CMMS vs. Tabellenkalkulationen
Die Verwaltung Ihrer Instandhaltung und Ihres Gebäudemanagements mithilfe von Tabellenkalkulationen kann Sie mehr kosten als gedacht! Viele Unternehmen beginnen damit, ihre Instandhaltung und ihr Gebäudemanagement mit Tabellenkalkulationen zu verwalten. Tabellenkalkulationen sind Bestandteil gängiger Computersoftware und leicht verfügbar. Doch mit dem Wachstum von Unternehmen und dem Wettbewerb sind Tabellenkalkulationen möglicherweise nicht mehr die effektivste Methode, um den komplexen Anforderungen des Betriebsmanagements gerecht zu werden. Wie wirkt sich die Verwendung und das Ausfüllen von Tabellenkalkulationen auf den Zeitaufwand, die Genauigkeit, die Kosten, die Kundenzufriedenheit und den Gesamterfolg Ihres Unternehmens aus?
CMMS oder Tabellenkalkulation? Die größte Sorge bei der Implementierung einer CMMS-Softwarelösung sind die Kosten. Aber ist sie wirklich teurer als eine Tabellenkalkulation? Vergleichen wir die Vor- und Nachteile, damit Sie die richtige Geschäftsentscheidung treffen, den Betrieb verbessern und Geld sparen können!
| Funktion | CMMS | Tabellen |
|---|---|---|
| Funktionalität | Leistungsstärkere Tools, Berichte und Funktionen, die Echtzeitinformationen für tiefergehende Analysen bereitstellen. | Manueller Prozess mit eingeschränkten Analysefunktionen und -tools. |
| Zuverlässigkeit der Daten | Die Daten werden in einer zentralen Datenbank erfasst, auf die viele Personen Zugriff haben. So stehen stets aktuelle Informationen in Echtzeit zur Verfügung. | Das manuelle Aktualisieren und Zusammenführen von Tabellen führt zu Fehlern, die zu Missverständnissen, Ressourcenverschwendung, zusätzlichen Kosten und Verzögerungen führen. |
| Arbeitsintensiv | Wartungs- und Gebäudetechnikteams können Informationen jederzeit und von überall aktualisieren. Die Informationen sind stets aktuell. Für die Nutzung dieses Systems werden nur geringe Ressourcen benötigt. | Die manuelle Dateneingabe und -zusammenführung ist zeitaufwändig. Für die Datenverwaltung und -analyse können zusätzliche Ressourcen erforderlich sein. |
| Arbeitsanweisungen | Elektronische Aktualisierung von überall in Echtzeit. Informationen, Dokumente, Bilder, Handbücher usw. werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und sind dort zugänglich. | Papierkopien gehen oft verloren, werden verlegt oder beschädigt. Die Überprüfung der Aktualität der Daten kann schwierig und zeitaufwändig sein. Handbücher, Bilder und andere Dokumente sind nicht ohne Weiteres zugänglich. |
| Vorbeugende Wartung | Mithilfe der CMMS-Software können Benutzer problemlos vorbeugende Wartungsarbeiten planen und Techniker automatisch benachrichtigen, wenn Arbeiten durchgeführt werden müssen. | Tabellenkalkulationen verfügen über keinen Benachrichtigungsprozess, der den Technikern bei der Verwaltung ihrer Aufgaben hilft. |
| Bestandskontrolle und Ersatzteilverfolgung | Automatische Aktualisierungen von Inventar, Teilen, Lieferanten usw. | Tabellenkalkulationen sind nicht flexibel und die Bestands- und Ersatzteilzählung erfolgt manuell und wird nicht automatisch auf dem neuesten Stand gehalten. |
| Kommunikation | Arbeitsaufträge werden automatisch an den zuständigen Techniker gesendet. Die Neupriorisierung und Verteilung der Arbeitsaufträge erfolgt in Echtzeit. | Die Kommunikation ist eingeschränkt und erfordert einen manuellen Prozess, um Techniker über Änderungen zu informieren. Manuell aktualisierte Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig und die Informationen werden nicht in Echtzeit aktualisiert. |
| Zentralisierte Datenbank | Rund um die Uhr und von überall und jederzeit Zugriff auf die Daten. | Das Zusammentragen und Auffinden von Daten aus Tabellenkalkulationen ist ein manueller Prozess. Die Daten sind nicht aktuell und fehleranfällig. |
| Echtzeit-Updates | Sofortiger Zugriff auf Arbeitsauftragsaktivität und -status. | Keine Echtzeit-Updates. |
| Berichte & Analysen | Hunderte von Berichten ermöglichen das Filtern und Extrahieren der für Organisationen relevanten Daten. Die Berichte sind jederzeit mit den aktuellsten Daten verfügbar. Berechnungen und Analysen erfolgen innerhalb der Berichtsstruktur. | Die Informationen müssen manuell aktualisiert werden, daher spiegeln die Berichte möglicherweise nicht die aktuellsten Daten wider. Berechnungen und Analysen erfolgen manuell und sind fehleranfällig. |
| Audits und Inspektionen | Arbeitsaufträge werden in Echtzeit aktualisiert. Die Daten werden elektronisch aktualisiert und in einer zentralen Datenbank verwaltet. Einfacher Zugriff ermöglicht die Erstellung und den Abruf präziser Daten für wichtige Audits und Inspektionen. | Manuelle Arbeit und zeitaufwändig. Aktualisierungen erfolgen nicht in Echtzeit, sind fehleranfällig und Tabellen können verloren gehen. Berichte werden manuell erstellt, und Informationen sind möglicherweise nicht verfügbar. |
| Kundenzufriedenheit | Kunden können jederzeit und von überall aus eine Serviceanfrage stellen. Sie werden per E-Mail über den Status und den Bearbeitungsfortschritt informiert. | Tabellenkalkulationen können nicht dieselbe Kundeninteraktion bieten wie ein CMMS. Benachrichtigungen erfolgen ausschließlich manuell. |
Warum CMMS statt Tabellenkalkulationen?
- Tabellenkalkulationen gibt es schon lange, aber sie bieten nicht die Flexibilität und Genauigkeit einer CMMS-Softwarelösung.
- CMMS optimiert und automatisiert Prozesse, um die Instandhaltungsabläufe Ihres Unternehmens zu unterstützen.
- CMMS spart Unternehmen Zeit und Geld und steigert die Produktivität.
- Ein CMMS ist einfach über einen Computer oder ein Mobilgerät zugänglich und bietet Benutzern die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit zu aktualisieren.
- Die Flexibilität eines CMMS bietet Unternehmen ein System, das sich an jede Unternehmensgröße und Branche anpassen lässt.
Stellen Sie sich diese Fragen
- Ist es wichtig, der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein?
- Wollen Sie, dass Ihr Team schneller arbeitet?
- Wollen Sie, dass Ihr Team effizienter arbeitet?
- Ist die Verwaltung von Vermögenswerten wichtig?
- Möchten Sie Zeit und Geld sparen?
- Ist die Bearbeitung von Kundenanliegen wichtig?
Haben Sie Probleme mit der Systemakzeptanz? Diese praktische CMMS-Tipps kann helfen, das Engagement zu steigern. Erfahren Sie, wie Asset-Management-Tools Fördern Sie fundierte Entscheidungen und senken Sie die Kosten.
Sehen Sie, was unsere Kunden sagen
Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Demo und sprechen Sie mit einem unserer CMMS-Spezialisten. CMMS gewinnt eindeutig im Vergleich der Wartung Vorteile und Nachteile.
Über den Autor: Janet Jaquis ist CMMS-Software-Spezialistin mit über 8 Jahren Erfahrung bei eWorkOrdersDort entwickelt sie Schulungsmaterialien, technische Leitfäden, Whitepaper und Implementierungsressourcen für Instandhaltungsmanagement-Experten. Ihre Arbeit umfasst vorbeugende Instandhaltung, Auftragsmanagement, Anlagenzuverlässigkeit, Bestands- und Ersatzteilmanagement, mobile Instandhaltung und die Implementierung von CMMS-Systemen in den Bereichen Fertigung, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Lebensmittel- und Getränkeindustrie sowie Gebäudemanagement. Janets Inhalte basieren auf Kundenreferenzen, Fallstudien, Branchenforschung und dem kontinuierlichen Austausch mit den Experten. eWorkOrders Produktteam und Kundenstamm. Vorher eWorkOrdersSie verbrachte ihre gesamte berufliche Laufbahn bei AT&T im Bereich Unternehmens-IT, wo sie an der Entwicklung und Einführung von AT&T WorldNet – einem der ersten großen kommerziellen Internetdienste – mitwirkte und als Produktmarketing-Managerin für AT&T WorldNet und AT&T Satellite Services tätig war. Sie hat einen Hochschulabschluss in Marketing und war zuvor PMP-zertifiziert (Project Management Professional).
