Fördern Sie die Akzeptanz Ihres neuen CMMS-Systems bei Ihren Mitarbeitern
A system nobody logs into produces no data, and a system with no data delivers none of what it was bought for. That is a people problem, not a software one.
Companies are under increasing pressure to stay up with the latest technologies in today’s fast-paced business environment. As a result, there is a greater need for employees to adopt new software in order to improve efficiency, collaboration, and overall performance. However, convincing employees to use new software might be challenging. Many employees may be reluctant to change, have a misunderstanding of the software’s benefits, or are unsure how to utilize it properly.
As a company, your success depends on all of your employees adopting this new software. Just telling them they have to do it isn’t going to give you the advantage of having workers use it to its full potential. Companies must understand employees’ frustrations and create strategies to address their concerns and find ways to inspire employees to adopt new software so that they can stay competitive and achieve the company’s goals.
With the right approach, companies can help employees overcome their frustrations and successfully adopt new software. It’s important for companies to create a culture that embraces change, and to recognize that it can be a difficult process for employees. Providing them with the necessary resources, support, and clear communication can help ease the transition and increase the chances of a successful adoption.
Um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir ein paar kurze Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, die Probleme zu verstehen und wie Sie Ihr Team dazu inspirieren können, Software wie CMMS oder andere Softwarelösungen.
Mitarbeiterengagement beginnt beim Management
As a business owner, you have two main objectives:
- Implementieren Sie Prozesse, die mit der Technologie Schritt halten, das Geschäft ausbauen, Abläufe optimieren und den Mitarbeitern eine sichere, saubere und angenehme Umgebung bieten.
- Liefern Sie eine große Mitarbeiter Erfahrung, um Frustration bei den Mitarbeitern zu vermeiden.
Softwareauswahl
You know you are going to replace or implement a new software system. Everyone has their own ideas on what they would like, would not like, or are nice things to have. If you ask 50 people what they want you will get hundreds of ideas. This step is important to determine what is really needed, what you anticipate you will need as the company grows, the flexibility of the software, and of course the Haushalt.
Kommunikation
- Bevor Sie ein Softwareauswahlteam auswählen, müssen Sie eine Mitteilung verfassen, in der Sie die Teams über Ihre Ziele und Vorgaben.
- Beteiligen Sie die richtigen Personen am Auswahlprozess. Das ausgewählte Team sollte Mitglieder umfassen, die die Software heute verwenden oder verwenden werden. Diese primären Teammitglieder sollten auch ihre Abteilungsbesprechungen abhalten und ihre einzelnen Teams einbeziehen, die sie verwenden werden.
Erstellen Sie eine Checkliste
Die unten Kontroll-Liste is a starter to help you pick the right software for your organization.
Erster Schritt: Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse
Primary team members should be working with their teams to determine what specific features and functions are needed. The teams need to be realistic and realize that there is a budget that can’t be exceeded.
- Erforderlich: Things they can’t live without.
- Zukunft: Things you don’t currently use, but as the company grows it would be a great asset. For CMMS, maybe asset mapping to be able to visualize your assets and work orders on a map.
- Schön zu haben: These are things that would be nice to have, but you can always put them on your list in case the vendor has a package that includes these features.
Sobald diese Liste eingegrenzt, kommuniziert, besprochen und vereinbart wurde, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.
Step Two: Research
Below is a basic list that can be incorporated into your organization’s plans, because every organization has its own specifications and requirements.
- Informieren Sie sich über die verschiedenen Optionen verschiedener Anbieter und vergleichen Sie deren Funktionen, Preise und Bewertungen.
- Überprüfen Sie die Kompatibilität mit vorhandener Software.
- Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit.
- Look for a user-friendly interface: ensure the software is easy to navigate and use for employees.
- Prüfen Sie, ob mobile Kompatibilität.
- Überprüfen Sie den Support des Anbieters.
- Prüfen Sie, ob Datensicherheit.
- Geht davon Integration mit anderen Tools und Plattformen.
- Consider the cost of the various features. This is where the lists that you created come in handy — need it now, future, or nice to have. You want the software to accommodate all of these, but you also need to know from the vendors the “extra” costs associated with them, now and in the future.
- Demo the software. This is important — get a live demo. Go in with your list of questions and features.
Verstehen, warum es Mitarbeitern schwerfällt, sich an neue Software zu gewöhnen
Bei der Einführung neuer Software oder neuer Prozesse in einer Organisation kann Widerstand gegen Veränderungen ein häufiges Problem sein.
I am sure there are lots of reasons why employees don’t want to adapt to using new software, but this is a starter on some of the most common ones. Of course, there may be that one person who will never change, and there is no changing their mind. Meeting with the employees and getting a good understanding of what they are feeling can help you discuss the issues and come up with a strategy that is beneficial to both of you.
Widerstand zur Aenderung
Aus verschiedenen Gründen können Mitarbeiter gegenüber Veränderungen resistent sein, wenn es um die Einführung neuer Software.. Angst vor dem Unbekannten ist eine häufige Erklärung. Mitarbeiter sind möglicherweise nicht bereit, ihre aktuellen Routinen und Gewohnheiten zu ändern, weil sie sich unwohl dabei fühlen, etwas Neues zu lernen. Mitarbeiter sind möglicherweise auch besorgt über die Auswirkungen der neuen Software auf ihre Rollen und Arbeitsbelastung sowie darüber, wie sich dies auf ihre Arbeitsplatzsicherheit auswirken wird. Mitarbeiter können sich auch aufgrund mangelnden Verständnisses der Vorteile der neuen Software — they may not see the need for it and may not be motivated to learn it. Additionally, employees may be reluctant to change because they lack confidence in their capacity to grasp new software; they may feel overwhelmed or unsure of themselves, making them less willing to try it.
New software will replace their job
Ein Mitarbeiter kann aus verschiedenen Gründen das Gefühl haben, dass neue Software seinen Arbeitsplatz ersetzen wird. Ein Grund könnte ein mangelndes Verständnis für den Zweck und die Funktion der Software sein. Wenn ein Mitarbeiter nicht versteht, wie die Software ihn in seiner aktuellen Rolle unterstützt oder wie sie seine Arbeit verbessert, ist er möglicherweise eher der Meinung, dass die Software seinen Arbeitsplatz ersetzen wird.
Another reason may be that they have seen similar situations in the past where new technology was introduced and jobs were eliminated. This can make them more apprehensive about the new software and more likely to think that it will replace their job.
Verständnismangel
Employees who do not understand new software may be less likely to use it for a variety of reasons. The main issue is that employees may find the software difficult and frustrating to use if they do not understand it, leading to emotions of discouragement and a lack of willingness to use the software. Furthermore, if employees do not understand how to use the software effectively, they may not be able to do their jobs as efficiently as they could, leading them to believe that the software is not worth the effort. Employees’ fear of making mistakes and lack of confidence in their abilities to utilize the software can deter them from using it, resulting in lost productivity. Resistance to change, especially if the software is something new and unfamiliar, can also play a role.
Mangelnde Schulung und Unterstützung
Fehlende Schulung und Betreuung can be a significant barrier to employees wanting to use new software. Employees may feel overwhelmed and unclear about how to utilize software if they are not supplied with the appropriate training and tools to comprehend and efficiently use it. This can result in dissatisfaction and a lack of confidence in their ability to use the software, causing them to refuse to use it. Without sufficient training, employees are more likely to make mistakes and struggle to complete jobs properly, resulting in lower productivity. A lack of support might make employees feel alone and ignored, further discouraging them from using the software. Employees may struggle to handle issues or queries that arise if they do not have access to ongoing assistance, and they may be unable to use all of the software’s potential. Lack of training and support creates an environment where employees do not feel equipped or encouraged to use the new software, leading to decreased usage and less successful implementation.
Komplexität
Employees can face significant challenges when it comes to adjusting to new software. Some software is complex and difficult to use, making it tough for employees to understand how to use it and obtain the information they require. The system’s complexity may discourage users, resulting in a lack of engagement. If the software is not user-friendly and intuitive, users may be less likely to use it because it is time-consuming and frustrating to navigate. As a result, it is essential to make sure that the software is developed with user-friendliness in mind, making it as simple to use and navigate for employees as possible, in order to increase the chances of adoption. Take the time to walk through a live demo of the functions you intend to use.
Unbequemlichkeit
Employees may be resistant to adopting new software if it is not incorporated into their everyday workflow, because understanding and using new software demands additional effort and time. They may believe they have a good understanding of their current processes and tools and see no reason to change. Employees may be reluctant to convert to new software if it does not provide significant enhancements or benefits over the current tools they are using.
Angst vor dem Scheitern
Change can be challenging and overwhelming, and employees may be concerned about not being able to use the new software effectively or efficiently. This concern can stem from a lack of confidence in their own abilities to learn new things or from a lack of trust in the new software. They may be afraid of making mistakes or not being able to do their work as well as they used to. This fear may cause employees to avoid the new software entirely or to use it sparingly, thereby impacting their productivity and the overall productivity of the new software. It’s important for management to provide adequate training, support, and clear communication to alleviate these fears and help employees adopt new software successfully.
Fehlende Anreize
Mitarbeiter sind möglicherweise nicht motiviert, die erforderliche Zeit und Mühe in das Erlernen neuer Software zu investieren, wenn sie keinen Nutzen aus der Nutzung dieser Software ziehen. Mitarbeiter erkennen möglicherweise nicht die Notwendigkeit, die Software zu verwenden, wenn sie nicht direkt mit ihren Arbeitsaktivitäten zusammenhängt oder keinen unmittelbaren Einfluss auf ihre Arbeitsleistung hat. Sie sind möglicherweise nicht motiviert, von ihrer aktuellen Software zu wechseln, wenn das Programm ihre allgemeine Produktivität oder Arbeitszufriedenheit nicht steigert. Das Management sollte die Vorteile der neuen Software klar beschreiben und wie sie Arbeitsprozesse und Leistung verbessern wird, um die Einführung zu fördern.
Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen
Dies kann für Mitarbeiter eine erhebliche Hürde bei der Einführung neuer Software darstellen. Menschen sind Gewohnheitstiere und es fällt ihnen möglicherweise schwer, ihre Arbeitsweise zu ändern, an der sie seit langem festhalten. Sie sind möglicherweise mit der Software und den Prozessen, die sie derzeit verwenden, zufrieden und der Gedanke, neue Software erlernen und verwenden zu müssen, kann sie überfordern und entmutigen.
Strategies for Encouraging Employee Adoption
Technology continues to play an increasingly important role in businesses and industries of all sizes. Employees who were initially trained on older systems, or who are new to a higher-tech workplace, may struggle to keep up or even avoid using the new technology at all. Giving your employees the resources they need to learn and use new technology benefits everyone.
Nachfolgend finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihren Teammitgliedern neue Software effektiv vorstellen können.
- Verstehen Sie ihre Bedenken und Einwände.
- Wenn Sie die Perspektive des Mitarbeiters verstanden haben, können Sie auf seine Bedenken eingehen und einen Plan für die Zusammenarbeit mit ihm entwickeln, um ihn zu motivieren, sich zu engagieren.
- Provide clear and compelling reasons why the new software will be beneficial for them. One approach is to communicate the specific benefits that the new software will bring to their job performance and work processes, such as increased efficiency, improved accuracy, and greater collaboration.
- Provide comprehensive training and support to help them feel comfortable and confident using the software. Some CMMS vendors such as eWorkOrders ein bereitzustellen Aufzeichnung ihres Trainings Sitzung, zusammen mit anderen Hilfevideos, Hilfebildschirmen und technischem Support.
- Stellen Sie ihnen einen Mentor zur Seite, der ihnen dabei hilft, die Software zu verstehen und Frustrationen abzubauen. Es ist einfacher, einem Kollegen zuzuhören, als das Management zu belästigen.
- Beteiligen Sie sie an der Umsetzungsprozess, such as testing and providing feedback. This can help them feel more invested in the change and motivated to use the new software.
- Consider the impact of the change on employees’ roles and workloads and make any necessary adjustments to ensure the transition is as smooth as possible.
- To ensure that new software will not replace jobs, management needs to analyze the impact of the software on the workforce before it is implemented. This will allow the company to see if there are any jobs that may be at risk and to plan accordingly.
- Clearly communicate the purpose and function of the software. Emphasize how it will help them in their current roles and make their work more efficient and effective, rather than replacing their job entirely.
- In some cases, automation can lead to some jobs being replaced, but it also creates new opportunities and roles that require new skills. It’s a good idea to have a long-term plan for how to handle these changes.
- Include a retraining program that will help employees gain new skills and knowledge that will be beneficial for their future roles in the organization. This will help them feel more secure about their job.
- Provide clear and concise information about the software: explain how it will assist them in their current roles and how it will improve their work.
- Provide an open communication channel: give employees a forum where they can ask questions and interact with their peers about the software. The interaction and discussions between peers can help reduce frustrations. Management should be a part of this group because it will help to identify any issues that need to be addressed and ensure that employees are comfortable using the software.
- Create a positive culture around technology and change: create a culture in which employees feel supported and encouraged to learn new technology. This way they will be more likely to feel positive about new software and be more willing to learn it.
- Zeigen Sie die Software in Aktion. Lassen Sie sich von einem erfahrenen Techniker demonstrieren, wie die Software den Arbeitsprozess verbessert und die Arbeit erleichtert.
Mitarbeiter dazu zu bringen, neue Software zu übernehmen, kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, da es eine Änderung ihrer Gewohnheiten und Arbeitsweisen erfordert. Um die Chancen einer erfolgreichen Einführung zu erhöhen, ist es wichtig, Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen, Schulungen und Support anzubieten, die Software benutzerfreundlich zu gestalten, die Einführung zu fördern, mit gutem Beispiel voranzugehen, Ergebnisse in Echtzeit zu zeigen, Bedenken auszuräumen und die Ursachen für den Widerstand gegen Veränderungen zu identifizieren. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vorteile der Software und wie sie den Mitarbeitern bei ihren täglichen Aufgaben hilft, damit sie sich stärker in den Prozess eingebunden fühlen. Durch die Befolgung dieser Strategien können Unternehmen ihre Mitarbeiter befähigen, neue Software anzunehmen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sind Ihr wertvollstes Kapital. Wenn sie erst einmal sehen, wie viel Sie in sie investieren, werden sie auch weiterhin wertvolle Arbeit leisten.
Um Ihr Personal richtig zu führen, müssen Sie die Dinge aus der Perspektive Ihrer Mitarbeiter betrachten. Jeder Mitarbeiter ist anders und erfordert einen anderen Ansatz für Führung und Schulung.
Investing in your team is an important step in ensuring that they are able to adopt new software and technologies effectively. This can include providing training and support for new software, or even some refresher training on old software, as well as creating a positive and supportive work environment. By investing in your team, you are giving them the resources and support they need to be successful, which in turn will lead to improved productivity and job satisfaction. This investment can also help to build trust and loyalty, which will make them more likely to embrace change and be open to adopting new software and technologies. Overall, investing in your team is a smart business decision that will pay off in the long run through improved performance, employee retention, and satisfaction.
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Häufig gestellte Fragen zur Einführung eines CMMS für Mitarbeiter
Wie begeistere ich meine Mitarbeiter für die Nutzung des neuen CMMS?
Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen, ist es wichtig, die Vorteile und die Benutzerfreundlichkeit des CMMS-Systems hervorzuheben. Erläutern Sie, wie es ihre täglichen Aufgaben einfacher und effizienter macht. Sorgen Sie für eine offene Kommunikation, beziehen Sie die Mitarbeiter in den Auswahl- und Schulungsprozess ein und gehen Sie auf ihre Bedenken ein. Bieten Sie fortlaufende Schulungen durch verschiedene Methoden wie praktische Sitzungen, Videos und Webinare an.
Wie kann ich Widerstände gegen Veränderungen überwinden?
Resistance to change is common when implementing new software. Address this by gaining acceptance from leadership first, who can then champion the CMMS adoption. Clearly communicate the reasons for the change and the advantages of using the new system. Start small with a pilot group before rolling out to the entire team to identify and resolve issues early.
Wie gehe ich auf die Bedenken der Mitarbeiter hinsichtlich des CMMS ein?
Pay close attention to employee concerns and doubts about using the new CMMS. Conduct surveys or feedback sessions to understand their perspectives. Then thoroughly address their objections by explaining how the software can resolve those issues and make their work more efficient. Investing time to resolve concerns will lead to greater system adoption.
Who should be on the software selection team?
The people who use the software today or will be using it tomorrow. Those team members should also be running their own departmental meetings with the people under them, so the requirements coming back represent the floor rather than the office.
Was ist der häufigste Grund für das Scheitern einer CMMS-Implementierung?
Technicians not using it. Every other benefit — reporting, scheduling, cost analysis — depends on the data, and the data depends on people logging in. That is why adoption is worth planning before go-live rather than fixing afterwards.
Let Your Technicians Test It
The best adoption test is watching one of your own technicians close a work order on their own phone, unaided. Ask for that in the demo.
