Kategorie: Kunden

Vorteile einer effektiven Software zur Auftragsverwaltung

Januar 2023

 

 

 

Software zur Auftragsverwaltung hilft Unternehmen, Aufträge unternehmensweit zu verfolgen, zu priorisieren und abzuschließen. In Kombination mit einer umfassenden Arbeitsauftrag und Vermögensverwaltung Mithilfe eines solchen Systems kann ein Unternehmen seine Betriebsabläufe optimieren und sicherstellen, dass sämtliche Anlagen, Geräte und die Gebäudeinfrastruktur ordnungsgemäß funktionieren.

In Wirklichkeit ist ein starkes Arbeitsauftragssystem unerlässlich, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen effizient läuft und seine Personal hat Zugriff auf die benötigten Werkzeuge, wann immer sie diese brauchen. Was ist also ein Arbeitsauftrag? Im Großen und Ganzen ist ein Arbeitsauftrag eine Aktion oder Aufgabe, die einer Person oder einem Team zugewiesen wird. Er beschreibt die für ein Gerät erforderlichen Wartungsarbeiten und kann entweder auf Papier oder digital aufgezeichnet werden. Arbeitsaufträge können intern von einem Mitarbeiter oder extern von einem Kunden übermittelt werden.

Die Vorteile einer Software zur Auftragsverwaltung

Ein Wartungsteam kann je nach Unternehmensgröße und Branche Hunderte von Arbeitsaufträgen pro Woche erhalten.

Software für das Auftragsmanagement kann dabei helfen. Eine aktuelle Studie von BusinessWire ergab, dass Unternehmen, die diese Software einsetzen, 20% Reduzierung der Materialkosten und Geräteausfallzeiten.  

Mithilfe einer Auftragssoftware können Sie eingehende Tickets schnell verfolgen, ihnen Prioritäten zuweisen und ihren Status überprüfen. Außerdem können Sie Ihre vorbeugende Wartung Programm anhand der Informationen zur Leistung Ihres Gerätes.

Lassen Sie uns einige der Hauptvorteile von Auftragsmanagement-Software sowie die Bedeutung der Integration mit anderen Unternehmenstools wie Ihrem Asset-Management-System oder CMMS.

Verbesserung der Prozesse zur Auftragsübermittlung

Software zur Auftragsverwaltung kann die Verfahren für alle Mitarbeiter optimieren, die Arbeitsanfragen einreichen müssen, nicht nur für Techniker.

Wenn Sie Ihre Arbeitsauftragslösung beispielsweise mit anderen Geschäftsanwendungen (wie IT-Systemen) kombinieren, können Mitarbeiter über dasselbe Portal Tickets sowohl für Gebäudeprobleme als auch für IT-bezogene Probleme einreichen. Sie müssen ihr Problem nur kurz beschreiben und das System sendet ihre Anfrage an die entsprechende Warteschlange. Unabhängig vom Problem wird die Erstellung von Arbeitsaufträgen dadurch wesentlich einfacher.

Automatisierung von Arbeitsaufträgen

Mithilfe einer Software zur Auftragsverwaltung können Sie Arbeitsaufträge automatisch der entsprechenden Person oder dem entsprechenden Team zuweisen. Sie können sicherstellen, dass Anfragen automatisch an den Techniker weitergeleitet werden, der beispielsweise für die Behebung eines Problems mit einem HLK-System qualifiziert ist.

Darüber hinaus können Ihre Außendiensttechniker Kommentare zu den Geräten abgeben oder Arbeitsaufträge in Echtzeit aktualisieren, während sie an den Geräten arbeiten, wenn Sie eine Software zur Auftragsverwaltung verwenden, die eine Verbindung zu einem mobile Applikation. Dadurch wird die doppelte Eingabe minimiert und sichergestellt, dass Ihre Daten korrekt und aktuell sind. Das Verfahren wird optimiert; Techniker können die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen, Rechnungen senden und ihre Leistung überwachen – alles über die mobile Anwendung.

Darüber hinaus können Techniker schnell auf relevante Servicehistorien, Handbücher, Wissensdatenbanken, Ersatzteilbestand, und Schulungsvideos, wenn Ihr Arbeitsauftragsverwaltungssystem mit einer umfassenden Anlagenverwaltungslösung verknüpft ist.

Erstellen von Analysen

Sie erhalten anspruchsvolle, präzise Kennzahlen, indem Sie Auftragsdaten auf einer zentralen Plattform mit Ihren anderen Geschäftsanalysen teilen. Messwerte für Reaktionszeiten auf Auftragsdaten, Reparaturkosten für Anlagen, Anfragen für Korrekturwartung und mehr können in Berichte und Dashboards aufgenommen werden.

Dies macht es viel einfacher, die Daten anzuzeigen, zu beurteilen, wie Sie im Vergleich zu KPIsund formulieren Sie langfristige Pläne und Berichte für wichtige Stakeholder.

Effektivere vorbeugende und korrektive Wartung

Bei der Durchführung von Routineinspektionen, wie z. B. Sicherheitskontrollen oder Reinigungsrunden, kann das Wartungspersonal seine Verfahren beschleunigen, indem es alle Dokumentationen, Schulungsmaterialien und Wartungsinformationen zentralisiert. Checklisten. Darüber hinaus können sie sofort einen Korrekturauftrag erteilen, um festgestellte Probleme zu beheben.

Darüber hinaus wird es viel einfacher, Trends zu erkennen, wenn ein Softwaresystem zur Verwaltung aller Gerätedaten eingesetzt wird. Facility-Teams können Ausgaben genauer vorhersehen, Änderungen vornehmen Wartungspläne, Ressourcen verwalten und Mittel für neue Geräte zuweisen, wenn sie erkennen können, welche Geräte häufig ausfallen und weitere Wartung benötigen.

Besseres Ressourcenmanagement

Techniker können ihren Zeitplan und anstehende Arbeitsaufträge mithilfe eines mobilen CMMS überprüfen. Auf diese Weise können sie ihre Zeit besser verwalten und Terminkonflikte vermeiden. Darüber hinaus kann CMMS Unternehmen dabei unterstützen, Bestandsverwaltung und stellen Sie sicher, dass sie die Teile und Werkzeuge zur Hand haben, die sie zum Erfüllen der Arbeitsaufträge benötigen.

Reduzierte Kosten

Mobiles CMMS kann Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, indem Wartungsvorgänge rationalisiert und der Zeitaufwand des Personals für Verwaltungstätigkeiten verringert wird. Indem Experten Probleme aus der Ferne beheben können, kann dies auch dazu beitragen, die Notwendigkeit teurer Vor-Ort-Besuche zu verringern.

Die Vorteile vernetzter Arbeitsplätze

Mit einem guten Arbeitsauftragsmanagement können Sie Arbeitsaufträge schneller priorisieren und ausführen. Ohne ein umfassendes System besteht das Risiko wiederholter Dateneingaben, längerer Verarbeitungszeiten und einer geringeren Transparenz der Anlagenleistung.

Eine weitere Verbesserung der Kommunikation zwischen Technikern und dem Büro ist die mobile Auftragsverwaltung. Das Büro kann den Status von Arbeitsaufträgen in Echtzeit verfolgen und Techniker können problemlos mit dem Büro über alle Probleme kommunizieren, die während der Arbeit auftreten. Dies kann die Wartezeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Wenn eine Software zur Auftragsverwaltung in andere Geschäftsabläufe integriert wird, kann sie die Betriebsabläufe beschleunigen und gewährleisten, dass alle Geräte und Einrichtungen ordnungsgemäß funktionieren.

 


Tipps zur Vorbereitung Ihrer Einrichtung auf den Winter

November 2022

Tipps Einrichtungen CMMS

Facility Manager sollten ihre Anlagen winterfest machen, um sie vor potenziellen Gefahren zu schützen und eine maximale Energieeffizienz aufrechtzuerhalten, um so die Energiekosten zu senken.

Wir haben einige der besten Vorschläge zum Winterfestmachen Ihres Gebäudes zusammengestellt, um die Energieeffizienz zu maximieren und potenzielle wetterbedingte Probleme abzuwehren.

Minimieren Sie den Wärmeverlust

Bei Eis, Schnee, starkem Wind und bitterer Kälte muss die Temperatur in Ihrer Anlage optimal sein:

  • Um sicherzustellen, dass das HLK-System den Anforderungen des bevorstehenden kalten Wetters gewachsen ist, sollten Sie es vor dem Winter überprüfen und optimieren. Um die Luftqualität in Ihrer Anlage aufrechtzuerhalten und die Belastung Ihres HLK-Systems zu verringern, sollten die meisten HLK-Luftfilter alle drei Monate gewechselt werden.
  • Reduzieren Sie den Energieverlust, indem Sie die Anlage auf Lecks, Risse, Zugluft und andere Probleme untersuchen. Um zu prüfen, ob Fenster und Türen ausreichend abgedichtet sind, schauen Sie sich die Dichtungsstreifen an.
  • Kühlsysteme ordnungsgemäß abschalten. Um für die wärmere Jahreszeit gerüstet zu sein, planen Sie Reparaturen für den Winter ein.
  • Standardisieren Sie die Thermostateinstellungen, um Komfort und Energieeffizienz sicherzustellen. 

Gebäudeinnenwartung

  • Erstellen Sie eine Strategie und Ressourcen zuweisen um Eis, Schnee und andere Ablagerungen von Innenböden, Aufzügen und anderen Verkehrsbereichen fernzuhalten.
  • Entwickeln Sie einen Plan und stellen Sie Ressourcen bereit, um sicherzustellen, dass Innenböden, Aufzüge und andere Verkehrsbereiche frei von Eis, Schnee und anderen Ablagerungen bleiben.
  • Überprüfen Sie Rauchmelder, Kohlenmonoxidmelder und Notstromgeneratoren.
  • Entwickeln Sie eine Routine zum Auffüllen von Desinfektionsmitteln und anderen Sicherheitsvorräten, um eine saubere Umgebung aufrechtzuerhalten.
  • Erstellen Sie ein Programm zur gründlichen Reinigung der Innenräume, einschließlich der Schreibtische und anderer Arbeitsplätze, Küchen, Toiletten und Türklinken.
  • Überprüfen Sie, ob die gesamte Innenbeleuchtung funktioniert und gut ausgeleuchtet ist, um die Sicherheit der Räume zu gewährleisten, insbesondere bei einem Stromausfall.

Instandhaltung der Gebäudeaußenseite

Jetzt ist es an der Zeit, Reparaturen oder Verbesserungen an der Außenseite Ihrer Anlagen vorzunehmen, um den Bedarf an Notfallreparaturen zu verringern:

  • Stellen Sie sicher, dass Türen, Treppen, Gehwege und Ausgänge zugänglich und in gutem Zustand sind.
  • >Überprüfen Sie den Keller auf undichte Stellen und seien Sie für den Fall einer Leckage vorbereitet.
  • Entwickeln Sie einen Plan, wo Sie Schnee, Salz, Schaufeln und andere Gegenstände zum Schneeräumen lagern.
  • Entfernen Sie sämtliche Äste, abgefallene Blätter und anderen Unrat aus dem Außenbereich.
  • Bereiten Sie Außenwartungsgeräte wie Schneepflüge und Traktoren vor und machen Sie sie winterfest.
  • Lagern Sie andere Saisonartikel wie Werkzeuge, Möbel, Tische und Stühle außerhalb des Weges.
  • Reinigen Sie Dachrinnen, Fallrohre und Abflüsse regelmäßig, um die Ansammlung von Schnee und Eis zu verringern, die zu Undichtigkeiten und Dachschäden führen könnte.
  • Durch eine Kontrolle der Dachentwässerung und des Daches stellen Sie sicher, dass alle Dachbestandteile in einem guten Zustand sind und einem Sturm standhalten.
  • Überprüfen Sie Parkplätze, Straßen und andere Bereiche, um sicherzustellen, dass die Fahrbahn frei von Schlaglöchern und anderen potenziellen Gefahren ist.
  • Überprüfen Sie Rohre und Wasserhähne im Innen- und Außenbereich der Anlage. Gefrorene Rohre, die platzen können, können viel Zeit und Geld kosten.
  • Trennen Sie alle Wasserschläuche.
  • Erstellen Sie einen Winterplan für das Schneeräumen, Reinigen der Treppen und Gehwege und die Einteilung der dafür benötigten Ressourcen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Außenzähler, Propangasflaschen usw. auch bei schlechtem Wetter erreichbar sind.

Brandschutzsysteme

  • Halten Sie Hydranten, Ventile und Standrohranschlüsse zugänglich und gekennzeichnet. Führen Sie bei schlechtem Wetter regelmäßige Inspektionen durch, um die Freigabe zu überprüfen.
  • Stellen Sie sicher, dass die interne Sprinkleranlage gewartet, betriebsbereit und winterfest ist.

Wartung der Ausrüstung

Obwohl die Geräte für den Einsatz unter härtesten Bedingungen gebaut sind, können Sie mit ein paar einfachen Maßnahmen zur Winterfestmachung Ihrer Maschinen dafür sorgen, dass Ihre Geräte/Anlagen mit Höchstleistung laufen:

  • Machen Sie gemäß den Anweisungen des Herstellers eine Kontroll-Liste, zeitlicher Ablauf, und führen Sie eine vollständige Prüfung der Maschinerie durch.
  • Installieren Sie die richtigen Schmiermittel, Getriebeflüssigkeiten usw. und überprüfen Sie die Flüssigkeitsstände.
  • Generatoren sollten getestet werden, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren.
  • Stellen Sie durch Überprüfen sicher, dass die Schläuche keine Lecks oder Risse aufweisen.
  • Überprüfen Sie die elektrische Verkabelung, um sicherzustellen, dass nichts kaputt oder beschädigt ist.
  • Lagern Sie Geräte im Freien geschützt vor der Witterung, um den Bedarf an zusätzlicher Arbeit, wie etwa Schneeschaufeln, zu verringern.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Reifen den richtigen Druck haben, insbesondere bei Wetterumschwüngen.
  • Untersuchen Sie Reparaturprotokolle, um veraltete oder kurz vor dem Ausfall stehende Komponenten zu identifizieren.
  • Laden Sie Ihre Batterien vollständig auf.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Werkzeuge und Geräte mit Kraftstoff betankt und einsatzbereit sind.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder seine Arbeitszeiten für die Maschinen entsprechend plant, die im kalten Winterwetter eine Weile laufen müssen, um sich aufzuwärmen.

Katastrophen- und Notfallplanung

Bei der Vorbereitung Ihrer Anlagen auf den Winter ist es wichtig, Ihre Notfall- und Katastrophenplanungsverfahren zu überprüfen:‘

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät sicher heruntergefahren wird.
  • Beauftragen Sie das entsprechende Personal mit der Bearbeitung von Systemnotfällen, Versorgungsproblemen sowie mit der Benachrichtigung der Verwaltung und der Gebäudebewohner und nehmen Sie Kontakt mit den erforderlichen externen Behörden auf.
  • Erstellen Sie eine Backup-Strategie für Stromausfälle. Planen Sie im Voraus, wann Ihre Einrichtung geschlossen wird und unter welchen Umständen Sie den Betrieb fortsetzen können.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den Unwetterregeln und -vorschriften des Unternehmens vertraut sind.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Handbücher, Notfallpläne und -verfahren leicht zugänglich sind. Es ist unerlässlich, diese Informationen in einem webbasierten, zentralen System zu speichern, auf das von überall aus zugegriffen werden kann. An die Wand geheftete Zettel können leicht mit anderen Papieren überdeckt oder abgerissen werden.

Vorbereitung auf den Winter und wie Sie nach einem Shutdown gestärkt zurückkommen

Die meisten Unternehmen waren auf die massiven Betriebsschließungen, die wir kürzlich erlebt haben, nicht vorbereitet. Facility Manager stehen immer noch vor zusätzlichen Aufgaben, wie der Winterfestmachung ihrer Geräte und Anlagen und der Einhaltung der neuen Sicherheitsvorschriften. Da Sie versuchen, die neuen Richtlinien einzuhalten, ist es wichtig, Ihre Wartungspläne umzusetzen, um die Geräteleistung bei minimaler Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs zu optimieren:

  • Überprüfen Sie die Reparaturaufzeichnungen, um die Geräteteile zu ermitteln, die dringend repariert werden müssen.
  • Verwalten Sie Ihren Bestand, damit Sie jetzt und in Zukunft die richtigen Teile zur richtigen Zeit haben.
  • Tun Sie alles gemäß den aktuellen Best Practices, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter geschult sind und wissen, wie sie mit der steigenden Arbeit Bestellungen aufgrund von Wetteränderungen.
  • Installieren Sie in Ihrer gesamten Anlage Überspannungsschutzgeräte und Notstromversorgungen.

Fazit

Die Verwaltung routinemäßiger Wartungs- und Einrichtungsaufgaben ist ein Vollzeitjob. Der Versuch, einen effektiven Wartungsplan aufzustellen, kann ein Kampf sein. Der Versuch, jedes Asset mit der entsprechenden Historie zu identifizieren, kann ein Albtraum sein. Die Kombination all dieser Probleme kann zu Frustration und verfehlten Zielen führen und ist sehr zeitaufwändig. Die Verwaltung dieser Aufgaben mithilfe von Tabellenkalkulationen ist ineffizient und nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Informationen sind bereits veraltet, wenn Sie sie in die Tabellenkalkulation eingeben.

Durch den Zugang zu Einrichtungen Managementsoftware wie ein CMMS, Die Gebäudewartung kann mithilfe von Mobil- und Desktop-Anwendungen optimiert und einfach verwaltet werden. Diese Technologie wird von Facility Managern weltweit eingesetzt und bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Techniker kommen mit allem, was sie brauchen, vor Ort an, um die Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen.

Facility- und Wartungsmanager haben große Aufgaben vor sich. Die Dinge entwickeln sich schnell, und Ihre Anlagen und Wartungsabläufe müssen mit dem schnellen Tempo und den wachsenden Anforderungen Schritt halten. Alle diese Aufgaben zur Vorbereitung und Vorbeugung des Winters können in einem zentralen System gespeichert werden, was die Planung und Einhaltung von Fristen erleichtert. Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) erleichtert alle Ihre vorbeugenden Wartungsaufgaben, insbesondere wenn es so wichtig ist wie die Vorbereitung auf kaltes Wetter und eisige Temperaturen.


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