Unser Kunde betreibt eine Produktionsstätte in Tennessee. Die Anlage beschäftigt etwa 420 Mitarbeiter und ist über 225,000 Quadratfuß groß. Zu den wichtigsten Produkten gehören verschiedene Arten von Standardlaborglas sowie kundenspezifische Spezialglasprodukte. Diese Fallstudie konzentriert sich auf den Serviceanforderungsprozess in dieser Anlage, das System wird jedoch auch für alle vorbeugenden Wartungsanforderungen verwendet.
Geschäftliche Herausforderung
Im Jahr 2008 nahm die Wartungsabteilung Arbeitsaufträge informell, schriftlich und mündlich entgegen. Die Reaktionsrate auf eingehende Aufträge hing stark von der Art und Weise ab, in der der Auftrag gestellt wurde, von dem Empfänger und von dem Kunden, der den Auftrag stellte.
Um den internen Kunden entgegenzukommen, akzeptierte die Wartungsabteilung Arbeitsauftrag Anfragen werden über viele verschiedene informelle Kanäle gestellt, darunter zwanglose persönliche Gespräche, Telefonanrufe, Voicemail-Nachrichten, E-Mails und handschriftliche Formulare. Diese Art von Prozess führt häufig dazu, dass Arbeitsaufträge ohne ausreichende Informationen ohne weiteres angenommen werden. Die Reaktion auf jede Anfrage hing davon ab, wer die Anfrage gestellt und wer sie erhalten hat. Die meisten von uns kennen die auf eine Serviette gekritzelten oder flehenden mündlichen Anfragen, die einem Wartungstechniker auf der Flucht übermittelt wurden, nur zu gut, oft ohne angemessene Erklärung.
Ohne einen formellen Prozess zur Kommunikation von Arbeitsaufträgen mit den Kunden hatte der Manager keine vollständige Klarheit über die Bedürfnisse seiner Kunden und die Arbeitsbelastung jedes einzelnen seiner Mitarbeiter. Anstatt den richtigen Anweisungen eines informierten Managers und informierter Mitarbeiter zu folgen, wurden eingereichte Arbeitsaufträge häufig reaktiv ausgeführt, um das Dringlichkeitsgefühl des Kunden zu befriedigen, statt proaktiv, sodass Arbeitsanfragen richtig bewertet und priorisiert werden konnten, je nachdem, was für das Unternehmen am besten war.
Da die Anforderungen der Abteilung nicht in einer Arbeitsauftragsdatenbank zentralisiert waren, waren sich die Mitarbeiter nicht über die Anforderungen an jeden einzelnen Mitarbeiter und alle Aufgaben im Klaren, die ein Mitarbeiter ausführen musste. So etwas kann schnell zu Frustration bei den Mitarbeitern führen, die sich von ihren Kollegen und auch von den Managern missverstanden und nicht ausreichend geschätzt fühlen. Dies verstärkte das Gefühl der Dringlichkeit, und der Mangel an Klarheit erhöhte den Stress sowohl für die Serviceabteilung als auch für die Kunden. Darüber hinaus fehlten dem Management die notwendigen Tools, um Kennzahlen zu nutzen und die Effizienz der Abteilung zu optimieren, da es nicht über alle ausgeführten Arbeiten informiert war und den Lebenszyklus jeder Arbeitsanforderung nicht verfolgen konnte.
Implementierung von eWorkOrders
Um die Anforderungen des neuen Qualitätsmanagementsystems ISO 9001 zu erfüllen, implementierte die Abteilung Engineering/Wartung einen formalisierten und zentralisierten Arbeitsauftragsprozess für ihre Kunden. Die Serviceabteilung konnte ihren Kunden mehrere verschiedene Services elektronisch anbieten. Jeder von der Serviceabteilung angebotene Service hatte sein eigenes, leicht gestaltbares Formular, das von der Serviceabteilung leicht geändert werden konnte, ohne dass eine individuelle Softwareprogrammierung erforderlich war. Jedes Serviceanforderungsformular enthielt die erforderlichen Felder, sodass keine Arbeitsaufträge mit fehlenden wesentlichen Informationen übermittelt werden konnten.
Indem alle Mitarbeiter angewiesen werden, ihre Arbeitsaufträge über das eWorkOrders Über die Schnittstelle für Auftragsanfragen wurden die Arbeitsaufträge zentralisiert und konnten nun ordnungsgemäß verwaltet und verfolgt werden. Denn eWorkOrders ist eine webbasierte Software, mit der Arbeitsaufträge problemlos von jedem Gerät mit Internetzugang, beispielsweise einem Smartphone, Tablet oder Computer, eingegeben werden können. Management und Support-Mitarbeiter können Arbeitsaufträge problemlos überprüfen und Mitarbeitern zuweisen sowie die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters sehen. Da die Arbeitsaufträge bestimmten Geräten zugeordnet werden können, ist leicht zu erkennen, welche Mitarbeiter bereits mit welchem Gerät vertraut sind. Dies erleichterte die Zuweisung von Mitarbeitern zu Arbeitsaufträgen und steigerte die Effizienz der Abteilung.
Ergebnisse
Einer der größten Vorteile der Implementierung und Nutzung der eWorkOrders System sind die leicht erhältlichen Daten zur Zuteilung von Wartungsarbeitskräften. Die Wartungsabteilung stellt die größte einzelne Abteilungskomponente der indirekten Fertigungsgemeinkosten dar. Die richtige Zuteilung dieser Gemeinkosten auf die Produkte oder Abteilungen ermöglicht es den Geschäftsleitern der Kunden, die Produktionskosten ihres Unternehmens besser zu verstehen. Außerdem können die Manager so feststellen, wie viel jedes Produkt oder jede Abteilung zur Gesamtrentabilität beiträgt. Die Zuteilung der Gemeinkosten ermöglicht es dem Manager, die Rentabilität einer Produktlinie zu berechnen, die wirtschaftlichen Auswirkungen alternativer Geschäftspläne zu bestimmen und den Lagerbestand zu bewerten.
Vor der Umsetzung von eWorkOrders, diese Zuteilungen basierten auf dem Prozentsatz der gesamten Produktionsfläche, den jede Produktlinie benötigte. Jetzt mit eWorkOrderssind die richtigen Zuweisungen der Wartungsgemeinkosten nur ein paar Mausklicks entfernt. Die Unterschiede in den Daten waren signifikant genug, um die Produktpreise zu beeinflussen, und die Marktpreise der Produkte in den größten Teilen der Produktion konnten gesenkt werden, was natürlich den Umsatz steigerte. Bei einigen Produkten mussten die Preise erhöht werden. Dies half, den Verkauf des Produkts mit Verlust zu verhindern. Ein unerwartetes Ergebnis war, dass die gesamten Wartungskosten gesenkt wurden, als eWorkOrders half dabei, den Bedarf an verbesserten Schulungen für Bediener an einigen Produktionslinien zu erkennen und die Arbeitsbelastung der gesamten Serviceabteilung besser unter den Arbeitern zu koordinieren. Dies steigerte auch die Moral der gesamten Abteilung.
Zusammenfassung
Von Anfang bis Ende, die Umsetzung von eWorkOrders Die Integration von CMMS in die Wartungsabläufe der Kunden übertraf alle Erwartungen.
Die ursprüngliche Absicht des Projekts bestand darin, Prozesse zu vereinfachen und die vielen Formen der Verschwendung – sowohl offensichtliche als auch versteckte – zu beseitigen, die einem altmodischen, mündlichen und papierbasierten Arbeitsauftragssystem innewohnen. Doch je mehr die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten das System nutzten, desto mehr gefiel es ihnen. Je mehr es ihnen gefiel, desto mehr nutzten sie es. Je mehr sie es nutzten, desto mehr Daten standen für die Analyse zur Verfügung. Je mehr Analysen sie durchführten, desto offensichtlicher wurde, dass die Daten und die Flexibilität des Systems zu immer mehr Berichten führen würden, die dem Unternehmen und den Abteilungsleitern neue Werkzeuge an die Hand gaben, um fundierte Entscheidungen über die Priorisierung und Effektivität von Arbeitsaufträgen zu treffen.
Zu den größten Vorteilen, die sie identifizierten, gehörten:
- Erschwingliche System- und Schulungskosten
- Geringe bis keine Kapitalinvestition erforderlich: Nutzen Sie vorhandene Computer und Mobilgeräte
- Wenig bis kein IT-Arbeitsaufwand erforderlich: eWorkOrders wird extern vom Anbieter gehostet und unterstützt
