Vorlage für einen Arbeitsauftrag: Alle Felder, alle Typen und wann welche zu verwenden sind
Eine Arbeitsauftragsvorlage ist nur so nützlich wie die darin enthaltenen Felder – und die meisten in der Praxis verwendeten Vorlagen weisen Lücken auf, die für die praktische Anwendung von Wartungsdaten unerlässlich sind. Ein Formular, das zwar die angeforderten Daten, aber nicht die tatsächlichen Ergebnisse, die verwendeten Teile oder die benötigte Zeit erfasst, erzeugt zwar einen Papierkram, aber keinen aussagekräftigen Wissensnachweis. Dieser Leitfaden behandelt alle erforderlichen Felder einer vollständigen Arbeitsauftragsvorlage, die sieben in der Instandhaltung verwendeten Vorlagentypen, die Anforderungen von Compliance-sensiblen Branchen an ihre Vorlagen sowie den Unterschied zwischen einer statischen Excel-Vorlage und einer digitalen CMMS-Vorlage, die Arbeiten automatisch generiert, zuweist und verfolgt.
Die Pflichtfelder: Was jede Arbeitsauftragsvorlage erfassen muss
Ein vollständiger Arbeitsauftrag basiert auf drei Parteien – dem Auftraggeber, dem Ausführenden und dem zu bearbeitenden Objekt – sowie der sie verbindenden Transaktion: Was wurde angefordert, was wurde festgestellt, was wurde durchgeführt und welche Kosten entstanden. Fehlt eine dieser vier Angaben, erstellt die Vorlage zwar einen Datensatz, liefert aber keine brauchbaren Daten.
Die 7 Arten von Arbeitsauftragsvorlagen
Nicht jede Arbeitsaufgabe lässt sich mit derselben Vorlagenstruktur bewältigen. Ein Wartungsauftrag benötigt eine Checkliste und Messfelder; ein Notfallauftrag einen Einsatzzeitstempel und ein Feld für die mittlere Reparaturzeit (MTTR); eine Serviceanfrage muss vor der Umwandlung in einen Arbeitsauftrag genehmigt werden. Vorlagentypen gewährleisten, dass jede Arbeitskategorie die richtigen Daten für ihren jeweiligen Zweck erfasst.
Allgemeiner / Korrekturarbeitsauftrag
Standardvorlage für Reparaturen, Instandsetzungen und außerplanmäßige Wartungsarbeiten. Wird verwendet, wenn ein Fehler behoben werden muss – beispielsweise ein bei der Inspektion festgestellter Defekt, eine gemeldete Störung oder ein verschlissenes Bauteil, das noch nicht ausgefallen ist. Kernfelder: alle Felder aus Abschnitt 1–4. Zusätzliche Felder: Fehlercode (zur Ursachenanalyse), Folgeauftrag erstellt (ja/nein), Ursachenkategorie.
Vorbeugende Wartungsarbeitsauftrag
Wird automatisch vom Wartungsplan zeit- oder zählerbasiert generiert. Enthält die spezifische Wartungscheckliste für diese Anlage und Aufgabe – jeder Punkt muss als erledigt markiert oder als festgestellt gekennzeichnet sein, bevor der Arbeitsauftrag abgeschlossen werden kann. Zusätzliche Felder: Wartungsintervall-Trigger (zeit- oder zählerbasiert), Datum der letzten Fertigstellung, nächstes Fälligkeitsdatum, Checklistenpunkte mit Bestanden/Nicht bestanden, Messwerte (Temperaturen, Drücke, Stromaufnahme, Schwingungsmesswerte), Zeitstempel der Wartungskonformität.
Notfall-/Störungsauftrag
Ausgelöst durch einen ungeplanten Geräteausfall, der sofortiges Eingreifen erfordert. Die Geschwindigkeit der Auftragserstellung ist entscheidend – jede Minute zwischen Ausfall und Auftragserstellung bedeutet eine Minute ungenutzte Ausfallzeit. Zusätzliche Pflichtfelder: Zeitstempel der Fehlererkennung (getrennt vom Zeitpunkt der Auftragserstellung), Einsatzbeginn, Ankunftszeit, Zeitspanne zwischen Geräteausfall und -wiederinbetriebnahme, Hauptursache, Auswirkungen auf die Produktion und ob eine vorbeugende Instandhaltungsverschiebung zum Ausfall beigetragen hat. Diese Vorlage liefert Daten für die mittlere Reparaturzeit (MTTR), die Quote dringender Arbeitsaufträge und die Optimierung der Instandhaltungsintervalle.
Inspektionsauftrag
Eine strukturierte Zustandsbewertung mit einer definierten Checkliste. Im Gegensatz zur vorbeugenden Instandhaltung (PM) liegt der Fokus primär auf der Beobachtung und nicht auf Maßnahmen – die Ergebnisse führen jedoch zu Korrekturaufträgen. Weitere Felder: Inspektionsart (visuell, thermografisch, Vibration, Ölprobe usw.), Zustandsbewertung pro Bauteil (gut / überwachen / Maßnahmen erforderlich), Nummern der Korrekturaufträge basierend auf den Ergebnissen, Zertifizierung des Prüfers. Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen benötigen Inspektionsaufträge als Nachweis eines funktionierenden Instandhaltungsprogramms.
Vorlage für Serviceanfragen
Eingereicht von Mitarbeitern außerhalb der Instandhaltung – Gebäudenutzern, Produktionsmitarbeitern, Mietern der Einrichtung. Die Serviceanfragevorlage erfasst die Mindestinformationen, die die Instandhaltung für die Priorisierung und Zuweisung der Anfrage benötigt: Standort, Problembeschreibung, bevorzugter Ansprechpartner und Dringlichkeit. Wichtig: Die Serviceanfrage ist noch kein Arbeitsauftrag – sie wird zunächst einem Manager zur Prüfung vorgelegt. Genehmigte Anfragen werden zu Arbeitsaufträgen; Duplikate, ungültige Anfragen und Anfragen, die nicht zum Leistungsumfang gehören, werden abgelehnt, ohne die Arbeitsauftragswarteschlange zu überlasten.
Umrüstungs-/Einrichtungsauftrag
Anlagenumrüstungen zwischen Produktionsläufen, Produktspezifikationen oder saisonalen Betriebsmodi werden in der Instandhaltungsdokumentation oft vernachlässigt, da Umrüstungen eher als Betriebsabläufe denn als Instandhaltung wahrgenommen werden. Sie beanspruchen jedoch Technikerzeit, erfordern Ersatzteile oder Werkzeuge, produzieren Konformitätsdokumentation und wirken sich direkt auf die Verfügbarkeitskennzahlen (OEE) aus. Zusätzliche Felder: Ausgangskonfiguration, Zielkonfiguration, Umrüstungsdauer, verwendete Werkzeuge, Prüfliste, Freigabe durch Instandhaltung und Produktion.
Projektauftrag
Komplexe Projekte mit mehreren Technikern, die nicht dem Modell eines einzelnen Ereignisses entsprechen – beispielsweise Generalüberholungen, Kapitalinstallationen oder Gebäudemodernisierungen. Projektaufträge enthalten Teilaufgaben (jeweils mit eigenem Techniker, Fälligkeitstermin und Fertigstellungsanforderungen), Meilensteinverfolgung und ein Budget, das mehrere Ressourcenkategorien umfasst. Weitere Felder: Projektcode, Phase/Meilenstein, Liste der Teilaufgaben mit individuellen Zuweisungen und Status, Gesamtbudget im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben, Genehmigung des Projektmanagers bei jedem Meilenstein.
Branchenspezifische Compliance-Pflichtfelder
In regulierten Branchen sind Arbeitsauftragsvorlagen nicht nur operative Hilfsmittel, sondern auch die Dokumentation, die vom Auditor geprüft wird. Fehlende Pflichtfelder stellen keine Dokumentationslücke dar, sondern einen Verstoß gegen die Compliance-Vorgaben. CMMS-Systeme können diese Felder vor Abschluss eines Arbeitsauftrags vorschreiben und so die Einhaltung der Vorschriften automatisieren, anstatt dass jeder Techniker sich an alle Anforderungen erinnern muss.
In eWorkOrdersDie für die Einhaltung von Vorschriften erforderlichen Felder können wie folgt konfiguriert werden: obligatorisch vor Schließung Der Arbeitsauftrag kann ohne die LOTO-Referenznummer, die elektronische Signatur oder die Freigabe der Lebensmittelkontaktzone nicht abgeschlossen werden. Dadurch wird die Dokumentation der Einhaltung der Vorschriften automatisiert, anstatt dass sich jeder Techniker an alle gesetzlichen Anforderungen für jeden Arbeitsauftragstyp erinnern muss.
Arbeitsauftragsvorlagen: Papier vs. Excel vs. CMMS
Jede Wartungsmaßnahme nutzt eines dieser drei Vorlagenformate. Jedes hat eine natürliche Grenze – die Größe und Komplexität, ab der es nicht mehr zuverlässig funktioniert. Das Verständnis dieser Grenzen ist die Grundlage für eine rationale Entscheidung darüber, wann Systeme ausgetauscht werden sollten.
Excel-Vorlagen funktionieren bis zu etwa 20–30 Anlagen und einem zuständigen Wartungsmitarbeiter recht gut. In diesem Umfang ist der Aufwand für die manuelle Wartungsdokumentation, Statusaktualisierungen und Berichtserstellung überschaubar. Darüber hinaus wächst der Aufwand schneller als der Anlagenbestand – 50 Anlagen mit zwei Technikern im Zweischichtbetrieb verursachen mehr Arbeitsaufträge und einen höheren Dokumentationsaufwand, als eine einzelne Tabelle zuverlässig bewältigen kann. Das deutlichste Anzeichen für einen Wechsel: Wenn die Hauptaufgabe einer Person darin besteht, die Wartungstabelle zu pflegen, ist die Tabelle selbst zum Problem geworden.
CMMS-Arbeitsauftragsvorlagen in eWorkOrders
In eWorkOrdersEine Arbeitsauftragsvorlage ist ein vorkonfigurierter Datensatz, der alle Felder, Standardwerte, Checklistenpunkte, den zuständigen Techniker und die benötigten Teile für eine bestimmte Arbeitsart an einem bestimmten Objekt definiert. Wenn ein Wartungsplan ausgelöst wird oder ein Arbeitsauftrag manuell erstellt wird, füllt das System die Vorlage automatisch aus – der Techniker erhält ein vollständiges Arbeitspaket, kein leeres Formular.
Einmal konfigurieren, automatisch generieren
Erstellen Sie die PM-Vorlage für ein Asset einmalig – definieren Sie Checkliste, Intervall, zuständigen Techniker oder Qualifikationskategorie, geschätzten Arbeitsstunden und benötigte Teile. Jede nachfolgende PM für dieses Asset wird automatisch anhand dieser Vorlage gemäß dem konfigurierten Zeitplan generiert. Keine manuelle Planung. Keine verpassten PMs aufgrund von Urlaub.
In jedem Arbeitsauftrag sind Checklisten enthalten.
Die Wartungscheckliste ist Bestandteil der Vorlage und wird automatisch in jeden generierten Arbeitsauftrag eingefügt. Techniker bearbeiten jeden Punkt, tragen Messwerte in vorgegebene Felder ein und kennzeichnen Feststellungen. Jede Feststellung kann direkt aus dem entsprechenden Checklistenpunkt einen Korrekturarbeitsauftrag auslösen. So geht zwischen Inspektion und Nachkontrolle nichts verloren.
Teile wurden automatisch aus dem Lagerbestand reserviert.
Die vordefinierten Teile werden bei der Auftragserstellung aus dem Lager reserviert. Reicht der Lagerbestand nicht aus, wird vor dem Wartungstermin eine Beschaffungsbenachrichtigung ausgelöst – nicht erst, wenn der Techniker vor Ort leere Regale vorfindet. Die Wartung wird nicht aufgrund eines fehlenden Filters verschoben.
Pflichtfelder werden vor dem Schließen des Formulars geprüft.
Konfigurieren Sie alle Felder nach Bedarf für den Abschluss. Compliance-kritische Felder – LOTO-Referenz, elektronische Signatur, Freigabe für Lebensmittelkontakt, Kalibrierungsbestätigung – können nicht umgangen werden. Ohne diese Felder kann der Arbeitsauftrag nicht als abgeschlossen markiert werden. Dadurch wird die Einhaltung der Vorschriften von einem Schulungsproblem zu einer Systemvoraussetzung.
An Mobilgeräte geliefert – am Gerät abgeschlossen
Techniker erhalten Arbeitsaufträge auf iOS oder Android. Sie füllen die Vorlagenfelder aus, haken Checklistenpunkte ab, erfassen Messwerte, protokollieren Teile, fotografieren die Ergebnisse und bestätigen den Auftrag – alles direkt am Einsatzort. Statusaktualisierungen erfolgen in Echtzeit. Das Dashboard des Managers zeigt die abgeschlossenen Arbeiten sofort an.
Abgeschlossene Arbeitsaufträge bilden die Anlagenhistorie.
Jeder abgeschlossene Arbeitsauftrag wird dauerhaft im Anlagenverzeichnis erfasst – Arbeitsstunden, verwendete Teile, Befunde, Messwerte, Kosten. Nach 12–18 Monaten zeigt dieser Datensatz, welche Anlagen den größten Wartungsaufwand verursachen, welche Ausfallarten wiederkehren und ob die Wartungsintervalle angemessen sind. Die Daten gewinnen mit der Zeit an Wert.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Verwendung von Arbeitsauftragsvorlagen
Kein Feld für die Anlagen-ID – oder es ist optional
Die Anlagen-ID ist der Primärschlüssel, der die Suche im Wartungsverlauf ermöglicht. Ein Arbeitsauftrag ohne Anlagen-ID wird zwar abgelegt, aber nicht gefunden. Die optionale Angabe der Anlagen-ID führt dazu, dass ein erheblicher Anteil der Arbeitsaufträge ohne sie eingereicht wird – insbesondere Serviceanfragen von Mitarbeitern, die nicht zum Wartungspersonal gehören und die Anlagen-ID nicht kennen. In einem CMMS-System ist das Ausfüllen dieses Feldes per QR-Code am einfachsten; auf Papier erfordert es hingegen eine sorgfältige Kontrolle.
Anforderungsbeschreibung und Abschlussnotizen im selben Feld
Die angeforderten und die gefundenen Daten unterscheiden sich. Die Meldung „Pumpe repariert“ gibt keine Auskunft darüber, was defekt war, was ausgetauscht wurde oder ob die Ursache behoben wurde. Separate Felder für (a) das gemeldete Problem und (b) die durchgeführten Arbeiten und Ergebnisse sind erforderlich, um Wartungshistorien zu erstellen, die auf wiederkehrende Fehlerarten und optimierte Wartungsintervalle analysiert werden können.
Kein Teilefeld – oder Teile ohne Teilenummern erfasst
Teile, die als „Filter“ oder „Riemen“ ohne Teilenummer erfasst werden, können nicht mit dem Lagerbestand verknüpft, zur genauen Kostenberechnung pro Anlage verwendet und nicht für die automatische Nachbestellung genutzt werden. Das Feld „Teile“ in einer Arbeitsauftragsvorlage muss folgende Angaben enthalten: Teilenummer, Beschreibung, Menge und Stückpreis. Ohne Teilenummern handelt es sich bei den Teiledaten um eine für Menschen lesbare Dokumentation – nicht um maschinenlesbare Daten.
Eine Vorlage für alle Auftragsarten
Eine einzige generische Vorlage führt zu einem von zwei Problemen: Entweder enthält sie so viele Felder, dass selbst einfache Anfragen wie Papierkram wirken und die Einhaltung der Vorschriften erschweren; oder sie lässt Felder aus, die für bestimmte Arbeitsarten erforderlich sind, sodass wichtige Datensätze unvollständig bleiben. Wartungsaufträge benötigen Checklisten. Notfallaufträge benötigen Zeitstempel für die Einsatzplanung. Inspektionsaufträge benötigen Zustandsbewertungen. Eine einzige Vorlage für alles wird keiner dieser Anforderungen gerecht.
Kein Abschlussprüfungsschritt
Ein Arbeitsauftrag, der ohne Überprüfung durch einen Vorgesetzten direkt von „vom Techniker erledigt“ auf „abgeschlossen“ gesetzt wird, führt dazu, dass unvollständige Datensätze unwiederbringlich verloren gehen. Im Überprüfungsschritt werden leere Felder markiert, unplausible Einträge hinterfragt und Folgeaufträge für nicht erfasste Befunde erstellt. Dieser zusätzliche Schritt führt zu deutlich besseren Datensätzen – die 18 Monate später zum festen Bestandteil des Instandhaltungsprogramms gehören.
Häufige Fragen zum Großhandel mit Lebensmitteln und Getränken
CMMS-Arbeitsauftragsvorlagen, die automatisch generiert, zugewiesen und verfolgt werden
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