Software zur Auftragsverwaltung

Unsere durchdachte Auftragsverwaltungssoftware vereinfacht die Verwaltung des gesamten Auftragserteilungsprozesses von Anfang bis Ende. Mit nur wenigen Klicks kann ein Auftrag eingegeben, genehmigt und an den richtigen Techniker gesendet werden.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist eine formelle Anfrage für Wartungs-, Reparatur- oder andere Aufgaben, die erledigt werden müssen, und beschreibt die Prozesse und Verfahren zur Erledigung dieser Aufgaben. Computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) Software automatisiert und rationalisiert diese Prozesse vom Beginn der Aufgabe bis zur Fertigstellung.

A Arbeitsauftragssystem rationalisiert Abläufe und verbessert die Effizienz. Unsere webbasierte Plattform hilft Ihnen, Aufgaben nahtlos zu verwalten. Diese Lösung kombiniert Wartungsauftragssoftware mit digitalen Funktionen und ermöglicht so eine Aufgabenverwaltung in Echtzeit. Unsere Plattform passt sich Ihren Anforderungen an, von grundlegenden bis hin zu erweiterten Tracking-Funktionen.

Unser Auftragsmanagementsystem steigert die Produktivität branchenübergreifend. Das Trackingsystem überwacht die Auftragserledigung effizient, optimiert Ressourcen und reduziert Ausfallzeiten. Die Plattform unterstützt digitale und elektronische Arbeitsaufträge und ist daher ideal für Serviceteams und Facility Manager.

Erleben Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche, bei der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit im Vordergrund stehen. Egal, ob Sie grundlegendes Aufgabenmanagement oder umfassende Systemsoftware benötigen, unsere Lösung verhilft Ihrem Team mit optimierten Arbeitsabläufen zum Erfolg.

Funktionen unserer Software zur Auftragsverwaltung

Mit unserer Software zur Arbeitsauftragsverwaltung können Sie:

Geben Sie klar und detailliert an, was zu tun ist.
Erstellen, aktualisieren und verwalten Sie Arbeitsaufträge von einem Computer, Smartphone oder Mobilgerät aus.

Fügen Sie Arbeitsaufträgen Rechnungen, Dokumente, Schemata, Diagramme, Dateien oder Fotos bei.
Greifen Sie auf Handbücher zu.
Notizen anhängen.
Ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit.
Teilenummern ermitteln und aufzeichnen.
Start- und Endzeit aufzeichnen.
Verwalten Sie Ausfallzeiten von Anlagen, Kosten, Materialien usw.
Zugreifen und verwalten Inventar.
Erstellen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass die Prozesse eingehalten werden.
Und vieles mehr.

Serviceanfrage (Arbeitsanforderung) vs. Arbeitsauftrag

A Service-Anfrage (auch als Arbeitsanforderung bezeichnet) ist eine Anforderung für eine Wartungsaufgabe, die von einem Nicht-Wartungsmitarbeiter oder einem Kunden übermittelt wird. Wenn eine Serviceanforderung vom Wartungsteam genehmigt wird, weist es einen Techniker zu, plant die Aufgabe und erstellt einen Arbeitsauftrag.

Ein Arbeitsauftrag ist eine Genehmigung für das Wartungsteam, Wartungsaufgaben durchzuführen.

Arbeitsaufträge früher und heute

Ich bin sicher, dass sich einige von Ihnen fragen, wie Ihr aktueller Auftragsverwaltungsprozess mit der heutigen Technologie mithalten kann. Werfen wir einen Blick auf einige der Prozesse, um zu sehen, wie sie sich schlagen:

Papier und Stift

Das Papierkram-Auftragsverwaltungssystem gibt es schon lange und es ist einfach zu bedienen, hat aber in der Umgebung, in der wir heute leben, nur begrenzte Funktionen. Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit ist nur wenig Schulung erforderlich und Sie haben immer eine Papierspur.

Etwas, das so einfach und unkompliziert zu verwenden ist, hat viele Mängel. Papieraufträge können falsch abgelegt, verloren oder beschädigt werden. Das Suchen, Abrufen und Sortieren von Papieraufträgen ist sehr zeitaufwändig. Papieraufträge sind anfällig für Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler: falsch geschriebene Wörter, unleserliche Handschrift, die falsche Ziffer einer Anlagennummer oder die Angabe der falschen Zeit, die für die Erledigung eines Auftrags benötigt wurde. Mit Papier und Stift gibt es keine Möglichkeit, diese Fehler einfach zu erkennen oder zu korrigieren.

Das Erledigen von Arbeitsaufträgen mit Papier und Stift ist sehr zeitaufwändig und die Gesamtreaktionszeit bis zur Fertigstellung der Arbeit ist bei dieser Methode langsamer. Bei Papier und Stift beginnen Sie den Prozess, indem Sie den Arbeitsauftrag persönlich von Ihrem Manager erhalten, dann müssen Sie nach Zeichnungen, Handbüchern oder Anleitungen zur Fehlerbehebung suchen und all diese Unterlagen durchblättern, dann sind Sie bereit, zum Standort des Vermögenswert um die Arbeit auszuführen. Vor Ort müssen Sie möglicherweise Ersatzteile suchen, was eine weitere Fahrt zurück zum Werk bedeutet, um den Bestand zu überprüfen. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie den Arbeitsauftrag ausfüllen und abschließen. Anschließend müssen Sie zu Ihrem Manager zurückkehren, um ihn persönlich abzugeben, damit Sie ihm mitteilen können, dass der Auftrag abgeschlossen ist. Anschließend wird der Arbeitsauftrag unterzeichnet und abgelegt. Der Vorgang wiederholt sich für jeden Auftrag. Dieser Arbeitsablauf ist nicht effizient und kostet auf lange Sicht viel Zeit und Geld.

Excel-Tabellen

Mit dem Wachstum der Computerbranche begannen Unternehmen, von Papier und Stift auf Tabellenkalkulationssoftware umzusteigen, um ihre Arbeitsaufträge zu verwalten. Diese digitale Art der Auftragsverwaltung war einfach einzurichten und man musste kein Experte sein, um das grundlegende Tool zu verwenden. Durch die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Auftragsverwaltung ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Dateien beschädigt oder verloren gehen. Es ist jetzt einfacher, Informationen mit Teammitgliedern zu teilen, nach Informationen zu suchen, Berichte zu erstellen und die Anzahl der Fahrten zurück zum Werk zu reduzieren.

Tabellenkalkulationen sind zwar eine Verbesserung gegenüber Papier und Stift, aber es gibt immer noch viele Probleme rund um Tabellenkalkulationen Dies deutet darauf hin, dass dies immer noch keine effiziente Methode zur Verwaltung von Wartungsaufträgen ist. Einige dieser Tabellen müssen von Teams oder Abteilungen gemeinsam genutzt werden, andere werden jedoch auf einem einzigen Computer gespeichert, wodurch es schwierig wird, aktuelle Informationen zu einem Arbeitsauftrag anzuzeigen. Benutzer müssen beim Teilen und Vornehmen von Änderungen in Echtzeit sorgfältig vorgehen. Wenn jemand Ihren Arbeitsauftrag überschreibt oder er gelöscht wird, bevor das System gesichert wird, ist Ihre gesamte Arbeit für immer verloren. Diese Tabellen sind außerdem anfällig für Sicherheitsprobleme, da jeder die Daten ändern kann, sofern Sie sie nicht mit einem Kennwort schützen. Dies geht mit weiteren Problemen einher, wie dem Verlust von Kennwörtern und deren Verteilung an die richtigen Personen.

Tabellenkalkulationen sind für die vorbeugende Wartung schwierig zu verwenden. Mit eingeschränkten Nachverfolgungsmöglichkeiten und der zeitaufwändigen Erstellung von Berichten ist dies immer noch keine effiziente Methode zur Verwaltung Ihrer Wartungsaufträge. Tabellenkalkulationen verfügen nicht über einen Benachrichtigungsprozess und Techniker müssen auf Anweisungen des Wartungsleiters warten. Tabellenkalkulationen sind im Vollbildmodus auf einem Computer einfach zu verwenden, aber auf Mobilgeräten sind Tabellenkalkulationen sehr schwer zu sehen und zu navigieren.

Software für computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS)

Die digitale Technologie wird immer besser. Es gibt viele Vorteile und Nutzen bei der Verwaltung Ihrer Wartungsaufträge mit CMMS-Software. Einer der größten Vorteile von CMMS besteht darin, dass alle Daten an einem zentralen Ort in der Cloud gespeichert sind und Arbeitsaufträge von überall aus verwaltet werden können. CMMS-Software gibt Teams die Möglichkeit, Informationen auszutauschen, Aufgaben in Echtzeit von überall aus zu erstellen, zu verfolgen, abzuschließen und zu analysieren. Die CMMS-Arbeitsauftragsverwaltungsfunktion gibt Benutzern die Möglichkeit, Anlagenhistorien anzuzeigen und wichtige Dokumente wie Handbücher, Garantien, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Bilder und Schaltpläne hochzuladen. Wartungsteams werden in Echtzeit benachrichtigt, wenn Arbeitsaufträge in das System eingegeben werden. Ein CMMS spart Zeit und Geld.

Wenn alle Ihre Daten in einem zentralen System gespeichert sind, können Benutzer Ihr Inventar von überall aus ausführen, anzeigen und verwalten. Sie haben alle Informationen immer zur Hand und können detaillierte Berichte erstellen, die Sie bei der Vorbereitung auf Audits und Inspektionen unterstützen. Diese Berichte geben Ihnen ein besseres Verständnis für die Leistung Ihrer Wartungs- und Auftragsverwaltungsprozesse.

Die Verwendung eines CMMS bietet im Vergleich zu Papier, Stift und Tabellenkalkulationen viele Vorteile. Einige Mitarbeiter empfinden die Technologie als Herausforderung, sodass die Einführung und Akzeptanz dieser Technologie möglicherweise etwas langsamer erfolgt. Aber eWorkOrders versteht, dass jeder in einem anderen Tempo lernt, daher haben wir sehr effiziente Tools eingeführt, um die Schulung von Teams zu vereinfachen. Mit Webinaren, Videos, Dokumentationen, Hilfebildschirmen und technischem Support haben wir die richtigen Tools entwickelt, damit sich jeder problemlos an unsere CMMS-Softwarelösung anpassen kann. Unsere Software ist so einfach zu verwenden und wir haben Erfahrungsberichte von Kunden, die einen Computer verwendet haben, sich aber schnell an unser System gewöhnt haben.

Warum Sie CMMS-Arbeitsaufträge benötigen

Arbeitsaufträge sind das Herzstück eines Wartungsprogramms. CMMS-Arbeitsauftragssoftware bietet Unternehmen die Werkzeuge, um über Arbeitskräfte, Projekte und Ressourcen auf dem Laufenden zu bleiben. eWorkOrders CMMS-Tools zur Auftragsverwaltung ermöglichen es einem Unternehmen, den Arbeitsrückstand und die anstehende Arbeit unter Kontrolle zu halten, Verbesserungen vorzunehmen, die Arbeitsproduktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Einige der Funktionen, die CMMS-Arbeitsaufträge Ihrem Unternehmen bieten können, sind:

Bietet eine detaillierte Erklärung des Problems oder der Reparatur.
Verwalten Sie die zur Durchführung der Wartung erforderlichen Ressourcen und Werkzeuge effektiver.
Reduzieren Sie Verwirrung, Fehler und Informationsverlust.
Greifen Sie von Ihrem Computer oder Mobilgerät auf alle Ihre offenen Arbeitsaufträge oder Aufgaben zu.
Verwalten Sie Ressourcen und verteilen Sie Arbeitslasten effizienter.
Automatisierung der Arbeits-, Ressourcen- und Leiharbeiterplanung
Legen Sie Reparatur-Benchmarks fest.
Durchsuchen Sie Ihre Arbeitsaufträge schnell und einfach und erstellen Sie interaktive, detaillierte Berichte.
Verfolgen Sie Kosten und Ausgaben.
Greifen Sie auf detaillierte Kundeninformationen und die Kundenhistorie zu.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen.
Durch den mobilen Zugriff haben Sie die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten.
Viele weitere andere Funktionen.

Arten von Arbeitsaufträgen und Funktionen

Arbeitsaufträge können in jedem Unternehmen und in jeder Branche verwendet werden. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Aufgabentypen, für die Unternehmen ein CMMS-Arbeitsauftragsmanagement verwenden:

Standard-Arbeitsauftrag

Ein Standardarbeitsauftrag ist eine nicht kritische Wartungsaufgabe, die kein unmittelbares Risiko für Einrichtungen, Systeme, Geräte oder Komponenten darstellt. Einige Beispiele sind das Entfernen alter Geräte, das Einrichten neuer Geräte und nicht kritische Wartungsarbeiten wie Projekte, deren Zweck ausschließlich Modernisierung oder kosmetischer Natur ist.

Vorbeugende Wartung

Mit diesem Arbeitsauftrag können Benutzer routinemäßige Wartungsaufgaben an Anlagen und Geräten planen, um unerwartete Ausfälle zu minimieren. Mit dem Arbeitsauftrag für vorbeugende Wartung können Benutzer Materialien, Teile und Arbeitskräfte steuern, planen, terminieren und identifizieren, um die Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auszuführen.

Bereiten Sie sich auf Inspektionen vor

Wenn der gesamte Reparaturverlauf und die gesamte Dokumentation in einem CMMS gespeichert sind und die Daten in benutzerdefinierte Berichte extrahiert werden können, ist eine effizientere Berichterstattung über Inspektionen und Audits einfacher.

Reaktiv\Notfall

Ein reaktiver oder Notfall-Arbeitsauftrag wird generiert, wenn es zu Geräteausfällen oder Anlagenfehlern kommt und dadurch eine unsichere Umgebung entsteht oder ein kritisches Betriebsmittel sofort repariert werden muss. Ein Notfall-Arbeitsauftrag dient zur Aufzeichnung und Nachverfolgung aller durchgeführten Arbeiten, die nicht im Voraus geplant wurden.

Korrektive Wartung

Als Ergebnis einer regelmäßigen Inspektion, vorbeugenden Wartung, eines Notfalls usw. wird ein Arbeitsauftrag zur Korrekturwartung erstellt, der den Fehler innerhalb einer angemessenen Zeit identifiziert, sodass die Korrekturwartung geplant und angesetzt werden kann.

Das bringt das Programm

Einige Vorteile und Nutzen der Implementierung eWorkOrders Die in Ihrem Unternehmen verwendete Software zur Arbeitsauftragswartung ist:

Steigern Sie die Verfügbarkeit und Leistung der Ausrüstung.
Kontrollieren Sie die Kosten.
Steigern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
Überstunden abbauen.
Verbessern Sie den Kundenservice.
Minimieren Sie den Papierkram.
Reduzieren Sie den Wartungsstau.
Verbessern Sie die Sicherheit.
Halten Sie unternehmensweite, staatliche und bundesstaatliche Vorschriften ein.
Sparen Sie Zeit und Geld.
Und mehr.

eWorkOrders verfügt über all diese Funktionen und noch mehr! Kontaktieren Sie uns und sprechen Sie mit einem unserer Kundenbetreuer, der Ihnen eine Live-Demo zeigt.