Vereinfachen Sie Ihren Serviceanforderungsprozess
Was ist eine Serviceanfrage (Arbeitsanfrage)?
Eine Serviceanfrage, auch Arbeitsanfrage genannt, ermöglicht die Kommunikation und Verwaltung benötigter Services. So können Sie die Anfrageannahme optimieren und die Effizienz Ihrer Arbeitsleistung maximieren. Das Serviceanfragemodul eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) bietet Kunden ein schnelles und einfaches Formular, das sie bequem von Computer, Smartphone oder Mobilgerät ausfüllen können. Es ist plattformübergreifend verfügbar. Dieses intuitive System ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, bessere Priorisierung und eine präzisere Dokumentation des Servicebedarfs. Dies steigert die Produktivität und reduziert Ausfallzeiten. Dank Echtzeit-Updates und -Benachrichtigungen kann Ihr Team Anfragen effizient verwalten und so die gesamten Wartungs- und Betriebsabläufe verbessern.
Echte Ergebnisse – von echten Benutzern
Weitere Informationen Referenzen & Portfolio
Unterschied zwischen einer Serviceanfrage und einem Vorfall
Eine CMMS-Serviceanforderungsschnittstelle ermöglicht Benutzern die Kommunikation zwischen dem Wartungsteam und anderen Abteilungen in verschiedenen Organisationen.
CMMS Software zur Auftragsverwaltung dient zur Generierung von Arbeitsaufträgen und automatisiert die Aktivierung, Zuweisung, Verarbeitung und Verteilung von Arbeitsaufträgen, um sicherzustellen, dass keine Arbeitsaufträge verloren gehen. Ein flexibler Wartungskalender bietet eine Übersicht über anstehende Arbeitsaufträge, sodass Sie für die kommenden Tage oder Wochen planen können.
Bedeutung einer Serviceanfrage
Das Hauptziel des Service Request-Moduls besteht darin, Serviceanfragen zu organisieren und zu verwalten, Prozesse zu optimieren und die Leistung zu steigern. Um erfolgreich zu sein, muss das Service Request-Formular komfortabel, benutzerfreundlich und von jedem Computer oder Mobilgerät aus zugänglich sein. Ein gut strukturiertes Service Request-System minimiert Kommunikationslücken und stellt sicher, dass alle Wartungsaufgaben ordnungsgemäß dokumentiert und priorisiert werden. Dies steigert nicht nur die Effizienz des gesamten Workflows, sondern verbessert auch die Reaktionszeiten und die Kundenzufriedenheit.
Beispiele für Serviceanfragen
Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden können Serviceanfragen einreichen. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Größe des Wartungsteams können Serviceanfragen auf unterschiedliche Weise klassifiziert werden. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger verschiedener Wartungsanfragen.
Art des Anforderers
- Anfrage des Mieters: Heizung, Lüftung und Klimaanlage funktionieren nicht mehr, Abflüsse sind verstopft, etwas leckt, die Toilette läuft, die Glühbirne muss ausgetauscht werden, Trockenbaureparaturen, Malerarbeiten usw.
- Mitarbeiteranfrage: Kaputte Möbel, Möbelrücken, Umzug, durchgebrannte Lampen, Teppichreparatur, Stuhlreparatur usw.
- Anfrage des Maschinenbedieners: Maschine funktioniert nicht mehr, Flüssigkeitslecks, Störungen usw.
Art der Unternehmen/Organisationen
- Schulanfrage: Sportplätze, Toiletten, Klassenzimmer, Laborwartung, verschüttete Flüssigkeiten usw.
- Parkanfrage: Rasen, Landschaftsgestaltung, Schilderreparatur, Straßenreparatur, kaputte Bänke usw.
- Industrielle Anfrage: Öfen, Kessel, Förderbandwartung, defekte Lichter usw.
Best Practices für die Verwaltung von Serviceanfragen
Die folgenden Vorschläge können Ihnen dabei helfen, Ihren Serviceanforderungsverwaltungsprozess zu verbessern.
Investieren Sie in eine Software zur Verwaltung von Serviceanfragen
Ohne ein formelles System ist die Verwaltung von Serviceanfragen schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Sowohl Administratoren als auch Anfragende profitieren von einem einheitlichen System zur Übermittlung und Verwaltung von Serviceanfragen, das eine Serviceanforderungsmanagement-Software bereitstellt. Die Serviceanforderungsmanagement-Funktionen von CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) werden häufig von Wartungsteams zur Verwaltung von Anfragen genutzt.
Erleichtern Sie das Senden von Anfragen
Bieten Sie Antragstellern eine einfache Möglichkeit, Serviceanfragen an das Wartungsteam zu übermitteln.
Antragsteller sollten das Formular problemlos ausfüllen und Ihnen die erforderlichen Angaben zur Verfügung stellen können, die Sie zur Beantwortung der Anfrage benötigen.
Serviceanforderungsbenachrichtigungen sollten automatisiert werden
Viele Wartungsteams haben Probleme mit der Kommunikation, insbesondere bei der Nachverfolgung von Anfragen. Personen, die Wartungshilfe benötigen, möchten, dass ihre Anfragen bestätigt werden und informiert werden, wann sie Hilfe erhalten. CMMS-Software sendet automatisch Statusaktualisierungen an Anfragende und sorgt so für Transparenz. eWorkOrders Über das CMMS-Kundenportal können Auftraggeber jederzeit den Status ihrer Aufträge einsehen, ohne dass eine ID oder ein Passwort erforderlich ist. Dadurch entfallen viele Telefonanrufe bei Wartungsteams, um den Status der auszuführenden Arbeiten zu erfahren.
Prioritäten für Serviceanfragen festlegen
Es ist keine sinnvolle Nutzung der Zeit der Wartungsmitarbeiter, Serviceanfragen in der Reihenfolge ihres Eingangs zu beantworten. Das Wartungsteam muss kleinere Aufgaben priorisieren, wenn dringendere Anforderungen vorliegen und Anfragen nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ bearbeitet werden. Ordnen Sie Anfragen stattdessen nach ihrer Dringlichkeit. Typische Prioritätsstufen sind „Notfall“, „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“. Die Spezifikationen für jede Stufe sollten festgelegt und eingehalten werden.
Überprüfen Sie gängige Serviceanfragen regelmäßig
Es ist möglich, nach Trends bei wiederkehrenden Wartungsproblemen zu suchen, indem man frühere Serviceanfragen in einem CMMS überprüft. Es besteht die Möglichkeit, Probleme zu verringern, wenn sie wiederholt auftreten, indem mehr vorbeugende Wartung (PM) durchgeführt wird. Es ist einfach, den Wartungsplan an Ihre Bedürfnisse anzupassen, wenn Serviceanfragen und Daten zur vorbeugenden Wartung in einem CMMS kombiniert werden.
Verwenden Sie KPIs, um das Service Request Management zu optimieren
Zu den leistungsstärksten in CMMS-Software integrierten Tools gehören Metriken und Berichte. Dies ist Ihre Gelegenheit, aus vergangenen Erfolgen und Misserfolgen zu lernen, prädiktive Maßnahmen zu ergreifen und diese Daten unternehmensweit zu kommunizieren. Sie haben die Kontrolle darüber, welche Berichte erstellt werden, wie oft sie erstellt werden und wer Zugriff auf diese Informationen erhält.
Vorteile einer Serviceanfrage
- Anfrage des Mieters: Heizung, Lüftung und Klimaanlage funktionieren nicht mehr, Abflüsse sind verstopft, etwas leckt, die Toilette läuft, die Glühbirne muss ausgetauscht werden, Trockenbaureparaturen, Malerarbeiten usw.
- Optimierte Serviceaufnahme: Vereinfacht den Prozess der Serviceanforderung und sorgt für schnellere Reaktionszeiten.
- Verbesserte Genauigkeit der Arbeitsaufträge: Reduziert Fehler und gewährleistet die ordnungsgemäße Dokumentation von Serviceanfragen.
- Verbesserte Kommunikation: Ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern.
- Optimiertes Servicemanagement: Verbessert die Organisation und Priorisierung von Serviceanfragen und führt so zu einem effizienteren Management.
- Schnellere Problemidentifizierung: Hilft, Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben, um Ausfallzeiten zu minimieren.
- Automatisiertes Routing: Leitet Serviceanfragen automatisch an die richtige Person oder Abteilung weiter, wodurch die Lösung beschleunigt und der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.
- Kundenportal: Bietet Kunden einfachen Zugriff zum Einreichen und Verfolgen von Serviceanfragen, wodurch die Self-Service-Optionen und die Kundenzufriedenheit verbessert werden.
Weitere Informationen
CMMS-Artikel und -Verzeichnisse
Glossar mit Wartungsbegriffen und -definitionen
Prüflisten