Für jede Organisation spielen Wartungsrückstände eine wichtige Rolle bei der Bestimmung der Zuverlässigkeit des Betriebszustands der Ausrüstung, der Effizienz des Wartungsplans einer Organisation und der wichtigsten Verbesserungsbereiche der Wartungsabläufe einer Organisation. Wartungsrückstände sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, wie z. B. vorbeugende Wartungsroutinen, vorausschauende Wartungsaufgaben oder korrigierende Wartungsarbeiten. Diese Aufgaben sind für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beitragen, Sicherheitsprobleme, Ausfälle, Störungen oder Schäden zu verhindern, die Sie, Ihre Ausrüstung oder Ihre Mitarbeiter gefährden könnten. Wir alle wissen, dass ein gewisser Wartungsrückstand unvermeidlich ist, aber das Vernachlässigen dieser Aufgaben kann zu weiteren Ausfällen führen. Anlagenausfallzeit und eine erhebliche Störung Ihres Geschäftsbetriebs.
Angesichts der Wartungsrückstände von vorbeugende Wartung Routinen, prädiktive Wartungsaufgaben, bis hin zu korrektiven Wartungsarbeiten – wo fangen Sie an?
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Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Ihnen ein besseres Verständnis davon vermitteln, was ein Wartungsrückstand ist, warum er wichtig ist und was Sie tun können, um Ihren Arbeitsauftragsrückstand zu bewältigen.
Was ist ein Wartungsrückstand?
Laut Wörterbuch bedeutet „Rückstand“ eine Ansammlung von Arbeiten, die genehmigt, aber noch nicht abgeschlossen wurden. Diese Listen sind fortlaufend und wachsen weiter, bis sie abgeschlossen sind. Rückstände werden manchmal in Stunden, Minuten, Tagen, Wochen oder Monaten gemessen.
Innerhalb dieses Rückstands von Arbeitsanweisungen die genehmigt, aber noch nicht begonnen wurden, gibt es einige Kategorien.
„Geplanter Rückstand,„“ Das sind alle Arbeitsaufträge, für die Verpflichtungen, wie z. B. ein Kauf, eingegangen wurden.
„Backlog für termingerechte Ausführung“ Dabei handelt es sich um Arbeitsaufträge, für die sämtliche Materialien und andere Ressourcen verfügbar sind, sodass die Arbeit jederzeit beginnen kann.
Die Verwaltung von Rückständen kann eine Herausforderung sein. Rückstände müssen nach Wichtigkeit, Materialien und Ressourcen priorisiert und effektiv verwaltet und geplant werden, um sicherzustellen, dass Wartungsaufgaben rechtzeitig ausgeführt werden. Das Entscheidende ist nicht, den Rückstand zu beseitigen, sondern ihn effektiv zu verwalten.
Was verursacht Wartungsrückstände?
Zu den Ursachen für einen Rückstand bei Wartungsaufträgen gehören:
- Geräteprobleme, die eine Wartung durch den Hersteller oder einen externen Spezialisten erfordern
- Reduzierung des Personals und des Fachpersonals.
- Qualifizierte Wartungstechniker stehen nicht zur Verfügung.
- Budgetkürzungen und reduzierte Ausgaben.
- Verkleinerung oder Schließung von Einrichtungen.
- Ersatzteile oder Verbrauchsmaterial ist nicht vorrätig, wird verspätet geliefert bzw. ist nicht verfügbar.
- Ausrüstung ist nicht verfügbar.
- Aufschieben von Wartungsarbeiten aufgrund höherer Prioritäten.
- Doppelte Arbeitsaufträge.
- Reaktive Wartung.
- Arbeitsauftrag nicht mehr erforderlich, da die Reparatur vor dem Zugriff auf den Arbeitsauftrag durchgeführt wurde.
- Jemand hat die Rückstandsaufgaben vergessen.
Der Versuch, diese Aufgaben mit Tabellenkalkulationen oder Papier und Bleistift zu bewältigen, kann ein Desaster sein. Der Versuch, die wechselnden Prioritäten unter einen Hut zu bringen, Papierarbeitsaufträge zu verlieren oder falsch abzulegen und Ressourcen zu verwalten, kann zeitaufwändig und nicht effizient sein. Die Verwendung von Wartungsmanagementsoftware wie einer CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) kann Ihnen dabei helfen, all diese Probleme problemlos zu bewältigen und organisiert und auf Kurs zu bleiben.
Wie viel Rückstandspflege ist akzeptabel?
In der Realität haben die meisten Unternehmen immer einen gewissen Rückstand. In ruhigen Zeiten hält der Auftragsrückstand für vorbeugende Wartung oder Korrekturarbeiten die Techniker auf Trab. Manche Unternehmen planen zwei bis drei Wochen ein, um geplante, aber noch nicht startbereite Arbeitsaufträge abzuarbeiten, weil sie möglicherweise auf Genehmigungen, Materialien oder aus anderen Gründen warten. Arbeitsaufträge, die jederzeit gestartet werden können, können innerhalb eines Zeitraums von ein bis zwei Wochen geplant werden.
Abbau des Wartungsrückstands
Der effektivste Weg, den Wartungsrückstand zu bewältigen, besteht darin, eine Bewertung durchzuführen, um die Kritikalität der Aufgaben und Anlagen zu bestimmen.
Gehen Sie ausstehende Arbeitsaufträge durch und analysieren Sie sie, um sich ein umfassendes Bild von Ihren Arbeitsaufträgen zu machen. Sehen Sie sich die Wartungsstrategien an, analysieren und identifizieren Sie die Hauptursachen für den Rückstand in Ihrem Unternehmen und erstellen Sie sofort einen Aktionsplan, um die Hauptprobleme zu beheben, die den Rückstand verursachen.
Rückständige Arbeitsaufträge sollten in separate Kategorien unterteilt werden, die die Priorität und Kritikalität der Arbeitsaufträge widerspiegeln.
- Arbeitsaufträge mit hohem Risiko wirken sich erheblich auf den täglichen Betrieb aus und können große Auswirkungen auf die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens haben.
- Für Arbeitsaufträge, die zwar wichtig sind, sich aber weniger auf den Tages- und Geschäftsbetrieb auswirken.
- Arbeitsaufträge mit geringem Risiko haben sogar noch weniger Auswirkungen auf den täglichen Geschäftsbetrieb.
Identifizieren Sie die kritischsten Ursachen Ihres Rückstands und ergreifen Sie die entsprechenden Maßnahmen, um diese zu reduzieren. Wenn Sie nur über begrenzte Ressourcen verfügen, prüfen Sie, ob Sie mit Gerätelieferanten oder externen Auftragnehmern zusammenarbeiten können, um diese ausstehenden Arbeitsaufträge in den Griff zu bekommen.
Beim Auswerten Ihres Auftragsverlaufs verlieren Sie möglicherweise Zeit mit Aufgaben der vorbeugenden Wartung (PM) mit niedriger Priorität, die bereits bei der routinemäßigen Planung und Terminierung der vorbeugenden Wartung erledigt wurden. Wenn Sie diese Aufgaben identifizieren und aus Ihrer Rückstandsliste entfernen, haben Sie mehr Zeit, sich auf dringendere Aufgaben zu konzentrieren.
Wartungsmanagement-Software
Der Versuch, einen Rückstand an Arbeitsaufträgen mithilfe von Tabellenkalkulationen und Papierarbeitsaufträgen zu verwalten, kostet Sie Zeit und Geld. Der Versuch, Aufgaben und Ressourcen zu priorisieren und im Auge zu behalten, indem man sie in Aktenschränken speichert, ist nicht effektiv. Unternehmen verwenden Wartungsmanagementsysteme, wie z. B. ein Computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) Software, die ihnen bei der Verwaltung aller Wartungsvorgänge hilft. CMMS-Software wurde speziell für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Wartungsrückständen entwickelt. Die Verwendung der webbasierten CMMS-Software erleichtert das Teilen von Rückständen mit Teams, das Zuweisen von Arbeiten, Senden von Nachrichten, Sammeln von Daten und Ausführen anderer wartungsbezogener Aufgaben. Da die Teams von einem Computer, Smartphone oder Mobilgerät aus auf diese Daten zugreifen können, können sie auf einen Blick sehen, was ihre Verantwortlichkeiten sind und wie viel Zeit ihnen für die Erledigung ihrer Aufgaben bleibt.
Mithilfe der CMMS-Software können Sie Berichte erstellen, um längst überfällige Arbeitsaufträge anzuzeigen, anschließend die Ursache dafür ermitteln und einen Plan zur Kontrolle des Rückstands erstellen.
Mithilfe von Wartungsmanagementsoftware wie beispielsweise einem CMMS können Manager Aufträge nach Bedarf priorisieren und neu planen sowie redundante Arbeitsaufträge abschließen – und das alles innerhalb eines zentralen Systems.
Vorteile des Wartungsrückstands
Ein Wartungsrückstand kann ein Zeichen dafür sein, dass es an der Zeit ist, Ihre Wartungsplanung, -terminierung und -ressourcen zu überprüfen. Es ist an der Zeit, Ihre Arbeitsaufträge zu analysieren, Ihre Ressourcenzuweisung besser zu verstehen, einige der vergeudeten Stunden zurückzugewinnen und einen überschaubareren Arbeitsauftragsrückstand sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Wartungsmitarbeiter zu schaffen.
Mit Wartungsmanagement-Software den Rückstand bewältigen
Das Aufholen von Wartungsrückständen ist definitiv eine Herausforderung – insbesondere nach COVID, wenn dann noch Routineaufgaben und Notfälle hinzukommen, kann es passieren, dass Sie noch mehr in Rückstand geraten. Es ist wichtig, die richtigen Tools zur Verfügung zu haben, die Sie bei der Planung, Terminierung und Ressourcenverteilung unterstützen, damit Sie diese Aufgabenrückstände bewältigen können.
CMMS-Software ist ein effektives System, das Ihnen hilft, alle Ihre Arbeitsaufträge zu verwalten, den Rückstand abzubauen, Ressourcen zu verwalten, die Produktivität zu verbessern und Kosten zu senken.
Bei Ihrem Bestreben, den Rückstand an Wartungsaufträgen zu bewältigen, kann Ihnen die Investition in CMMS-Software dabei helfen, Ihre Prozesse effizienter zu organisieren und zu verwalten, indem Sie:
- Ausgleich von Ressourcen und Wartungskosten, damit der Rückstand unter Kontrolle bleibt.
- Verwalten und Priorisieren von Arbeitsaufträgen in Echtzeit.
- Durch die Pflege und den Zugriff auf den Verlauf erhalten Wartungsteams einen besseren Einblick in die Lebensdauer und Wartung der Anlagen.
- Die Bewertung von Ressourcen und Fähigkeiten sowie die Verwaltung dieser Ressourcen über ein CMMS spart Zeit und Geld. Die Möglichkeit, die Verfügbarkeit qualifizierter Techniker zu verwalten, reduziert Ausfallzeiten und erhöht die Produktivität.
- Einige CMMS-Software bietet Kalender, die die Wartungsplanung und die Einteilung anstehender Aufgaben erleichtern.
- Bessere Verwaltung des Ersatzteilbestands.
- Bietet Berichte und Analysen, die zum Verständnis der Anlagenleistung und zum Treffen besserer Geschäftsentscheidungen hilfreich sind.
Mithilfe einer Wartungsmanagementsoftware haben Techniker alle benötigten Informationen direkt in der Hand.
Fazit
Wartungsrückstände haben enorme Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Es ist wichtig, den Wartungsrückstand so weit wie möglich zu minimieren. Um diese Aufgaben in den Griff zu bekommen, benötigen Sie eine effektive Wartungssoftware, z. B. eine CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System), die Sie bei der Planung, Terminierung und Organisation von Ressourcen und Aufgaben unterstützt, damit Ihr Unternehmen betriebsbereit bleibt. Eine kleine Investition in ein CMMS zur Verwaltung Ihrer Arbeitsaufträge und Wartungsaufgaben verbessert die Betriebseffizienz Ihrer Geräte, senkt die Lagerkosten, minimiert Überstunden, reduziert Ausfallzeiten und Sie verfügen außerdem über ein effizienteres und effektiveres Wartungsteam.
