine Live-Demo, unverbindlich
Was Sie mit der Unterschriftenerfassung machen können eWorkOrders
Jede Unterschrift wird erfasst, mit einem Zeitstempel versehen und dauerhaft auf dem Arbeitsauftrag gespeichert – dies unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, die Rechenschaftspflicht und die Dokumentation von Audits in allen Branchen.
| Signaturfähigkeit | Wann wird es verwendet? | Plan erforderlich | Wie eWorkOrders kümmert sich darum |
|---|---|---|---|
| VorabgenehmigungVor dem Start um Erlaubnis bitten | Arbeiten in beengten Räumen, Heißarbeiten, sicherheitskritische Arbeiten, Arbeiten am Eigentum von Kunden | Unternehmen | Ein Checklistenpunkt zur Vorabgenehmigung kann in die Checkliste für Arbeitserlaubnis- oder Sperr-/Kennzeichnungsarbeiten integriert werden. Die Unterschrift wird mit einem Zeitstempel versehen und zusammen mit dem Namen des Unterzeichners erfasst, wodurch dokumentiert wird, dass die Genehmigung vor Arbeitsbeginn erteilt wurde. |
| Abnahmebestätigung durch den TechnikerBestätigung der ausgeführten Arbeiten | Arbeitsaufträge, bei denen zum Abschluss die Unterschrift eines Technikers erforderlich ist | Unternehmen | Der Abnahmeschritt des Technikers auf der Checkliste erfasst die Unterschrift der Person, die die Arbeiten ausgeführt hat, und bestätigt damit, dass die Arbeiten wie beschrieben durchgeführt und alle Schritte der Checkliste abgearbeitet wurden. Dadurch entsteht der primäre Datensatz, der eine namentlich genannte Person mit der jeweiligen Wartungsmaßnahme verknüpft. |
| Bestätigung durch den VorgesetztenQualitätsfreigabe | Arbeiten, die für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich sind, Kalibrierungen, hochwertige Reparaturen, Garantiearbeiten | Unternehmen | Ein Prüfschritt auf der Checkliste veranlasst den Instandhaltungsleiter, den abgeschlossenen Arbeitsauftrag zu überprüfen und durch seine Unterschrift die Qualität, die Vollständigkeit der Checkliste und die Einhaltung der Verfahrensvorgaben zu bestätigen. Dies unterstützt Dokumentationspraktiken, bei denen die Überprüfung von einer anderen Person als der ausführenden Person durchgeführt wird. |
| Kunden-/BetreiberakzeptanzServiceabmeldung | Arbeiten von Dienstleistungsunternehmen, Arbeiten an mieterseitigen Einrichtungen, Freigabe der Produktionslinie | Unternehmen | Der Schritt „Kundenabnahme“ auf der Checkliste erfasst die Unterschrift des Kunden, Mieters oder Produktionsmitarbeiters, der die abgeschlossenen Arbeiten abnimmt. Für Dienstleistungsunternehmen ist dies der Abnahmenachweis für die abrechnungsfähigen Leistungen. Für interne Teams ist es die Freigabe der Geräte für die Produktion – ein Nachweis, der Streitigkeiten über den Zeitpunkt der Wiederinbetriebnahme eines Geräts vorbeugt. |
| Inspektions- und PrüfabnahmeBehördliche Bescheinigung | Inspektionen und interne Audits durch FDA, OSHA, EPA und JCAHO | Unternehmen | Inspektionschecklisten – für Brandschutzanlagenprüfungen, Kesselinspektionen, Kalibrierungsüberprüfungen und Sicherheitsaudits – beinhalten einen Unterschriftenschritt, in dem der Inspektor bestätigt, dass die Inspektion durchgeführt wurde und das Objekt die erforderlichen Kriterien erfüllt oder nicht erfüllt hat. Unterstützt behördliche Inspektion Dokumentation. |
| Mehrstufige FreigabeSequenzielle Genehmigungen | Arbeitsaufträge, die mehrere Unterschriften in einer bestimmten Reihenfolge erfordern | Unternehmen | Eine einzelne Checkliste kann mehrere Unterschriftsschritte umfassen – Vorabgenehmigung, Abschluss durch den Techniker, Überprüfung durch den Vorgesetzten, Kundenabnahme –, die jeweils im Arbeitsablauf erfasst werden. Die ausgefüllte Checkliste enthält jede Unterschrift mit Zeitstempel und Unterzeichner. |
| Bestätigung der ErklärungLesen und bestätigen | Sicherheitseinweisungen, Bestätigungen der Richtlinien, Schulungsbestätigungen | Unternehmen | Die einzelnen Schritte einer Checkliste können mit einer Unterschrift verknüpft werden – beispielsweise „Ich habe das Sperr- und Kennzeichnungsverfahren für dieses Objekt gelesen“ oder „Ich bestätige, dass mir die in diesem Arbeitsauftrag aufgeführten Gefahren bekannt sind“. Die Aussage und die Unterschrift werden gemeinsam als Teil der ausgefüllten Checkliste erfasst. |
Die Erfassung von Unterschriften ist eine Funktion des Enterprise-Plans.
Die Erfassung digitaler Signaturen – einschließlich mehrstufiger Freigabe von Checklisten und vollständigem PDF-Export von Arbeitsaufträgen – ist verfügbar in der eWorkOrders Enterprise-Tarif. Alle Tarife beinhalten eine unbegrenzte Benutzeranzahl – keine Lizenzgebühren pro Unterzeichner. Siehe Preise und Pläne für weitere Informationen.
Alle Kernkompetenzen, die Ihr Team benötigt.
Von der Autorisierung über den Abschluss bis hin zum PDF-Export eWorkOrders Erfasst alle erforderlichen Unterschriften auf der Checkliste für den Arbeitsauftrag.
Unterschriften werden direkt auf jedem iOS- oder Android-Smartphone, -Tablet oder -Desktop-Computer mit Touchscreen erfasst. Es ist keine separate Hardware für ein Unterschriftenpad erforderlich. Der Unterzeichner verwendet seinen Finger oder einen Stift, die visuelle Unterschrift wird auf dem Bildschirm angezeigt und der Datensatz sofort im Arbeitsauftrag gespeichert. Funktioniert auf demselben Gerät, das der Techniker bereits verwendet. mobile Wartung.
Jede Signatur wird mit der Systemzeit zum Zeitpunkt der Erfassung versehen – nicht mit dem Zeitpunkt der Auftragserstellung oder einem vom Benutzer eingegebenen Datum. Dies ist der erste Anhaltspunkt, den Aufsichtsbehörden, Prüfer und Rechtsberater bei der Überprüfung eines Datensatzes berücksichtigen.
Jede Unterschrift wird erfasst und der Name des Unterzeichners im Arbeitsauftrag gespeichert. Das Bild der Unterschrift, der Name und der Zeitstempel werden zusammen als Teil der ausgefüllten Checkliste gespeichert – so kann jeder, der den Datensatz später überprüft, sehen, wer wann unterschrieben hat.
Sobald eine Unterschrift erfasst wurde, wird sie Teil der erledigten Checkliste im Arbeitsauftrag. Unterschrift, Zeitstempel und Name des Unterzeichners werden in der Auftragshistorie gespeichert – nicht in einem separaten Dateisystem und nicht auf einem Papierformular. Beim späteren Abruf des Arbeitsauftrags sind die Unterschriften automatisch mitgeliefert.
Die einzelnen Schritte der Checkliste können mit der Unterschrift durch eine spezifische Aussage verknüpft werden – beispielsweise: „Ich habe das Sperr- und Kennzeichnungsverfahren abgeschlossen“, „Ich bestätige die bei dieser Arbeit festgestellten Gefahren in beengten Räumen“, „Ich bestätige, dass die Kalibrierungswerte innerhalb der Toleranz liegen“. Die Aussage und die Unterschrift werden gemeinsam als Teil der ausgefüllten Checkliste erfasst.
Unterzeichnete Arbeitsaufträge werden als formatierte PDFs exportiert, die alle relevanten Informationen enthalten – Auftragsdetails, Checklisten, Teile, Arbeitsstunden, Fotos und alle Unterschriften mit Zeitstempel und Namen der Unterzeichner. Das Format ist für die direkte Weiterleitung an FDA-Inspektoren, OSHA-Beauftragte, Gutachter der Joint Commission oder Versicherungssachbearbeiter ohne weitere Bearbeitung vorgesehen.
Arbeitsaufträge sind durchsuchbar – nach Auftragsnummer, Datumsbereich, Anlage, Techniker, Status und Auftragsart. Fordert ein Auditor Kalibrierungsaufzeichnungen aus dem zweiten Quartal an, sind diese mit wenigen Klicks im Berichtsmodul verfügbar. Die Signaturen sind bereits in den Suchergebnissen der Arbeitsaufträge enthalten.
Wenn eine Checkliste einen Unterschriftenschritt enthält, betrachtet die Person, die die Checkliste ausfüllt, diesen als Teil der Arbeit – und nicht als etwas, woran sie sich später erinnern muss. Checklisten können so gestaltet werden, dass die Unterschrift zum eigentlichen Arbeitsablauf gehört und somit als sichtbarer und erwarteter Bestandteil des Arbeitsablaufs und nicht als nachträgliche Aufgabe wahrgenommen wird.
Manager können abgeschlossene Arbeitsaufträge im Dashboard einsehen – welche Unterlagen eingereicht wurden, welcher Techniker sie eingereicht hat und wie der Bearbeitungsstatus der Checkliste ist. Vorgesetzte können den Arbeitsauftrag öffnen, die ausgefüllte Checkliste und die Unterschriften überprüfen und direkt die nächsten Schritte einleiten.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten wird die Auftragshistorie zentral verwaltet. Ein Compliance-Beauftragter kann die unterzeichneten Aufträge standortübergreifend in einer einzigen Ansicht einsehen – ein nützliches Feature für standortübergreifende Audits, behördliche Meldungen und interne Qualitätsprüfungen. Jeder Auftrag behält seinen Bezug zu Standort, Anlage und Techniker.
Die Unterschriftenerfassung ist vollständig in die mobile Auftragsabwicklung integriert: Techniker füllen Checklisten aus, erfassen Teile, machen Fotos und sammeln Unterschriften in derselben mobilen Sitzung, ohne die App wechseln zu müssen. Die Unterschrift wird dem jeweiligen Auftragsdatensatz hinzugefügt, wodurch ein einheitliches Dokument anstelle separater Papier- und digitaler Dokumente entsteht.
eWorkOrders Die Erfassung von Unterschriften unterstützt die Dokumentationspraxis in FDA-regulierten Branchen, ISO-zertifizierten Betrieben und OSHA-konformen Einrichtungen. Unterschriften werden mit einem Zeitstempel versehen, dem Unterzeichner zugeordnet und zusammen mit dem Arbeitsauftrag gespeichert. So entsteht die Wartungsdokumentation, auf die sich regulierte Betriebe in der Pharma-, Medizinprodukte- und Lebensmittelherstellung bei Inspektionen verlassen.
Wie eine Unterschrift vom Touchscreen zum revisionssicheren Datensatz gelangt
So sieht der Workflow zur Unterschriftenerfassung tatsächlich aus in eWorkOrders — vom Zeitpunkt der Unterschrift bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie in den Händen des Prüfers auftaucht.
Der Instandhaltungsleiter erstellt eine Checkliste mit den erforderlichen Unterschriftsschritten – beispielsweise eine Kalibrierungscheckliste mit der Unterschrift des Technikers zur Bestätigung und der Unterschrift des Vorgesetzten zur Überprüfung; eine Checkliste für Heißarbeitsgenehmigungen mit der Unterschrift zur Vorabgenehmigung. Die Checkliste kann so konfiguriert werden, dass sie automatisch in Arbeitsaufträge eines bestimmten Typs geladen wird, oder sie kann bei Bedarf manuell zu einzelnen Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden. Die Unterschriftsschritte sind in der Checkliste enthalten und werden daher überall dort angezeigt, wo die Checkliste verwendet wird.
Die Unterschriftsaufforderung erscheint als Checklistenpunkt genau dort, wo sie benötigt wird – zur Vorabgenehmigung zu Beginn der Checkliste, zur Fertigstellung durch den Techniker gegen Ende, zur Überprüfung durch den Vorgesetzten nach Abschluss der Arbeiten und zur Kundenabnahme bei der Übergabe. Der Unterzeichner sieht die Erklärung, die er unterzeichnet, zusammen mit den Details des Arbeitsauftrags. Nichts geschieht unbemerkt – jede Unterschrift ist ein expliziter Schritt auf der Checkliste.
Der Unterzeichner zeichnet seine Unterschrift mit dem Finger oder einem Stift auf den Touchscreen. Die visuelle Unterschrift wird in Echtzeit dargestellt und kann vor der endgültigen Bestätigung überprüft und korrigiert werden. Nach der Bestätigung wird die Unterschrift als Bild erfasst und zusammen mit dem Namen des Unterzeichners gespeichert. Die Systemuhr erfasst den genauen Zeitpunkt. Es wird zu keinem Zeitpunkt ein Papierformular benötigt. Der Unterzeichner benötigt lediglich ein bereits vorhandenes Gerät – ein Smartphone, ein Tablet oder einen Laptop.
Sobald die Unterschrift geleistet ist, wird sie im Arbeitsauftrag als Teil der erledigten Checkliste gespeichert – das Unterschriftenbild, der Name des Unterzeichners, die unterzeichnete Erklärung und der Zeitstempel werden gemeinsam erfasst. Die Unterschrift wird dauerhaft in der Auftragshistorie hinterlegt und kann jederzeit abgerufen werden, wenn der Auftrag selbst aufgerufen wird.
Sobald alle Checklistenpunkte abgearbeitet und alle Unterschriften eingeholt sind, kann der Arbeitsauftrag abgeschlossen werden. Der abgeschlossene Datensatz generiert automatisch das vollständige Dokument – Auftragsdetails, alle Checklisten, alle verwendeten Teile, alle Arbeitsstunden, alle beigefügten Fotos und alle Unterschriften mit Zeitstempeln und Kommentaren. Der Datensatz wird in das System eingespeist. Berichtsmodul, hat das Anlagenhistorieund alle Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden ohne zusätzlichen Aufwand zu erfüllen.
Wenn ein FDA-Ermittler, ein OSHA-Beauftragter, ein Gutachter der Joint Commission, ein Versicherungssachbearbeiter oder ein interner Revisor ein bestimmtes unterzeichnetes Dokument anfordert, wird es innerhalb von Sekunden anhand der Auftragsnummer, des Datumsbereichs, des Objekts oder des Technikers aus dem System abgerufen. Der Export erfolgt als formatiertes PDF – direkt aushändigbar an den Anforderer, ohne erneutes Formatieren, Scannen oder Heraussuchen aus einem Ordner. Das unterzeichnete Dokument sieht auch ein Jahr später noch genauso aus wie am Tag seiner Unterzeichnung.
Warum Wartungsteams wählen eWorkOrders zur Unterschriftenerfassung
Konzipiert für Wartungsarbeiten seit 1995. Unterschriftenerfassung, die auch behördlichen Prüfungen standhält – integriert in die Checkliste, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Unterschriften in eWorkOrders Die Checkliste ist direkt auf dem Dokument – genau dort, wo auch die Arbeit selbst erfasst wird. Unterschrift, Checklisten-Schritte und Arbeitsauftrag bilden einen einzigen Datensatz. Es gibt kein separates Signaturmodul, keine zu verwaltenden Dateianhänge und keine später zu suchenden gescannten PDFs.
Jede Unterschrift wird zusammen mit dem Namen des Unterzeichners und dem Zeitstempel erfasst. Das Bild der Unterschrift, der Name und die Systemzeit werden gemeinsam im Arbeitsauftragsdatensatz gespeichert – so kann jeder, der den Datensatz später überprüft, sehen, wer wann für welchen Checklistenschritt unterschrieben hat.
Wenn ein Prüfer einen bestimmten, unterschriebenen Bericht verlangt, kann der Unterschied zwischen „vier Minuten aus dem CMMS“ und „sechs Stunden aus dem Archiv“ den Unterschied zwischen einer einwandfreien Inspektion und einem Vermerk gemäß Formular 483 ausmachen. eWorkOrders Erstellt auf Anfrage signierte Schallplatten.
Gegründet 1995. Entwickelt für Kunden wie FDA-regulierte Hersteller, Gesundheitssysteme und Fluggesellschaften. Über 120 Branchenauszeichnungen. Hervorragende Bewertungen auf Capterra, G2 und GetApp. Compliance-kritische Funktionen sind keine Nebensache – sie sind integraler Bestandteil der Architektur.
Wenn eine FDA-Inspektion ansteht, rufen Sie einen Mitarbeiter an, der persönlich ans Telefon geht – um die PDF-Exportverfahren zu bestätigen, die Checklistenkonfiguration zu überprüfen oder Ihre Signatureinstellungen vor dem Eintreffen des Prüfers durchzugehen. Kein Chatbot, keine Ticketwarteschlange, kein Dienstleister in einer anderen Zeitzone.
Sicherheit auf Unternehmensniveau – SSO, Benutzerzugriffskontrollen, eine der höchsten Sicherheitsbewertungen in der CMMS-Branche. Signaturen werden über dieselben authentifizierten Benutzersitzungen wie der Rest des Systems erfasst, sodass die Identität des Unterzeichners im Datensatz mit der angemeldeten Person übereinstimmt.
Häufige Herausforderungen bei der Freigabe – und wie man sie bewältigt eWorkOrders Löst sie
Den meisten Wartungsteams ist bewusst, dass sie eine bessere Dokumentation der Abnahme benötigen – die Herausforderung besteht darin, ein System zu finden, bei dem die Unterschriften direkt auf der Arbeit erfolgen und nicht in einer separaten Datei, die möglicherweise nicht mehr auffindbar ist, wenn der Prüfer eintrifft. Verstöße gegen die Datenintegrität – darunter fehlende Prüfprotokolle und mangelhafte Kontrollen elektronischer Signaturen – wurden in 61 % der FDA-Warnschreiben im Jahr 2021 angeführt und stellen damit eine der folgenreichsten Dokumentationslücken bei der regulierten Instandhaltung dar. eWorkOrders Löst jedes dieser Probleme, indem Unterschriften dort platziert werden, wo die Arbeit stattfindet – auf der Checkliste, auf dem Arbeitsauftrag.
Unterschriften mit nasser Tinte – unleserlich, verloren oder angefochten
Papierformulare für die Unterschriftenerfassung werden in Ordnern abgeheftet, in Lagern aufbewahrt, durch Feuchtigkeit beschädigt oder so abgelegt, dass sie niemand mehr findet. Wenn ein Prüfer die vor 18 Monaten unterzeichnete Aufzeichnung einsehen möchte, lautet die Antwort oft: „Das müssen wir erst nachschauen“ – was nie die Antwort ist, die ein Prüfer hören möchte. eWorkOrders Ersetzt Unterschriften auf Papier vollständig durch digitale Aufnahmen, die im Arbeitsauftrag gespeichert und innerhalb von Sekunden abgerufen werden können.
79 % der Verträge werden innerhalb von 24 Stunden unterzeichnet. Nutzung von E-Signatur-Plattformen — im Vergleich zu Tagen oder Wochen bei papierbasierten Genehmigungsprozessen, die physischen Transport, Ablage und Wiederauffindung erfordern.
Die Freigabe hängt vom Speicher ab, nicht vom Workflow.
Wenn Unterschriftenanforderungen davon abhängen, dass jemand daran denkt, eine Unterschrift einzuholen, werden einige übersehen. Techniker sind ausgelastet, Vorgesetzte überlastet, und die Arbeit wird ohne die erforderliche Genehmigung oder Überprüfung abgeschlossen. Die Lücke wird erst bei einer Prüfung entdeckt – nicht, wenn sie noch behoben werden kann. eWorkOrders Die einzelnen Schritte der Unterschrift werden direkt in die Checkliste aufgenommen, sodass die Freigabe ein sichtbarer Teil der Arbeit ist und nicht eine separate Aufgabe, an die man sich erinnern muss.
Fehlende Prüfprotokolle und nicht signierte elektronische Datensätze zählen zu den folgenreichsten Feststellungen bei FDA-Inspektionen. — Dokumentationslücken, die durch die Integration der Abnahmebestätigung in die Checkliste direkt an der Quelle vermieden werden können.
Gescannte PDFs werden getrennt vom eigentlichen Werk gespeichert.
Das Scannen einer handschriftlichen Unterschrift und das Speichern des Bildes erzeugt eine PDF-Datei, die an anderer Stelle abgelegt wird – auf einem Netzlaufwerk, in einem E-Mail-Verlauf oder in einem Ordner, der nie aktualisiert wird. Wenn dann eine Prüfungsanfrage eingeht, muss die Unterschrift mühsam herausgesucht und dem richtigen Arbeitsauftrag zugeordnet werden. eWorkOrders Die Unterschriften werden direkt auf der Arbeitsauftrags-Checkliste erfasst, sodass die Unterzeichnung und die dokumentierte Arbeit in einem Datensatz zusammengefasst sind.
Gemäß 21 CFR Part 11 müssen elektronische Signaturen mit dem Datensatz verknüpft sein, den sie unterzeichnen. — Die Speicherung der Unterschriften direkt auf dem Arbeitsauftrag unterstützt diese Verbindung weitaus besser als eine separate Dateispeicherung.
Funktionstrennung ist Dokumentation – nicht nur Verfahren.
Die gesetzlichen Bestimmungen schreiben vor, dass die Person, die die Arbeit ausführt, nicht mit der Person identisch sein darf, die sie überprüft. Dies muss im Protokoll selbst vermerkt sein. eWorkOrders Checklisten können separate Unterschriftsschritte für den Techniker und den Vorgesetzten enthalten – jeder mit eigenem Namen und Zeitstempel –, sodass der ausgefüllte Datensatz zwei unterschiedliche Unterschriften für zwei unterschiedliche Rollen aufweist, genau die Nachweise, die ein Prüfer sucht.
Regulatorische Rahmenbedingungen wie 21 CFR Part 11 und ISO 9001 fordern eine dokumentierte Trennung der Aufgaben. — und genau diese Dokumentation erzeugt eine Checkliste für Mehrfachsignaturen.
Unterschriftenerfassung für jede Branche
Ob Sie der FDA-Regulierung unterliegen, unter die OSHA-Vorschriften fallen oder einfach nur rechtlich tragfähige Aufzeichnungen benötigen, falls etwas schiefgeht – die Erfassung von Unterschriften ist die Beweisebene, die den Betrieb schützt.
Gemäß FDA 21 CFR Part 11 müssen elektronische Signaturen mit dem Datensatz, den sie unterzeichnen, verknüpft, mit einem Zeitstempel versehen und aufbewahrt werden. eWorkOrders Die Erfassung von Unterschriften erfolgt direkt auf der Checkliste des Arbeitsauftrags – dies unterstützt Wartungsaufzeichnungen, die auch bei FDA-Inspektionen hinsichtlich cGMP, FSMA und Dokumentation der Präventivmaßnahmen Bestand haben.
Die Prüfungen der Joint Commission, die Inspektionen der CMS und die Vorschriften der FDA für Medizinprodukte erfordern allesamt eine dokumentierte Bestätigung der Wartung und Kalibrierung klinischer Geräte. eWorkOrders Erfasst die Unterschrift des biomedizinischen Technikers und die Bestätigung des Vorgesetzten mit Zeitstempeln, die die Dokumentationsanforderungen von JCAHO und FDA ohne Papierformulare erfüllen.
OSHA PSM, ISO 9001 und ISO 45001 verlangen alle eine dokumentierte Freigabe für sicherheitskritische Wartungsarbeiten – insbesondere für Lockout/Tagout-Verfahren, Heißarbeitsgenehmigungen und Arbeiten in beengten Räumen. eWorkOrders Checklisten integrieren die Vorabgenehmigung und die Unterschriften der Techniker direkt in den Arbeitsablauf, nicht in Verfahrenshinweise. Weltweit im Einsatz bei Honda, Siemens und Produktionsstätten.
Für Dienstleistungsunternehmen dient die Unterschriftenerfassung als Nachweis für die Abnahme abrechnungsfähiger Leistungen. Für interne FM-Teams dient sie der Übergabe an den Mieter und der Dokumentation der Service-Level-Vereinbarung (SLA). eWorkOrders Die Kundensignatur nach Abschluss des Auftrags wird auf demselben Gerät erfasst, das der Techniker für die Ausführung der Arbeiten verwendet hat – wodurch Streitigkeiten über Fertigstellung und Umfang vermieden werden.
Die Einhaltung der EPA-Vorschriften erfordert die dokumentierte Bestätigung der Inspektionen und Korrekturmaßnahmen durch den Betreiber. eWorkOrders Erfasst die Unterschrift des Inspektors mit Zeitstempeln, die automatisch in die Konformitätsberichterstattung einfließen – und unterstützt so die Einreichungen beim DMR sowie interne Qualitätsaufzeichnungen für Pumpstationen, Kläranlagen und Außenstellen.
DOT-Inspektionsberichte, Wartungsaufzeichnungen für Nutzfahrzeuge und Dokumentationen zu Garantieansprüchen profitieren allesamt von einer dokumentierten Bestätigung. eWorkOrders Erfasst die Unterschriften von Fahrer, Techniker und Vorgesetztem auf Wartungsaufträgen für die Fahrzeugflotte – und unterstützt so die FMCSA-Dokumentation, die Inanspruchnahme von Garantieleistungen und die Beilegung von Streitigkeiten ohne papierbasierte Reparaturaufträge.
Nachweisbare Ergebnisse – Echte Kunden
„Die Möglichkeit, nachzuweisen, welche Arbeiten durchgeführt und welche Teile verwendet wurden, ist von unschätzbarem Wert.“
Mike
eWorkOrders CMMS optimiert die Wartung für 42 McDonald's-Standorte
In den letzten 24 Jahren habe ich die Wartung und Reparatur von über 42 McDonald's-Restaurants geleitet. eWorkOrders CMMS hat viele Prozesse rationalisiert und die Produktivität im Management verbessert ...
eWorkOrders CMMS optimiert die Wartung für 42 McDonald's-Standorte
In den letzten 24 Jahren habe ich die Wartung und Reparatur von über 42 McDonald's-Restaurants geleitet. eWorkOrders CMMS hat viele Prozesse rationalisiert und die Produktivität bei der Verwaltung von Serviceanfragen, Arbeitsaufträgen und der Kommunikation zwischen meinem Team aus 7 Wartungstechnikern und den Restaurant-GMs verbessert. Vor der Implementierung von eWorkOrdersWir führten in den verschiedenen Filialen individuelle Listen mit Reparaturen und Anfragen. Da wir die gesamte Wartung für all diese Anlagen, Geräte, Kühlschränke usw. verwalten mussten, mussten mein Team und ich sehr lange Listen verwalten. Obwohl wir dachten, der Prozess funktioniere gut, wussten wir, dass es einen effizienteren Weg für die Verwaltung unserer Anlagen geben musste. Nach einem Treffen mit Norm, meinem Kundenbetreuer, verstand er meine Herausforderungen und führte eine Demo durch. eWorkOrders CMMS-Software, die mir die Möglichkeiten zeigte und wie eWorkOrders meine bestehenden Prozesse verbessern konnte. Wir haben uns entschieden, eWorkOrders in unseren Restaurants. Das war der beste Schritt, den ich je gemacht habe! Die Filialleiter sind alle froh, dass alle ihre Anfragen, die sie eingereicht haben, eWorkOrders System wird verfolgt und sehr zeitnah abgeschlossen, einschließlich der Bestellung von Ersatzteilen usw. Mit dem robusten Standardberichtssatz können wir nun Aktivitäten auf Einzel- und Filialebene verfolgen und die Daten analysieren, um Verbesserungen zu erzielen. Die Möglichkeit, Serviceanfragen zu stellen und Arbeitsaufträge von einem mobilen Gerät aus zu verwalten, ist einfach fantastisch! Ich wünschte, ich hätte eWorkOrders vor Jahren. Vielen Dank, Norm, für Ihre Hilfe und Professionalität bei der Einrichtung und dem Betrieb eWorkOrdersNorm ist immer für mich da, wenn ich Fragen oder Probleme habe, um meine Arbeit zu verbessern, da ich nicht gerade der Computer-Experte bin. Die gute Nachricht: Das müssen Sie auch nicht sein. Ich hoffe, ich klinge nicht wie ein Verkäufer, denn das bin ich nicht, ich bin einfach ein sehr zufriedener Kunde. Lesen Sie die vollständige Fallstudie
Mike
Carmel
Optimierte Wartung, bessere Kommunikation und KPI-Einblicke mit eWorkOrders
Die Verwendung des eWorkOrders Plattform hat die Verwaltung und Rationalisierung unseres Betriebs- und Wartungsworkflows erleichtert. Systemfunktionen, gepaart mit der Reaktionsfähigkeit der eWorkOrders tech...
Optimierte Wartung, bessere Kommunikation und KPI-Einblicke mit eWorkOrders
Die Verwendung des eWorkOrders Plattform hat die Verwaltung und Rationalisierung unseres Betriebs- und Wartungsworkflows erleichtert. Systemfunktionen, gepaart mit der Reaktionsfähigkeit der eWorkOrders Durch die Zusammenarbeit mit unserem technischen Team und maßgeschneiderten Lösungen konnte unser Unternehmen die Produktivität und Effizienz steigern, Daten in andere Systeme integrieren, die Kommunikation zur Anlagenwartung verbessern, unsere Geschäftsprozesse rationalisieren und durch KPI-Analysen ein kontinuierliches Benchmarking der Prozessverbesserung durchführen.
Carmel
Rhett
150,000 $ gespart! eWorkOrders Versteht die Kundenanforderungen
eWorkOrders meinem Kunden (Virginia Department of Transportation) sparte allein an Personalkosten über 150,000 Dollar pro Jahr! Vor der Implementierung eWorkOrders, VDOT verwaltete mehrere Systeme mit mehreren Plattformen …
150,000 $ gespart! eWorkOrders Versteht die Kundenanforderungen
eWorkOrders meinem Kunden (Virginia Department of Transportation) sparte allein an Personalkosten über 150,000 Dollar pro Jahr! Vor der Implementierung eWorkOrdersVDOT verwaltete mehrere Systeme mit mehreren Plattformen. Als staatliche Einrichtung sind sie sehr auf Budgets und Ausgaben bedacht. Mit der eWorkOrders Mit der CMMS-Lösung haben sie alle ihre Inventar- und Anlageninformationen, Dokumente, Zeitpläne und Informationen an einem zentralen Ort gespeichert, auf den sie jederzeit und überall zugreifen können! Durch die Implementierung und die Benutzerfreundlichkeit von eWorkOrders Dank der zentralen CMMS-Lösung benötigten sie nicht mehr mehrere Mitarbeiter, die mehrere Altsysteme verwalteten. Sie konnten ihren Personalbestand reduzieren und die Mitarbeiter in anderen Bereichen einsetzen. Insgesamt sparte das System Zeit und Geld und steigerte Produktivität und Effizienz.
Die Zusammenarbeit mit den eWorkOrders Team! Sie haben die Bedürfnisse und Anforderungen meiner Kunden sowie die Budgetbeschränkungen verstanden und mit ihnen zusammengearbeitet, um ihnen die Software schnell zum Laufen zu bringen.
Ich kann dieses Team jedem Unternehmen wärmstens empfehlen, das mit einer neuen CMMS-Lösung wirklich Erfolg haben möchte. Es ist wirklich schön, mit einem Team zusammenzuarbeiten, das zuhört, was Sie wollen und brauchen, und eine Lösung mit einem außergewöhnlichen Ergebnis liefert! eWorkOrders hat sich zum Ziel gesetzt, Organisationen erfolgreich durch den Implementierungsprozess zu begleiten und sicherzustellen, dass die Kunden mit ihrem System vertraut sind. eWorkOrders verfügt über das beste Fach-, Technik- und Managementteam, das gemeinsam daran arbeitet, die Kundenzufriedenheit sicherzustellen!
Rhett
Sind Sie bereit, die papierbasierte Unterschrift durch revisionssichere digitale Aufzeichnungen zu ersetzen?
Häufig gestellte Fragen zur Unterschriftenerfassung
Alles, was Instandhaltungsmanager vor der Auswahl eines CMMS für die Konformitätsfreigabe und die Auditdokumentation wissen müssen.
Was versteht man unter Signaturerfassung in einem CMMS?
Die Signaturerfassung ist eine Funktion des CMMS (Computerized Maintenance Management System), die eine elektronische Signatur auf einer Arbeitsauftragscheckliste – erfasst über einen Touchscreen von einem Techniker, Vorgesetzten, Bediener oder Kunden – aufzeichnet und diese dauerhaft mit einem Zeitstempel und dem Namen des Unterzeichners speichert. eWorkOrdersJede Unterschrift wird als Checklistenpunkt erfasst und bleibt als Teil des abgeschlossenen Auftragsdatensatzes im Arbeitsauftrag erhalten.
Beeinflusst die eWorkOrders Unterstützung der Unterschriftenerfassung gemäß Dokumentation nach 21 CFR Part 11?
eWorkOrders Unterstützt die in 21 CFR Part 11 geforderten Dokumentationspraktiken: Unterschriften werden über authentifizierte Benutzersitzungen erfasst, vom System mit einem Zeitstempel versehen und mit dem jeweiligen Arbeitsauftragsdatensatz verknüpft, den sie unterzeichnen. Die endgültige Einhaltung von Part 11 liegt in der Verantwortung der regulierten Organisation – aber eWorkOrders bietet die Grundlage für die Datenerfassung, die von FDA-regulierten Branchen wie der pharmazeutischen Industrie, der Medizinprodukteindustrie und der Lebensmittelindustrie genutzt wird.
Welche Geräte können zur Erfassung von Unterschriften verwendet werden?
Unterschriften können auf jedem iOS- oder Android-Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer mit Touchscreen erfasst werden. Es ist keine separate Hardware für ein Unterschriftenpad erforderlich. Der Unterzeichner verwendet seinen Finger oder einen Stift auf dem Gerät, das bereits für den Arbeitsauftrag verwendet wird. Dies ist dasselbe Gerät, das auch für … verwendet wird. eWorkOrders mobile Wartung — keine neue Hardware, keine neue Softwareinstallation.
Können mehrere Unterschriften für einen einzigen Arbeitsauftrag eingeholt werden?
Ja – eine einzelne Checkliste kann mehrere Unterschriftenschritte umfassen. Üblicherweise erfolgt die Freigabe durch einen Vorgesetzten vor Arbeitsbeginn, die Abnahme durch den Techniker nach Abschluss der Arbeiten, die Überprüfung durch den Vorgesetzten im Rahmen der Qualitätsprüfung und die Abnahme durch den Kunden oder Bediener bei der Übergabe. Jede Unterschrift wird mit Zeitstempel, Name des Unterzeichners und zugehöriger Erklärung Teil der ausgefüllten Checkliste.
Wie werden Signaturen nach der Erfassung gespeichert?
Sobald eine Unterschrift erfasst wurde, wird sie als Teil der ausgefüllten Checkliste im Arbeitsauftrag gespeichert – das Bild der Unterschrift, der Name des Unterzeichners, die unterzeichnete Erklärung und der Zeitstempel werden zusammengehalten. Wenn der Arbeitsauftrag später zur Überprüfung abgerufen wird, sind die Unterschriften bereits vorhanden. Der Datensatz wird nicht in einer separaten Datei, auf einem Netzlaufwerk oder in einem gescannten PDF-Archiv gespeichert.
Wie werden erforderliche Signaturen in den Arbeitsablauf integriert?
Unterschriften sind in Checklisten integriert. Enthält eine Checkliste einen Unterschriftsschritt, betrachtet der Unterzeichner diesen als Teil des Checklisten-Ablaufes – und nicht als etwas, das er sich später merken muss. Checklisten können so konfiguriert werden, dass sie automatisch in Arbeitsaufträge eines bestimmten Typs (Kalibrierungen, vorbeugende Wartung, Heißarbeitsgenehmigungen, Inspektionen) geladen werden. Jede Checkliste kann auch manuell zu jedem Arbeitsauftrag hinzugefügt werden. Die Checkliste ist das Element, das die Unterschriftspflicht in den Auftrag einbringt.
Wie kann ein unterschriebener Arbeitsauftrag während einer Prüfung abgerufen werden?
Unterzeichnete Arbeitsaufträge können abgerufen werden von Berichtsmodul Die Suche erfolgt nach Auftragsnummer, Datumsbereich, Anlage, Techniker oder Auftragsart. Der Abruf dauert nur wenige Sekunden. Der Export erfolgt als formatiertes PDF mit dem vollständigen Datensatz – Auftragsdetails, Checklisten, Teile, Arbeitsstunden, Fotos und alle Unterschriften mit Zeitstempeln und Stellungnahmen – direkt zur Übergabe an einen FDA-Inspektor, OSHA-Beauftragten, Gutachter der Joint Commission oder Versicherungssachbearbeiter.
Funktioniert die Unterschriftenerfassung auch für nicht regulierte Branchen?
Ja – die Erfassung von Unterschriften ist zwar für FDA-, OSHA-, ISO- und Joint-Commission-regulierte Betriebe unerlässlich, aber auch nicht regulierte Teams nutzen sie für die Rechnungsannahme von Dienstleistern, die Übergabedokumentation an Mieter, den Nachweis von Gewährleistungsansprüchen, die Absicherung bei Versicherungsstreitigkeiten und die interne Verantwortlichkeit. Überall dort, wo der Nachweis der Fertigstellung und Abnahme der Arbeiten wichtig ist, sind digitale Signaturen handschriftlichen Formularen überlegen.
Welche eWorkOrders Beinhaltet der Plan die Erfassung von Unterschriften?
Die Erfassung von Unterschriften – einschließlich mehrstufiger Freigabe von Checklisten und des für Prüfer bereiten PDF-Exports – ist enthalten. eWorkOrders Enterprise-Tarif. Alle Tarife beinhalten eine unbegrenzte Nutzerzahl, sodass keine Lizenzgebühr pro Unterzeichner anfällt. Siehe Preise und Pläne Für detaillierte Informationen zu den Funktionen der einzelnen Leistungsstufen.
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1. US-amerikanische Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde (FDA). Inspektionsdaten für das Geschäftsjahr 2023 – bei etwa 31 % der Inspektionen (5,800 von 18,539) wurde ein freiwilliges oder behördliches Eingreifen empfohlen. |
2. Analyse der FDA-Warnschreiben, 2021 — 61 % der Warnschreiben betrafen Verstöße gegen die Datenintegrität, darunter fehlende Prüfprotokolle und mangelhafte Kontrollen elektronischer Signaturen. |
3. FDA 21 CFR Part 11. Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen für Wartungsteams. |
4. Certinal. eSignature Statistics 2025 — document processing times and adoption metrics. |
